Tietosuojaseloste: Henkilötietojen käsittely, aineistopankki 

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 8.3.2021 

1. Rekisterinpitäjä 

Espoon kaupunki 
PL 1, 02070 ESPOON KAUPUNKI 
p. 09 81621 

2. Rekisterin vastuuhenkilö 

Espoon kaupungin viestintäjohtaja 

3. Rekisterin yhteyshenkilö 

Minna Konttinen, graafinen suunnittelija, Konsernihallinto, viestinä 
minna.k.konttinen@espoo.fi , p. 046 877 3676 

4. Tietosuojavastaava 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava 
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki 
Puh. 09 816 21 (vaihde) 
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi 

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?  

Aineistopankin käyttäjiltä tiedot kerätään vain käyttäjätunnusten hallinnointia varten. 

Kuvien ja videoiden yhteydessä olevia nimi- ja yhteystietoja käytetään siihen, että kuvassa tai videolla esiintyvään henkilöön voi tarvittaessa olla yhteydessä. 

Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. 

Käytämme aineistopankin henkilövalokuvia journalistisiin tarkoituksiin viestimään Espoon kaupungin palveluista ja toiminnasta (mm. kaupungin sähköiset viestintäkanavat, kaupunkilehdet, esitteet ja muu kaupungin palveluista kertova viestintämateriaali). Kuvat on pääsääntöisesti rajattu vain Espoon kaupungin viestinnän käyttöön. Emme myy, vuokraa, siirrä tai luovuta tunnistettavan henkilön valokuvia kolmansille osapuolille, ellei kuvassa oleva henkilö ole antanut siihen suostumustaan. Noudatamme hyvää tapaa tunnistettujen henkilökuvien käsittelyssä ja varmistamme, ettei niitä käytetä epäasiallisesti. Kiinnitämme erityistä huomiota lasten ja nuorten sekä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden henkilösuojaan. 

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste? 

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten 
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi 
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi 

7. Mitä tietoja käsitellään? 

Aineistopankissa on järjestelmän käyttäjistä seuraavat tiedot: nimi, työyksikkö tai organisaation nimi, sähköpostiosoite sekä tunnusten luontipäivä ja viimeinen kirjautumispäivä. 

Aineistopankin valokuvissa tai videoissa tunnistettavissa olevista henkilöistä kerätään kuvatiedoston tietoihin henkilön nimi ja muu mahdollinen tunnistetieto, esim. titteli. 

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS: 

Ei sisällä salassapidettäviä tietoja. 

8. Mistä tiedot saadaan? 

Rekisteröityvät käyttäjät antaa pyydetyt tiedot (nimi, sähköpostiosoite, työyksikkö/organisaatio) rekisteröityessään palveluun. 

Aineistopankin sisältämään aineistoon liittyvät tiedot kerätään kuvaushetkellä suullisin tai kirjallisin kuvausluvin. Kuvissa ja videoissa tunnistettavilta henkilöiltä kerätään nimi ja muu mahdollinen tunnistetieto, esim. titteli. Tieto kerätään siksi, että voimme tarvittaessa olla yhteydessä kuvan henkilöön ja pyytää häneltä lupaa, jos kuvaa halutaan käyttää muuhun käyttöön kuin mistä on alun perin sovittu. 

Aineistopankin käyttäjät tuovat aineistopankkiin tiedostoja ja kirjoittavat samalla valokuviin tai videoihin liittyvät henkilötiedot manuaalisesti. 

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle? 

Tietoja ei luovuteta rekisterin ulkopuolelle. 

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle? 

Tietoja ei siirretä. Tiedot ovat Granon palvelimella Suomessa. 

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään? 

Kahdesti vuodessa järjestelmästä poistetaan yli vuoden käyttämättä olleet tunnukset. 

Valokuvissa olevien henkilöiden tiedot poistuvat käyttäjien näkyvistä, kun valokuva arkistoidaan aineistopankista. Tiedosto näkyy kuitenkin edelleen kahdelle admin-oikeuksien työntekijälle järjestelmässä. 

12. Miten tietoja suojataan? 

Järjestelmän hallinnoija (2 henkilöä) ottaa kahdesti vuodessa aineistopankin käyttäjien tiedot Excel-tiedostona ulos järjestelmästä vanhojen käyttäjätunnusten poistamista varten. Tunnuksia poistava henkilö säilyttää tiedostoa poistamisen ajan henkilökohtaisessa OneDrive-kansiossaan. Sen jälkeen tiedosto poistetaan. 

Aineistopankin EMMI-järjestelmän tarjoaa Espoon kaupungille Grano Oy. Järjestelmä toimii Granon palvelimella Suomessa. Palvelimen yhteys on palomuurilla suojattu, käyttäjien salasanat on salattu kantapalvelimella, johon on rajoitettu pääsy Granon sisäverkossa. 

13. Rekisteröidyn oikeudet 

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta asiakkaiden oikeudet -sivulla.

Noudatamme hyvää tapaa tunnistettujen henkilökuvien käsittelyssä ja varmistamme, ettei niitä käytetä epäasiallisesti. Kiinnitämme erityistä huomiota lasten ja nuorten sekä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden henkilösuojaan. 

  1. Miten voin tarkastaa tietoni? 

Aineistopankin henkilövalokuvia ja videoita käytetään journalistisiin tarkoituksiin viestimään Espoon kaupungin palveluista ja toiminnasta (mm. kaupungin sähköiset viestintäkanavat, kaupunkilehdet, esitteet ja muu kaupungin palveluista kertova viestintämateriaali). Siksi valokuvissa tai videoilla esiintyvillä henkilöillä ei ole oikeutta tarkistaa, missä kaikessa heidän kuviaan on käytetty. 

2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista? 

Aineistopankin henkilövalokuvia ja videoita käytetään journalistisiin tarkoituksiin viestimään Espoon kaupungin palveluista ja toiminnasta (mm. kaupungin sähköiset viestintäkanavat, kaupunkilehdet, esitteet ja muu kaupungin palveluista kertova viestintämateriaali). Siksi valokuvissa tai videoilla esiintyvillä henkilöillä ei ole oikeutta oikaisupyyntöön. 

  1. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista 

Aineistopankin henkilövalokuvia ja videoita käytetään journalistisiin tarkoituksiin viestimään Espoon kaupungin palveluista ja toiminnasta (mm. kaupungin sähköiset viestintäkanavat, kaupunkilehdet, esitteet ja muu kaupungin palveluista kertova viestintämateriaali). Siksi valokuvissa tai videoilla esiintyvillä henkilöillä ei ole oikeutta pyytää poistamaan sellaisia tiedostoja aineistopankista, joissa he ovat tunnistettavia. 

  1. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista? 

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu. 

  1. Valituksen tekeminen 

Aineistopankin henkilövalokuvia ja videoita käytetään journalistisiin tarkoituksiin viestimään Espoon kaupungin palveluista ja toiminnasta (mm. kaupungin sähköiset viestintäkanavat, kaupunkilehdet, esitteet ja muu kaupungin palveluista kertova viestintämateriaali). Siksi valokuvissa tai videoilla esiintyvillä henkilöillä ei ole oikeutta valitukseen.