Erityisruokavalioiden rekisteri

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 17.9.2020. 

1. Rekisterinpitäjä 

Espoon kaupunki  

2. Rekisterin vastuuhenkilö 

Ruokapalvelujohtaja  

3. Rekisterin yhteyshenkilö 

Ruokapalvelujohtaja Minna Ahola, PL 60, 02070 ESPOON KAUPUNKI, +358 50 5252779. 

4. Tietosuojavastaava 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava, PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621 (vaihde) 
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi 

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?  

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kaupungin järjestämien ateriapalvelujen piirissä olevien ruokailijoiden erityisruokavalioiden järjestäminen. 

Erityisruokavaliolomakkeiden pohjalta ateriapalvelujen sopimustoimittajat tekevät yhteenvetolistat ruokailijoiden erityisruokavalioista ateriapalvelujen sopimustoimittajien käyttöön. 

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste? 

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen, lakiin henkilötietojen käsittelystä, varhaiskasvatuslakiin, perusopetus- ja lukiolakeihin sekä yleiseen etuun ja henkilön suostumukseen. 

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten 

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi 

7. Mitä tietoja käsitellään? 

Rekisteriin kerätään 

• henkilön nimi ja syntymävuosi sekä koulun/päiväkodin/muun toimipisteen nimi 

• huoltajan nimi ja yhteystiedot 

• erityisruokavalion/muun ruokavalion tiedot 

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS: 

Tiedot ovat salassa pidettäviä. 

SALASSAPIDON PERUSTEET: 

JulkL (621/1999) 24.1. §:n 25 ja 32 kohdat 

8. Mistä tiedot saadaan? 

Henkilötiedot kerätään henkilön itsensä/huoltajien tai muun omaisen toimittamista erityisruokavalioilmoituksista. Henkilötietojen keräämisen on edellytys sille, että henkilölle voidaan toimittaa sopimuksen mukainen, oikea eritysruokavalioannos. Mikäli tietoja ei toimiteta, eivät eritysruokavaliota noudattavat henkilöt saa itselleen sopivaa ruokaa kaupungin järjestämissä ateriapalveluissa. 

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle? 

Ei luovuteta 

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle? 

Ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. 

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään? 

Tietoja säilytetään niin pitkään, kun henkilöt ovat kaupungin järjestämien ateriapalvelujen piirissä, jonka jälkeen tiedot poistetaan. 

12. Miten tietoja suojataan? 

Manuaalinen aineisto: 

• paperiasiakirjat: erityisruokavaliolomake ja erityisruokavalioiden yhteenvetolistat. 

Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja lukittavissa kaapeissa. Kouluissa oppilas toimittaa lääkärintodistuksen kouluterveydenhoitajalle. 

13. Rekisteröidyn oikeudet 

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Asiakkaiden oikeudet 

1. Miten voin tarkastaa tietoni? 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.  

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. 

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. 

1. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista? 

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme. 

3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen. 

4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista? 

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu. 

5. Valituksen tekeminen 

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.