Työturvallisuusriskien hallintarekisteri: poikkeamien seuranta, raportointi sekä ilmoittaminen

  1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

  1. Rekisterin vastuuhenkilö

Kimmo Sarekoski, henkilöstöjohtaja, etunimi.sukunimi@espoo.fi

  1. Rekisterin yhteyshenkilö

Eija Ovaskainen, työsuojelupäällikkö, etunimi.sukunimi@espoo.fi

  1. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki 
Puh. 09 816 21 (vaihde) 
tietosuoja(at)espoo.fi

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työntekijöiden työturvallisuuden seuranta ja kehittäminen. Työturvallisuuslain (738/2002) 9 §:n mukaan työnantajan on huolehdittava tarpeellisilla toimenpiteillä työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä. Työnantajan on myös jatkuvasti tarkkailtava työympäristöä, työyhteisön tilaa ja työtapojen turvallisuutta. Työnantajan on myös tarkkailtava toteutettujen toimenpiteiden vaikutusta työn turvallisuuteen ja terveellisyyteen. Tätä tarkoitusta varten työsuojelu seuraa tehtyjä ilmoituksia, niihin liittyviä toimenpiteitä ja ottaa raportteja työtekijöiden pilvipalvelujärjestelmään tekemistä tapaturmailmoituksista, turvallisuushavainnoista (läheltä piti -, vaara-, biologinen altistuminen-* ja positiivinen havainto -ilmoituksista sekä väkivalta- ja uhkatilanteista sekä esihenkilöiden tekemistä tutkinnoista ja korjaavista toimenpiteistä.

* 40 a § (14.12.2017/927) Luettelo biologisille tekijöille altistuneista työntekijöistä(ulkoinen linkki)

Lisäksi työsuojelupäälliköt vastaanottavat kuukausittain lakisääteisen vahinkovakuutusyhtiön excel-muodossa lähettämät raportit työ- ja työmatkatapaturmista ja ammattitaudeista. Lisäksi vahinkovakuutusyhtiö toimittaa kaupungin työsuojelupäällikölle, työterveyspalvelujen johtajalle ja palvelupäällikölle sekä henkilöstökehittämisen työkykykoordinaattorille kaksi kertaa vuodessa raportin työtapaturmien aiheuttamista pitkittyneistä poissaoloista.

Lisäksi esihenkilöt voivat ottaa raportteja omasta työyksiköstään.

Pilvipalvelu sisältää myös työpaikkojen työturvallisuusriskien arviointeja, näissä ei ole henkilötietoja.

Tavoitteena on kootun tiedon perusteella pystyä paremmin ennakoimaan ja ehkäisemään tapaturmia ja lisäämään työhyvinvointia sekä huolehtimaan työantajan lakisääteisistä velvoitteista.

Saatujen tietojen pohjalta laaditaan raportteja johdolle, mutta yksittäisiä tietoja ei toimiteta työsuojelun ulkopuolelle. Tietoa pitkittyneitä sairauspoissaoloja aiheuttaneista työtapaturmista käsittelee työsuojelupäälliköiden lisäksi työterveyspalvelujen johtaja ja palvelupäällikkö sekä uudelleensijoitustoimintaa koordinoiva työkykykoordinaattori.

Espoon kaupunki on laatinut menettelytapaohjeet em. asioihin liittyen, jotka ovat koko henkilöstön saatavilla intranetissä. Menettelytapaohjeiden mukaan työntekijän tulee tehdä em. tilanteissa ilmoitus, joka käsitellään työpaikalla ja lähetetään työsuojelupäällikölle.

Keskeinen lainsäädäntö:

Tietosuojalainsäädäntö (sis. EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja kansallinen tietosuojalaki) (1050/2018)

Työturvallisuuslaki (738/2002)

Työtapaturma- ja ammattitautilaki (459/2015) *

Sairausvakuutuslaki (1224/2004)

* 254 § Tietojen tarkastaminen työnantajan asiakirjoista

Vakuutuslaitoksella on oikeus tarkastaa työnantajan asiakirjoista työnantajan tämän lain mukaisen tietojenantovelvollisuuden piiriin kuuluvien tietojen oikeellisuus. Vakuutuslaitoksella on oikeus saada poliisilta ja muulta viranomaiselta virka-apua edellä tarkoitettujen tietojen saamiseksi.

Käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Pilvipalvelussa olevat tapaturma- ja turvallisuushavaintoilmoitukset (läheltä piti - ja vaarailmoitukset, biologinen altistuminen): ilmoituksen tekijän nimi, vahingoittuneen/altistuneen henkilön nimi ja tehtävä, silminnäkijän nimi ja yhteystiedot, vastuuhenkilön nimi, osallistujien nimet. Tutkinnan/toimenpiteen toteuttajan ja hyväksyjän nimitieto.

Pilvipalvelun väkivalta- ja uhkatilanneilmoitus: em. tietojen lisäksi väkivalta- ja uhkatilanteen tekijän ikä. Tieto on tarpeellinen ennaltaehkäiseviä keinoja etsittäessä.

Vahinkovakuutusyhtiön tapaturmaraportti (excel) toimitetaan sähköpostitse kaupungin ja toimialojen työsuojelupäälliköille. Raportilla ei ole henkilötietoja.

Tapaturmavakuutusyhtiö toimittaa kaupungin työsuojelupäällikölle ja henkilöstöyksikön työantajapolitiikkaryhmän henkilöstöasiantuntijalle tapaturmaraportin (excel) salatulla sähköpostilla, jossa on vahingoittuneen nimi ja henkilötunnus. Tarkoituksena on tarvittaessa selvittää puuttuvia tietoja ja kohdentaa sattunut tapaturma oikeaan yksikköön. Tietoja säilytetään em. viranhaltijoiden tiedostoissa.

Tietojen julkisuus ja salassapidettävyys:

Tiedot ovat salassa pidettäviä, koska tiedoissa voi olla henkilön terveydentilaa kuvaavia tietoja, esim. liukastunut ja murtanut jalkansa.

Salassapidon perusteet:

Lakipykälät, jotka määrittelevät sisällön salassa pidettäväksi.

Kun työsuojeluviranomaisen tutkinta on kesken, on syytä ottaa huomioon, että siitä liian aikaisessa vaiheessa annetut tiedot voivat vaarantaa tutkinnan onnistumisen. Tätä tilannetta koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) eli ns. julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 15 kohta.

Julkisuuslain 24 §:n 1 momentissa on säädetty, että yksityisen henkilön terveydentilaa (kohta 25) tai taloudellista asemaa (kohta 23) tai yrityksen taloudellista asemaa tai liike- tai ammattisalaisuutta koskevat (kohta 20) tiedot on pidettävä salassa. Niitä ei saa ilmaista, ellei se, jonka hyväksi vaitiolovelvollisuus on säädetty, suostu tietojen ilmaisemiseen. Mikäli tapaturman tutkinnan aikana tulee ilmi tällaisia tietoja, on ne syytä käsitellä siten, että niitä ei voi yhdistää yksittäiseen henkilöön.

  1. Rekisterin tietosisältö

Tiedot ilmoituksen tekijästä ja esihenkilötieto tulevat HR-järjestelmästä. Ilmoituksen voi tehdä myös vuokratyöntekijä- tai muu-roolissa, jolloin ilmoituksentekijä lisää vahingoittuneen tiedon pilvipalveluun.

Väkivalta- ja uhkatilanneilmoitus (20 vuotta), salainen

  • Tekijän ikä (alasvetovalikkona)
  • Tekijä (alasvetovalikkona)
  • Varhaiskasvatuksen lapsi
  • Yleisopetuksen oppilas
  • Erityisopetuksen oppilas
  • Opiskelija/harjoittelija
  • Huoltaja
  • Asiakas
  • Asukas
  • Potilas
  • Omainen
  • Työntekijä/työtoveri
  • Joku muu, mikä:  
  • Työntekijän (eli tilanteen uhrin) ammattinimike (tulee HR-tietojärjestelmästä tai sen voi syöttää, jos vahingoittuneen tieto ei ole HR-järjestelmässä) 
  • Vaaratilanteen luokittelut:
  • Tilanteesta syntynyt vammoja (valitse yksi tai useampi)
  • Missä tapahtunut: (alasvetovalikko)
  • Tutkintalomake (eli esihenkilö täyttää) 
  •  Tapahtuman johdosta otettu yhteyttä (valittavissa useampi)
  • Työyhteisökäsittely (kyllä/ei)
  •  Jälkipuinti järjestetty (kyllä/ei)

Läheltä piti -, vaara-, biologinen altistuminen** ja positiivinen havainto -ilmoitus (10 vuotta), julkinen

