Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, Ohjaamotalon uutiskirjeen vastaanottajat

Sähköpostilla tapahtuva Ohjaamotalon uutiskirjeen postitus.

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 23.9.2020

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Ohjaamotalon päällikkö

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Tero Luukkonen, Ohjaamotalon päällikkö p. +358 50 3213813, tero.luukkonen@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Sähköpostilla tapahtuva Ohjaamotalon uutiskirjeen postitus.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

Rekisterin henkilötietojen käsittely yksityishenkilöille perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Organisaatioiden edustajien osalta henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta).

7. Mitä tietoja käsitellään?

Rekisteröidyn nimi ja sähköpostiosoite. Uutiskirjepalvelun tekninen tuottaja on kuvannut käsittelemänsä tiedot selosteessaan.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot eivät ole lain mukaan salassa pidettäviä

8. Mistä tiedot saadaan?

Rekisteri kerätään sähköpostiosoitteista, jotka henkilöt itse ilmoittavat halutessaan vastaanottaa Ohjaamotalon uutiskirjeen sekä Ohjaamotalon verkostoon kuuluvien organisaatioiden edustajien sähköposteista, joiden työtehtäviin Ohjaamotalon toiminta olennaisesti liittyy

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Henkilötietoja käsittelevät Ohjaamotalon henkilökuntaan kuuluvat uutiskirjeen postituksesta vastaavat henkilöt. Uutiskirjepalvelun tekninen tuottaja on The Rocket Science Group LLC (MailChimp), joka käsittelee henkilötietoja selosteensa mukaisesti.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Kyllä, MailChimp-palvelu sijaitsee Yhdysvalloissa.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään niin kauan kuin on oletettavaa, että tietoja tarvitaan Ohjaamotalon toiminnasta tiedottamiseksi sähköisellä uutiskirjeellä.

12. Miten tietoja suojataan?

Rekisteri sijaitsee Mailchimp –palvelimella https://mailchimp.com/ Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan Ohjaamotalon työntekijät uutiskirjeen lähettämiseen liittyvien työtehtävien perusteella, palvelun pääkäyttäjätunnuksella ja määräajoin vaihtuvalla salasanalla.

Manuaalista aineistoa ei ole.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).