Henkilötietojen käsittely, nuorisopalvelun leirivälinelainaamon tietosuojaseloste

Espoon kaupunki ja sopimustoimittaja Espoon Partiotuki ovat yhteistyössä tarjonneet ensisijaisesti espoolaisille nuorisoyhdistyksille ja -järjestöille, eli mm. partiolippukunnille, nuorisopalveluiden omaan toimintaan sekä nuorten toimintaryhmille leirivälinelainaamon palveluita. Palvelun tarkoitus on lainata erilaisia retkeilyyn ja ulkona järjestettävään toimintaan liittyviä välineitä.

20.02.2023

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

 

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Nuorisopalvelupäällikkö

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Nuorisotyönkoordinaattori

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Espoon kaupunki ja sopimustoimittaja Espoon Partiotuki ovat yhteistyössä tarjonneet ensisijaisesti espoolaisille nuorisoyhdistyksille ja -järjestöille, eli mm. partiolippukunnille, nuorisopalveluiden omaan toimintaan sekä nuorten toimintaryhmille leirivälinelainaamon palveluita. Palvelun tarkoitus on lainata erilaisia retkeilyyn ja ulkona järjestettävään toimintaan liittyviä välineitä, mm. telttoja, suksia ja kanootteja. Välineitä luovutetaan toissijaisesti muiden yhteisöjen toimintaan. Palvelu ei ole tarkoitettu yksityishenkilöille.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

 

7. Mitä tietoja käsitellään?

Espoon Partiotuki henkilötietojen käsittelijänä hoitaa tarvikkeiden varausprosessin sekä ylläpitää varauskalenteria/järjestelmää. Lisäksi avaintenhallintaa varten täytetään huoltovarusteiden lupalomake.

Leirivälinelainaamon verkkokaupan varausvahvistuksen varaustiedot yhteyshenkilöltä:

  • Etunimi 
  • Sukunimi 
  • Puhelin 
  • Sähköposti 
  • Toimijan nimi & Y-tunnus 

Varauksen luovutuslomake, tulostettava asiakirja, Espoon Partiotuen ylläpidossa:

  • varausvahvistuksen varaustiedot
  • asiakkaan allekirjoitus

Huoltovarusteiden lupalomake, Espoon kaupungin ja EPT-toimijoiden välinen dokumentti sovituista ohjeista ja toimintatavoista. Rekisterin yhteyshenkilö ylläpitää:

  • työntekijän nimi
  • allekirjoitus

 

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot voivat olla osin salassa pidettäviä

SALASSAPIDON PERUSTEET:

Julkisuuslain 24§.

8. Mistä tiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä.

Yhdistyksen / toimijan edustaja tekee sopimuksen rekisteröityään verkkokauppaan.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Ei siirretä.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Ei siirretä.

 

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään asiakkuuden voimassaoloajan.

Asiakassuhde päättyy välineen palauttamisen osalta silloin, kun palautettu väline on uudelleenlainattavissa. Tässä huomioidaan mahdollinen välineen korjaus-/ korvaustarve.

Huoltovarusteiden lupalomaketta säilytetään työntekijäsuhteen voimassaoloajan.

12. Miten tietoja suojataan?

Verkkokaupan tietoturvasta ja -suojasta huolehtii Espoon Partiotuki.

Manuaalinen käsittely, paperilomakkeet säilytetään lukollisessa kaapissa.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: asiakkaan oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2 Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)