  • vaarassa olleen /altistuneen / havainnon tehneen nimi
  • tapahtumapaikka
  • tehdyn työn laatu
  • ** biologinen tekijä
  • ** tiedot altistumisesta
  • aika pvm ja klo
  • paikka
  • ** altistumisen lähde: potilas/asiakas, työtoveri, näyte (ei nimiä)
  • tiedot onnettomuuksista
  • tiedot vaaratilanteista.
  • vastuuhenkilö

 

Työtapaturmailmoitus (20 vuotta), salassa pidettävä 100 vuotta

  • vahingoittuneen nimi
  • vahingoittuneen sotu/aika
  • sukupuoli
  • työpaikka
  • vahingoittumistapa

 

Työ- ja työmatkatapaturma sekä ammattitautitilastot (2 vuotta), julkinen

  • vahingoittuneen nimi
  • vahingoittuneen sotu (rajatulle joukolle raportoitava)
  • syntymäpäivä
  • ikä
  • sukupuoli
  • työpaikka
  • sairauspäivät         
  • maksetut korvaukset

 

Pitkittyneet työtapaturmien aiheuttamat sairauspoissaolot (20 vuotta), salassa pidettävä

  • asiakkaan nimi
  • syntymäaika
  • ammatti                 
  • tapahtumapäivä     
  • työkohde                
  • sairauspäivät         
  • maksetut korvaukset                   
  • status LähiTapiola  (kesken, todettu/ei todettu, päätös pvm)
  • Espoon kaupunki (työssä, poissa)
  • tapaturman kuvaus

 

Veritartuntavaarailmoitus (20 vuotta), salassa pidettävä

  • Veritartuntavaarailmoitus
  • nimi
  • tehtävänimike
  • toimipaikka
  • vakituinen työntekijä, määräaikainen työntekijä, Seurelainen
  • altistumisarvion tehnyt lääkäri

** Luetteloa on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta ja erikseen määritellyissä tapauksissa 40 vuotta.

  1. Henkilötietojen tietolähteet

Työntekijöiden ja esihenkilöiden tiedot tulevat HR-järjestelmästä tai henkilöiltä itseltään.

  1. Tietojen luovutukset

Tiedot henkilöstöstä saadaan HR-järjestelmästä pilvipalveluun ilmoitusten tietopohjaksi.

Pilvipalvelun kautta tehdyt, vahinkovakuutusyhtiöön menevät tapaturmailmoitukset sisältävät henkilö- ja palkkatietoja.

Vakavan tapaturman tutkinnan yhteydessä tietoja voidaan luovuttaa poliisille ja aluehallintovirastolle perustellusta syystä.

Vahinkovakuutusyhtiö lähettää kaksi kertaa vuodessa kaupungin työsuojelupäällikölle, työterveyspalvelujen johtajalle ja palvelupäällikölle sekä työkykykoordinaattorille listauksen (excel) työntekijöistä, joilla on työtapaturmien aiheuttamia pitkittyneitä sairauspoissaoloja tai ammattitauti tai -epäily.

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle vain poikkeustapauksissa kuten vakavien tietoturvapoikkeamien selvittelyssä. Tällöin tiedonsiirto perustuu EU:n mallisopimuslausekkeisiin.

  1. Tietojen säilytysajat

Tietojen säilytysajat on määritelty Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa. Tietoja säilytetään lainsäädännön edellyttämä aika. Dokumenttikohtaiset säilytysajat on kuvattu kohdassa 7.

  1. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Sähköiset ylläpitojärjestelmät:

A. Pilvipalvelu työturvallisuusjärjestelmä

B. Manuaalinen aineisto

- veritartuntavaarailmoitus paperisena

Tietojen suojauksen periaatteet:

A. Sähköinen aineisto

Tieto on henkilökohtaisten käyttöoikeuksien takana. Tiedonsiirto on salattu. Versionhallinta on käytössä. Vastuuhenkilöstö osallistuu säännöllisesti tietoturva- ja tietosuojakoulutuksiin.

B. Manuaalinen aineisto

Paperit (veritartuntavaarailmoitus) säilytetään lukituissa kaapeissa, tiloihin on kulunvalvonta

Lue tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta(ulkoinen linkki).

  1. Tietojen tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

  1. Oikeus tiedon oikaisemiseen

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

  1. Oikeus tehdä valitus

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon(ulkoinen linkki).

  1. Muut mahdolliset oikeudet

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetus art. 17)

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista (tietosuoja-asetus art. 18)

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.