Ruokapalvelujen asiakastyytyväisyyskyselyn asiakasrekisteri

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 6.2.2018 

  1. Rekisterinpitäjä 

Espoon kaupunki/Konsernihallinto/Ruokapalvelut.  

  1. Rekisterin vastuuhenkilö 

Ruokapalvelujohtaja  

  1. Rekisterin yhteyshenkilö 

Ruokapalveluasiantuntija Tuija Sivonen, PL 60, 02070 ESPOON KAUPUNKI, +358504289474. 

  1. Tietosuojavastaava 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava 
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki 
Puh. 09 816 21 (vaihde) 
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi 

  1. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?  

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ruokapalveluiden asiakastyytyväisyyskyselyjen järjestäminen kohdennetuille asiakasryhmille. Asiakkaat ovat Espoon kaupungin työntekijöitä eri toimialoilta.  

  1. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste? 

Tietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen.  

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä 

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi 

  1. Mitä tietoja käsitellään? 

Rekisteriin kerätään henkilön nimi, sähköpostisoite ja toimipaikka. 

  1. Mistä tiedot saadaan? 

Henkilötietoja kerätään ateriapalvelusopimusten yhteyshenkilöluetteloista sekä Espoon kaupungin sähköpostiosoitteistosta.  

  1. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle? 

Ei luovuteta ulkopuolisille.  

  1. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle? 

Ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. 

  1. Kuinka kauan tietoja säilytetään? 

Asiakastyytyväisyyskysely toteutetaan vuosittain samalta kohderyhmältä. Tunnisteellisia vastauksia säilytetään yksi vuosi, jonka jälkeen tiedot poistetaan.  

  1. Miten tietoja suojataan? 

Sähköiset ylläpitojärjestelmät: 

  • Tietoja säilytetään Ruokapalvelut -yksikön ryhmätyötilassa, johon on pääsy ko. yksikön henkilökunnalla. 

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa tai valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitosopimuksen. 

  1. Rekisteröidyn oikeudet 

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Asiakaiden oikeudet

  1. Miten voin tarkastaa tietoni? 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.  

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. 

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. 

  1. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista? 

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme. 

  1. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen. 

  1. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista? 

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu. 

  1. Valituksen tekeminen 

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.