Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, Suomen- ja ruotsinkielisen esiopetuksen ja perusopetukseen valmistavan opetuksen asiakasrekisteri (esiopetus)

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on esiopetuksen järjestäminen ja esiopetuksen oppilassuhteeseen liittyvien tehtävien hoito.

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 8.4.2022

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

  • Kasvun ja oppimisen toimiala / Suomenkielinen varhaiskasvatus

varhaiskasvatuksen johtaja

  • Kasvun ja oppimisen toimiala / Svenska bildningstjänster

ruotsinkielisten sivistyspalveluiden johtaja

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Sari Kuittinen, järjestelmäkoordinaattori

suva.jarjestelmakoordinaattori@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi(ulkoinen linkki)

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on esiopetuksen järjestäminen ja esiopetuksen oppilassuhteeseen liittyvien tehtävien hoito (perusopetuslaki 4 § ja 26 a §, varhaiskasvatuslaki 1 §).

Rekisterin perusteella luovutetaan lakisääteiset lapsimäärätiedot (laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta, laki kunnan peruspalvelujen valtionosuudesta) ja rekisteristä tuotetaan tilastoja Espoon kaupungin käyttöön. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Erityiset henkilötietoryhmät: Tietosuojalain 6 §:n mukaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tietojen käsittelyyn, josta säädetään laissa tai joka johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä.

7. Mitä tietoja käsitellään?

· Lapsen nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli

· Huoltajien nimet, henkilötunnus ja yhteystiedot, huoltajuustiedot

· Esiopetushakemus

· Tieto lapsen perusopetukseen valmistavan opetuksen tarpeesta

· Päätös esiopetuksesta ja esiopetuspaikasta /

päätös perusopetukseen valmistavasta opetuksesta ja - paikasta esiopetusvuonna

· Tieto esiopetuspaikan/ perusopetukseen valmistavan opetuksen ja siihen liittyvän varhaiskasvatuksen vastaanottamisesta/kieltäytymisestä ja irtisanomisesta

·Tieto esiopetukseen / perusopetukseen valmistavaan opetukseen liittyvästä varhaiskasvatuksesta ja varhaiskasvatusaika

· Lapsen esiopetuksen oppimissuunnitelma (leops)

· Lapsen esiopetukseen/ perusopetukseen valmistavan opetuksen tukeen liittyvät pedagogiset asiakirjat

· Kuljetuksiin liittyvät tiedot

· Lapsen läsnä- ja poissaoloja koskevat tiedot

· Lapsen osalta, jolle hakemus tehdään voi kuntalainen täyttää vapaaehtoisesti sisarusperusteen, tuen tarpeen, allergiatiedon, erityisruokavalion.

 

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS: Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on esiopetukseen/ perusopetukseen valmistavaan opetukseen liittyvien tehtävien hoito. Tiedot ovat osittain salassa pidettäviä

esim. - lapsen terveystiedot, tieto tuen tarpeesta

SALASSAPIDON PERUSTEET: Perusopetuslain 40 § ja julkisuuslain 24.1 §

8. Mistä tiedot saadaan?

· Lapsen huoltajat

· Esiopetuksen työntekijät

· Muut moniammatillisen yhteistyöverkoston työntekijät

· Hakemusta täytettäessä haetaan hakijan ja tämän huollettavien lasten nimet, henkilötunnukset, osoite väestötietojärjestelmästä. Väestötietojärjestelmästä tiedot päivittyvät kerran vuorokaudessa.

· Varhaiskasvatuksesta, aikaisemmalta esiopetuksenjärjestäjältä tai saman kunnan aikaisemmasta esiopetuspaikasta voidaan saada niitä julkisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia lapsen esiopetuksen järjestämiseksi (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 § 3mom.)

· Varhaiskasvatuksen järjestäjältä voidaan saada esiopetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät salassa pidettävät tiedot (perusopetuslaki 41 § 4 mom., varhaiskasvatuslaki 41 § 3 mom.)

· Aikaisemmalta esiopetuksenjärjestäjältä tai saman kunnan aikaisemmasta esiopetuspaikasta voidaan saada esiopetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät salassa pidettävät tiedot (perusopetuslaki 40 § 2 mom. ja 4 mom.)

