Henkilötietojen käsittely Timit-järjestelmässä

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 22.11.2021

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki.

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Kuljetuspäällikkö Reetta Björkroth

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Espoon kaupunki, Logistiikka, kuljetuspäällikkö
Osoite: PL 620, 02070 Espoon kaupunki
Puh. 09 816 24000
Sähköpostiosoite: henkilokuljetukset@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. 09 816 21 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään koululaisten, varhaiskasvatusikäisten, vammaisten ja vanhusten kuljetusten järjestämiseksi. Kuljetuksia järjestetään osana muuta kaupungin järjestämää toimintaa sekä perusopetuslain, varhaiskasvatuslain, kehitysvammalain ja erityishuoltolain mukaisesti.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

7. Mitä tietoja käsitellään?

Järjestelmässä käsitellään vanhusten päivätoimintaan ja kylvetyksiin liittyvien palvelujen, Perusopetuslain, Varhaiskasvatuslain, Kehitysvammalain ja Erityishuoltolain mukaisten kuljetusten järjestämisen kannalta välttämättömiä henkilötietoja. Tällaisia tietoja ovat nimi, osoitetiedot, yhteystiedot, koulu tai muu toimipiste, omaisten yhteistiedot, apuvälineet sekä kuljetuksen toteuttamisen kannalta oleelliset lisätiedot, kuljetuspäivät ja kuljetusajat.

8. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan kuljetuksesta päättäviltä tahoilta, joita ovat: 1) Koulutuksen ja oppimisen toimiala sekä 2) Hyvinvoinnin ja terveyden toimiala. Lisäksi tietoja saadaan suoraan asiakkailta tai heidän omaisiltaan.  

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Tietoja luovutetaan ryhmä- ja yksilökuljetuksia järjestäville kuljetusyrityksille.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Järjestelmää käyttävien työntekijöiden kirjautumisen yhteydessä järjestelmä hakee kuittauksen käyttäjätunnukselle pilvipalvelun toimittajan palvelusta EU/ETA-alueen ulkopuolelta.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään palvelun tuottamisen ajan ja sen jälkeen noin yhden vuoden ajan esimerkiksi ELY-keskuksen raportointia varten.

12. Miten tietoja suojataan?

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tarkkuutta. Järjestelmän suunnittelussa on huomioitu käsittelyn rajoittaminen siten, että tietoa on saatavilla vain sen verran kuin se on tehtävien suorittamisen kannalta oleellista.

Laitteet ja palvelimet, joilla tietoa käsitellään ovat asianmukaisesti suojattuja (fyysinen ja tekninen suojaus).

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: https://www.espoo.fi/fi-FI/Asioi_verkossa/Tietosuoja/Asiakkaiden_oikeudet(ulkoinen linkki)

13.1. Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5. Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.