Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, Ohjaamotalo

Ohjaamotalon henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ilmoittautuminen Ohjaamotalon järjestämiin tapahtumiin tai kursseille tai ajan varaaminen Ohjaamotalon palveluihin.

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 10.8.2022

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Ohjaamotalon päällikkö

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Ohjaamotalon päällikkö tero.luukkonen@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ilmoittautuminen Ohjaamotalon järjestämiin tapahtumiin tai kursseille tai ajan varaaminen Ohjaamotalon palveluihin.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten

7. Mitä tietoja käsitellään?

Yhteystiedot tarvittavilta osin (nimi, sähköposti, puhelinnumero) sekä tarvittavia taustatietoja (kurssit ja tapahtumat: kotikunta, syntymävuosi, kielitaito, perustelu tapahtumaan tai kurssille osallistumiseksi; ajanvaraus: tarvittaessa syntymäpäivä, lisätiedot asioinnin aiheesta).

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot eivät ole lähtökohtaisesti lain mukaan salassa pidettäviä.

8. Mistä tiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, kun hän täyttää ilmoittautumislomakkeen. Vaihtoehtoisesti tiedot saadaan silloin, kun Ohjaamotalon ammattilainen täyttää ajanvarauslomakkeen rekisteröidyn puolesta. Palvelun tekninen tuottaja on Webropol Oy tai Microsoft. Webropol tarjoaa kyselytyökalua, Microsoft Bookings on aikataulutyökalu ja osa Microsoft Office -tuoteperhettä. 

Henkilötietoja käsittelevät Ohjaamotalon henkilökuntaan kuuluvat tapahtuman tai kurssin järjestämisestä vastaavat sekä ajanvarauspalveluita tarjoavat henkilöt. Ilmoittautumisten/ajanvarausten yhteydessä annettuihin sähköpostiosoitteisiin lähetetään sähköpostitse kutsu sekä muistutus tapahtumasta tai varatusta ajasta. Puhelinnumeroa käytetään mahdollisten lisätietojen pyytämisessä tai esimerkiksi ajanvarauksen peruuntumisesta ilmoittaessa.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta Espoon kaupungin ulkopuolelle. Tietoja voitaisiin luovuttaa vain, mikäli lainsäädäntö, esimerkiksi julkisuuslaki tähän velvoittaisi. Palvelun tekninen tuottaja on Webropol Oy tai Microsoft. Espoon sähköpostipalveluntuottaja on Microsoft. Microsoft käsittelee sähköpostiosoitteita kutsun lähettämisen yhteydessä.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Kaikki Webropol-palvelun sisältämä tieto on tallennettu EU:n sisällä, eikä sitä luovuteta tai käsitellä EU:n ulkopuolella. 

Microsoftin tuottaman sähköpostipalvelun sähköpostien tallennuspaikka on EU:n alueella.

Microsoft operoi ja kehittää Office 365 -palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle, jos esim. ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista Eurooppalaiseen konesaliin esim. vikatilanteen selvittämiseksi. Näissä olosuhteissa sovelletaan esim. EU:n mallisopimuslausekkeita.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään tapahtuman tai kurssin järjestämiseen ja mahdolliseen tapahtuman tai kurssin jälkeiseen yhteydenpitoon tarvittava aika, enintään 4kk. Ajanvarauksessa kerätyt tiedot hävitetään heti kun niille ei ole käyttöä.

12. Miten tietoja suojataan?

Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan ja käyttämään vain siihen oikeutettu Espoon kaupungin työntekijä Ohjaamotalon tapahtumien tai kurssien järjestämiseen liittyvien työtehtävien perusteella tai vaihtoehtoisesti ajanvarauspalveluita tarjoava muu Ohjaamotalon ammattilainen. Webropol -tietojärjestelmään pääsee vain kaupungin myöntämällä käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Bookings -tietojärjestelmään pääsee vain Microsoft -tunnuksella, jolle on annettu siihen oikeudet järjestelmänvalvojan toimesta.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).