· Lisäksi sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisilta, muilta varhaiskasvatus-, sosiaali- ja terveydenhuoltopalvelujen tuottajilta sekä sosiaali- terveydenhuollon ammattihenkilöiltä voidaan saada lapsen opetuksen järjestämiseksi välttämättömiä tietoja salassapitosäännösten estämättä (perusopetuslaki 41 § 4 mom.)

· Varhaiskasvatuksesta voidaan perusopetuslain 41 §:n nojalla luovuttaa sellaisia lasta koskevia tietoja esiopetukseen, jotka ovat välttämättömiä esioppilaan opetuksen järjestämiseksi

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Julkisten tietojen luovutus viranomaisen henkilörekisteristä määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin perusteella. Sen mukaan luovutuksensaajalla tulee olla oikeus tallettaa ja käyttää luovutettavia henkilötietoja. Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 13 § 2 mom.).

Salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa vain huoltajan kirjallisella luvalla tai tietojen luovuttamiseen oikeuttavan lain säännöksen nojalla (varhaiskasvatuslaki 41 §, perusopetuslaki 40 § 4 mom. ja 41 § 4 mom., laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 20 §, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 11 §).

”Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu" (KOSKI) kerää yhteen tiedot kunkin oppijan koulutuksesta yksittäisestä opintosuorituksesta suoritettuihin tutkintoihin asti (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017).

Espoon kaupunki voi käyttää palvelun järjestämiseen toiminnallisia tai teknisiä palveluntuottajia. Palveluntuottaja käsittelevät henkilötietoja Espoon kaupungin lukuun ja kaupungin ohjeistuksen mukaisesti siinä määrin kuin se on tarpeellista palvelun järjestämiseksi.

Palveluntuottajat (käsittelijät), jotka käsittelevät tietoa eVakassa (varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä) Espoon kaupungin lukuun: Espoo on sopimussuhteessa Goforen kanssa (Puitesopimus digitaalisten palvelujen kehitys- ja ylläpitopalvelujen toimittamisesta Espoon kaupungille), joten asiasta on sovittu sopimuksin. Amazon on Goforen alikäsittelijä. Sopimuksissa on huomioitu EU:n tietosuoja-asetus ja siihen liittyvät käsittelytoimien kuvaukset.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan suomen ja ruotsinkielisen varhaiskasvatuksen tulosyksikön arkistonmuodostussuunnitelmaa/tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. Tiedot säilytetään järjestelmässä arkistointiajan. Arkistointiajan jälkeen tieto poistetaan joko automaattisesti tai pääkäyttäjän toimesta (säilytysaika 10-12 vuotta). Ikuisesti säilytettävät asiakirjat siirretään sähköiseen arkistointiin Särmään.

12. Miten tietoja suojataan?

Tietojen käsittelyä sääntelee tietosuoja-asetus (mm. tietojen käyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus, täsmällisyysvaatimus). Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 kohta f alakohta). Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä, esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen. Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, mikä jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyä.

Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomiota mm. työprosessien kuvaamisissa ja käyttöoikeuksien luovutuksissa. Tietojen salassapidosta on säännökset perusopetuslain 40 §:ssä sekä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:ssä.

Sähköiset ylläpitojärjestelmät:

Asiakastietojärjestelmänä toimii eVaka. Järjestelmää voidaan käyttää vain Espoon kaupungin työntekijöiden käytössä olevalta sisäiseltä verkkoalueelta. Käyttöoikeudet järjestelmään perustuvat henkilökohtaisiin erikseen myönnettyihin käyttöoikeuksiin. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

eVaka-sovellus on integroitu väestötietojärjestelmään hyödyntäen kansallista palveluväyläarkkitehtuuria. eVakan ja palveluväylän välinen salattu kommunikaatio on toteutettu salatulla protokollalla. Palveluiden väliset sanomat on salattu ja allekirjoitettu varmentein. Henkilökunnan käyttöoikeustiedot tulevat Espoon kaupungin käyttäjähakemistosta (Active Directory).

Manuaaliset ylläpitojärjestelmät:

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään silppuamalla tai käyttäen tietosuoja-astiaa.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).