Tietosuojaseloste Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen yhteisö

Henkilötietojen käsittely: Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen yhteisö

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 1.2.2021, muokattu 16.9.2022

osallistu.lu-palvelut.fi(ulkoinen linkki)

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä toimii Espoon kaupunki.

Rekisteri liittyy Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen valmisteluun kuuluvan osallisuusalustan, Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen yhteisön hyödyntämiseen. Yhteisössä alueen asukkaat ja muut sidosryhmät voivat osallistua palvelujen kehittämiseen ja kertoa kokemuksiaan, odotuksiaan ja toiveitaan.

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue järjestää sosiaali- ja terveyspalvelut, pelastustoimen palvelut sekä opiskeluhuollon psykologi- ja kuraattoripalvelut 1.1.2023 alkaen Espoon, Hangon, Inkoon, Karkkilan, Kauniaisten, Kirkkonummen, Lohjan, Raaseporin, Siuntion ja Vihdin asukkaille.

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Eliisa Anttila, valmistelujohtaja, viestintä ja osallisuus

lu-hyvinvointialue@espoo.fi

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Anne Kettunen, viestintäpäällikkö

lu-hyvinvointialue@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käytetään jäsentunnusten luomiseen yhteisöön, kutsujen lähettämiseen erilaisiin yhteisön tehtäviin kuten kyselyihin, verkkokeskusteluihin ja haastatteluihin sekä mahdollisten arvontojen suorittamiseen ja arvontapalkintojen toimittamiseen.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

7. Mitä tietoja käsitellään?

Rekisteri voi sisältää jäsenestä seuraavia tietoja:

  • nimi
  • osoite
  • sähköpostiosoite
  • IP-osoite.

8. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan jäseneltä hänen rekisteröityessään yhteisöön.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Henkilötietoja voivat käsitellä rekisterinpitäjän lisäksi nimetyt henkilöt hankkeessa mukana olevista kunnista (katso kohta 1) sekä alustan teknisestä toteutuksesta vastaavassa Digitalist Finland Oy:ssä.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen valmistelun ajan tai siihen saakka, kunnes osallistuja peruu jäsenyytensä.

Kun jäsenyys päättyy, kaikki henkilötiedot poistuvat, mutta esimerkiksi kyselyvastaukset ja keskustelukommentit säilyvät anonyymeina järjestelmässä.

12. Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan katoamiselta, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä, oikeudettomalta pääsyltä ja luovutukselta asianmukaisin tietoturvakeinoin. Tietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja. Jäsenten henkilötietoja säilytetään salasanalla ja palomuurilla suojatussa pilvipalvelussa ja/tai tietokannassa. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).