Tietosuojaseloste ilmoittautuminen Ohjaamotalon tapahtumiin ja kursseille

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 8.1.2021

Espoon kaupunki

Ohjaamotalon päällikkö

Ohjaamotalon päällikkö tero.luukkonen@espoo.fi

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ilmoittautuminen Ohjaamotalon järjestämiin tapahtumiin tai kursseille.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Yhteystiedot tarvittavilta osin (nimi, sähköposti, puhelinnumero) sekä tarvittavat taustatiedot (kotikunta, syntymävuosi, kielitaito, perustelu tapahtumaan tai kurssille osallistumiseksi).

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot eivät ole lähtökohtaisesti lain mukaan salassa pidettäviä.

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, kun hän täyttää ilmoittautumislomakkeen.

Henkilötietoja käsittelevät Ohjaamotalon henkilökuntaan kuuluvat tapahtuman tai kurssin järjestämisestä vastaavat henkilöt. Palvelun tekninen tuottaja on Webropol Oy. Ilmoittautumisten yhteydessä annettuihin sähköpostiosoitteisiin lähetetään sähköpostitse kutsu tapahtumaan sekä mahdollisesti tekstiviestimuistutus ilmoittautumisen yhteydessä annettuun puhelinnumeroon.

Espoon sähköpostipalveluntuottaja on Microsoft.

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta Espoon kaupungin ulkopuolelle. Tietoja voitaisiin luovuttaa vain, mikäli lainsäädäntö, esimerkiksi julkisuuslaki tähän velvoittaisi. Webropol Oy käsittelee henkilötietoja palvelun tuottajana. Microsoft käsittelee sähköpostiosoitteita kutsun lähettämisen yhteydessä.

Kaikki Webropol-palvelun sisältämä tieto on tallennettu EU:n sisällä, eikä sitä luovuteta tai käsitellä EU:n ulkopuolella.

Microsoftin tuottaman sähköpostipalvelun sähköpostien tallennuspaikka on EU:n alueella.

Microsoft operoi ja kehittää Office 365 -palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle, jos esim. ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista Eurooppalaiseen konesaliin esim. vikatilanteen selvittämiseksi. Näissä olosuhteissa sovelletaan esim. EU:n mallisopimuslausekkeita.

Tietoja säilytetään tapahtuman tai kurssin järjestämiseen ja mahdolliseen tapahtuman tai kurssin jälkeiseen yhteydenpitoon tarvittava aika, enintään 4kk.

Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan ja käyttämään vain siihen oikeutettu Espoon kaupungin työntekijä Ohjaamotalon tapahtumien tai kurssien järjestämiseen liittyvien työtehtävien perusteella. Tietojärjestelmään pääsee vain kaupungin myöntämällä käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).