Henkilötietojen käsittely Espoo-mitalien yhteydessä

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 31.10.2021

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Espoon kaupungin viestintäjohtaja Johanna Pajakoski

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Tapahtumakoordinaattori Mari Paavilainen (yhteystiedot ja suostumukset) Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Espoo-mitali myönnetään henkilölle ansiokkaasta toiminnasta kaupungin hyväksi.

Nimilista julkaistaan espoo.fi sivustolla ja vuosittain järjestetään kahvitilaisuus, johon kaikki aikaisempienkin vuosien mitalin saaneet kutsutaan.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

· EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten

· EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

7. Mitä tietoja käsitellään?

Espoo-mitalin saaneen henkilön titteli ja nimi julkaistaan espoo.fi sivustolla.

Espoo-mitalin saaneen henkilön yhteystiedot säilytetään vuosittaisen kokoontumisen kutsua varten.

8. Mistä tiedot saadaan?

Mitalit myöntää Espoon mitalitoimikunta ja ne jaetaan vuosittain kaupungin itsenäisyyspäivän juhlakonsertissa 6.12. Mitalitoimikunnan muodostavat kaupunginvaltuuston puheenjohtajisto, kaupunginhallituksen puheenjohtaja ja kaupunginjohtaja. Sihteerinä toimii kaupungin viestintäjohtaja.

Mitalinsaajaa voi ehdottaa vapaamuotoisesti sähköpostilla tai kirjeellä, joka osoitetaan sihteerille:

viestintäjohtaja, Konsernihallinto, PL 12, 02070 ESPOON KAUPUNKI

Henkilöltä kysytään suostumus liittää hänen yhteystietonsa jakelulistalle.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kaupungin ulkopuolelle.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Toistaiseksi.

12. Miten tietoja suojataan?

Pääsyoikeudet suunnitteludokumentteihin ja yhteystietorekisteriin vain työtehtävien perusteella. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: https://www.espoo.fi/fi-FI/Asioi_verkossa/Tietosuoja/Asiakkaiden_oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.