Tietosuojaseloste asumisoikeusnumeroiden ja -asuntojen asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittely

Asumisoikeusnumeroiden ja – asuntojen asiakasrekisteri

Julkaistu: 9.1.2023

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin ja Espoon kaupungit.

Rekisteri on yhteiskäyttöinen Helsingin ja Espoon kaupunkien kanssa. Järjestysnumeroiden haku on yhteinen, mutta Espoo tekee päätökset Espoon alueella sijaitseviin ja Helsinki kaikkien muiden hakualueen kaupunkien asumisoikeusasuntoihin.

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Kaupunkiympäristön toimialan asuntopäällikkö

Osoite: PL 49, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 40 3533582

Sähköpostiosoite: asumisoikeus@espoo.fi

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Kaupunkiympäristön toimialan suunnittelija

Osoite: PL 49, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 43 8245773

Sähköpostiosoite: asumisoikeus@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asumisoikeusasuntojen haussa tarvittavien järjestysnumeroiden hakeminen, asumisoikeuden saajaksi hyväksymishakemusten ja asumisoikeudesta luopumishakemusten käsittely. Asumisoikeusasuntojen hakualueena on Helsingin, Espoon, Vantaan, Hyvinkään, Järvenpään, Keravan, Kirkkonummen, Mäntsälän, Nurmijärven, Pornaisten, Sipoon, Tuusulan, Vihdin ja Porvoon kaupungit.

Asumisoikeuslain (laki asumisoikeusasunnoista) mukaan kunta myöntää järjestysnumerot (4 c §), hyväksyy asumisoikeuden saajat (4 a §) ja vahvistaa enimmäishinnat asumisoikeudesta luovuttaessa (24 §).

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Keskeinen lainsäädäntö:

  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Laki asumisoikeusasunnoista (651/1990)
  • Hallintolaki (434/2003)
  • Laki viranomaistoiminnan julkisuudesta (621/1999)

7. Mitä tietoja käsitellään?

Rekisteri sisältää hakualueella olevien järjestysnumeroiden haltijoiden nimet, henkilötunnukset, osoitteet sekä mahdolliset yhteystiedot. Lisäksi rekisteriin on tallennettuna alueella sijaitsevien asumisoikeusasuntojen tiedot, omistaja, kiinteistön nimi, osoite, huoneiston koko, huoneistotyyppi, kiinteistön valmistumis- tai hankkimisaika ja asumisoikeusmaksun määrä.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä.

SALASSAPIDON PERUSTEET:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 24 § 1 momentti 23 kohta.

8. Mistä tiedot saadaan?

Hakija ilmoittaa itse henkilötiedot hakiessaan järjestysnumeroa.

Henkilötietoja saadaan myös asumisoikeusyhtiöiltä ja tarvittaessa niitä tarkistetaan myös väestötietojärjestelmästä.

Asumisoikeusasunnon hakuun tarvittavat järjestysnumerot ovat henkilökohtaisia ja siksi niiden hakeminen edellyttää henkilötietojen antamista.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Henkilötietoja luovutetaan asumisoikeusasuntojen omistajille (ne omistajat, jotka tekevät asumisoikeuden saajaksi hyväksymisesityksen).

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Järjestysnumerot ja niihin liittyvät henkilötiedot säilytetään pysyvästi.

Päätökset ja niihin liittyvät asiakirjat säilytetään 10 vuotta.

12. Miten tietoja suojataan?

TIETOJÄRJESTELMÄT

Sähköinen aineisto tallennetaan asumisoikeusnumeroiden ja – asuntojen asiakasjärjestelmään. Järjestelmä sisältää rekisterissä mainitut tiedot asiakkaista ja huoneistoista. Järjestelmään myönnetään käyttöoikeudet tehtäväkohtaisesti ja siihen kirjaudutaan omilla henkilökohtaisilla tunnuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitosopimuksen.

MANUAALINEN AINEISTO

Asumisoikeuden saajaksi hyväksymishakemukset ja asumisoikeudesta luopumishakemukset sekä niihin liittyvät päätökset säilytetään paperisena lukitussa arkistotilassa.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1. Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5. Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)