Henkilötietojen käsittely Yksityisten asiakkaiden asiakasrekisteri 

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 17.9.2020 

  1. Rekisterinpitäjä 

Espoon kaupunki/Konsernihallinto/Ruokapalvelut.  

  1. Rekisterin vastuuhenkilö 

Ruokapalvelujohtaja  

  1. Rekisterin yhteyshenkilö 

Koordinaattori Anne Kuvaja, PL 666, 02070 ESPOON KAUPUNKI, +0438268575. 

  1. Tietosuojavastaava 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava 

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki 

Puh. 09 816 21 (vaihde) 

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi 

  1. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?  

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on suorittaa asukaspuistojen välipalojen asiakaslaskuttaminen. 

  1. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste? 

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä 

  1. Mitä tietoja käsitellään? 

Rekisteriin kerätään: 

  • henkilö nimi ja syntymävuosi sekä toimipaikan nimi 

  • huoltajan nimi, yhteystiedot, laskutusosoite ja pankkitili 

  1. Mistä tiedot saadaan? 

Henkilötiedot kerätään huoltajien toimittamista asukaspuistovälipalan tilauslomakkeelta. Henkilötietojen kerääminen on edellytys sille, että henkilöä voidaan laskuttaa välipaloista. 

  1. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle? 

Ei luovuteta. 

  1. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle? 

Ei luovuteta tai siirretä EU:N tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. 

  1. Kuinka kauan tietoja säilytetään? 

Tietoja säilytetään asiakassuhteen keston ajan. 

  1. Miten tietoja suojataan? 

Manuaalinen aineisto: 

  • paperiasiakirjat: asukaspuistovälipalan tilauslomake 

Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa. 

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisena. Rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Sähköisesti tallennettua yksityisten asiakkaiden asiakasrekisteriä säilytetään ja suojataan siten, ettei ulkopuolisilla ole pääsyä tietoihin. Rekisterin käyttöoikeus ja pääsy tietoihin on ainoastaan henkilöillä, joiden työtehtäviensä vuoksi käytettävä niitä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa., jotka myönnetään vain rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvalle. 

  1. Rekisteröidyn oikeudet 

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Asiakkaiden oikeudet(ulkoinen linkki) 

  1. Miten voin tarkastaa tietoni? 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.  

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. 

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. 

  1. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista? 

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme. 

  1. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen. 

  1. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista? 

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu. 

  1. Valituksen tekeminen 

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.