Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, kohdennettu pienryhmätoiminta

Rekisterin tarkoituksena on Espoon nuorisopalvelujen kohdennetusta pienryhmätoiminnasta tiedottaminen ja toiminnan järjestäminen. Rekisterin avulla voidaan ottaa yhteyttä kohdennettuun pienryhmätoimintaan osallistuvien huoltajiin

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 11.3.2022

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Alueellisten nuorisopalvelujen päällikkö

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Petra Sorvasto, suunnittelija.

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Rekisterin tarkoituksena on Espoon nuorisopalvelujen kohdennetusta pienryhmätoiminnasta tiedottaminen ja toiminnan järjestäminen. Rekisterin avulla voidaan ottaa yhteyttä kohdennettuun pienryhmätoimintaan osallistuvien huoltajiin.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

7. Mitä tietoja käsitellään?

Nuoren nimi, huoltajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Tiedot ovat osittain salassa pidettäviä

SALASSAPIDON PERUSTEET:

Julkisuuslaki 24.1 §

8. Mistä tiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan osallistujan huoltajalta erillisellä lomakkeella. Alle 18-vuotiaiden nuorten osalta lomakkeen täyttää ja allekirjoittaa huoltaja. Palvelua käyttävä nuori tuo täytetyn lomakkeen nuorisotilalle, minkä jälkeen yhteystiedot rekisteröidään sähköiseen rekisteriin ja manuaalinen asiakirja säilytetään lukollisessa kaapissa.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Espoon palveluntuottajina tietoja käsittelevät Espoon puolesta seuraavat tahot:

Excel- taulukkolaskentapalvelun tekninen tuottaja on Microsoft Oy.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Microsoftin tuottaman excel-taulukkolaskentatietojen tallennuspaikka on EU:n alueella. Microsoft operoi ja kehittää Office 365 -palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle, jos esim. ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista Eurooppalaiseen konesaliin esim. vikatilanteen selvittämiseksi. Näissä olosuhteissa sovelletaan esim. EU-mallisopimuslausekkeita.

Microsoft Online-palvelujen sopimusehdot mukaan lukien komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet ovat luettavissa Microsoftin internet-sivuilla.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi. Henkilötietoja säilytetään rekisterissä enimmillään 3 kk asiakkuuden loppumisesta. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmaa / tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

12. Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 f-kohta). Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.

Sähköiset ylläpitojärjestelmät: Osallistujarekisterin sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään asianmukaisesti suojattuna ulkopuolisilta palomuurein ja muin teknisin suojakeinoin. Toiminnasta vastaava nuorisonohjaaja tallentaa rekisterin tietokoneelleen, joka on kaupungin hallinnon verkossa, ja johon vain hänellä on pääsy. Työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa ja hävitetään silppuamalla viimeistään 3 kk toiminnan päättymisestä. Kaappiin on pääsy vain Espoon kaupungin kunkin nuorisotilan nuorisonohjaajilla.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Espoon kaupunki, tietosuoja

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2 Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: http://www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)