Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, Nuorisovaltuustovaalit ja nuorisovaltuutetut

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 2.1.2024

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Nuorisopalvelupäällikkö Tero Luukkonen

Sähköpostiosoite: tero.luukkonen(at)espoo.fi

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Nuorisotyökoordinaattori Tiia Ylä-Peräinen

Sähköpostiosoite: tiia.yla-perainen(at)espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Espoon kaupungin nuorisovaltuuston vaalien järjestäminen, nuorisovaltuuston asettaminen sekä nuorisovaltuuston toiminnan mahdollistaminen.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi sekä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja julkisen vallan käyttämiseksi.

Nuorten mahdollisuudesta osallistua ja vaikuttaa nuorisovaltuustossa säädetään kuntalain (410/2015) 26 §:ssä. Lisäksi nuorten osallistumisesta ja kuulemisesta säädetään nuorisolain (72/2006) 8 ja 24 §:ssä.

Ehdokkaalta ja/tai ehdokkaan huoltajalta pyydetään suostumus ehdokkaan valokuvaamiseen, ehdolle asettumiseen ja osallistumiseen nuorisovaltuuston toimintaan.

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien, kuten vaalikonevastauksissa mahdollisesti ilmenevien poliittisten mielipiteiden osalta käsittely koskee henkilötietoja, jotka ehdokas on nimenomaisesti saattanut julkisiksi.

7. Mitä tietoja käsitellään?

Toiminnassa käsitellään nuorisovaltuuston ehdokkaiden, ehdokkaiden huoltajien, valittujen jäsenien, äänioikeutettujen, vaalikoneen käyttäjien, ja vaalivirkailijoiden henkilötietoja. Tämän tietosuojaselosteen tiedot on kirjattu vuonna 2023 järjestettävien vaalien pohjalta.

7.1 Nuorisovaltuuston ehdokkaat ja jäsenet

- nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköposti, oppilaitos, asuinalue, suostumus ehdokkaaksi.

- sähköisessä äänestyspalvelussa käsitellään seuraavia ehdokkaan tietoja: nimi, ehdokasnumero ja asuinalue.

- sähköisessä vaalikoneessa käsitellään seuraavia ehdokkaan tietoja: nimi, ehdokasnumero, postinumero, sähköpostiosoite, syntymävuosi, vastaus/äidinkieli; sekä ehdokkaan vapaaehtoisesti antamia muita tietoja: vaalikonevastaukset perusteluineen ja muita ehdokasta kuvaavia tietoja, kuten kuva, harrastukset, miksi on ehdolla, vaalilupaus. Vaalikone on kaikille avoin julkinen internet-sivu.  

- tiedot ehdolle asettuneiden lukumäärästä.

7.2 Alle 18-vuotiaan ehdokkaan huoltaja

- nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

- huoltajan allekirjoitus tulee alle 18-vuotiaan ehdokkaan lomakkeisiin.

7.3 Äänioikeutetut

- oppilaan yksilöintiin ja äänioikeuden varmistamiseen vaadittavat tiedot, joihin voi sisältyä nimi, kotikunta, ikä/syntymävuosi.

- tieto siitä, onko henkilö äänestänyt vai ei.

7.4 Vaalikoneen käyttäjät

- vaalikoneen käyttäjien tietoja, kuten vaalikonevastauksia, tuloksia tai ehdokassuosituksia ei tallenneta kuin vaalikoneen täyttämisen ajaksi, eikä vaalikone sisällä käyttäjien teknistä seurantaa. Vaalikoneen teknisen toteutuksen takia vaalikoneen käyttäjän IP-osoitetta käsitellään rajatun ajan.

- tieto vaalikoneen käyttäjien lukumäärästä.

7.5 Vaalivirkailijat

- nimi, koulu, sähköpostiosoite

7.6. Nuorisovaltuuston jäsenet

Nuorisovaltuutetuista käsitellään toimikauden aikana niitä henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia nuorisovaltuuston toiminnan järjestämiseksi. Näitä henkilötietoja ovat nuorisovaltuutetun nimi, syntymäaika, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Nuorisovaltuutettujen kokouspalkkioiden maksua varten käsitellään lisäksi nuorisovaltuutetun henkilötunnusta, kotiosoitetta ja pankkiyhteyttä. Perustietolomake allekirjoitetaan henkilökohtaisesti. 

Alle 18-vuotiaan nuorisovaltuutetun huoltajalta pyydetään nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Tarvittaessa nuorisovaltuutetuilta ja heidän huoltajiltaan pyydetään muita tietoja, esimerkiksi lupa osallistua perehdytysviikonloppuun. Lisäksi nuorisovaltuutettu tai hänen huoltajansa voi toimittaa muita tarpeelliseksi katsomiaan tietoja, joita tilaisuuksia järjestävien nuorisotyönkoordinaattoreiden on syytä tietää. Näitä tietoja käsitellään lainsäädännön edellyttämällä tavalla. 

8. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot ehdokkaista saadaan ehdokkailta itseltään. Ehdokkaan ikä ja kotipaikka tarkastetaan väestötietojärjestelmästä.

Tieto ehdokkaan huoltajan nimestä, sähköpostiosoitteesta ja puhelinnumerosta saadaan ehdokkaalta. Ehdolle asettumisen yhteydessä huoltajalta pyydetään lupa alaikäisen nuoren asettumiseksi ehdolle, osallistumiseen nuorisovaltuuston toimintaan sekä kuvaamiseksi.

Äänioikeutettujen ja ehdokasasettelun tarkistettavat tiedot saadaan tietopyynnöllä Digi- ja väestötietovirastolta.  

Vaalikoneen käyttäjien vaalikonevastaukset sekä IP-osoitteet kerätään vaalikoneen täyttämisen yhteydessä. Tietoja käsitellään vain vaalikoneen täyttämisen ja tulosten esittämisen ajan. Vaalikoneen käyttäjien vastauksia, tuloksia tai ehdokassuosituksia ei voida vaalikoneen täyttämisen jälkeen yhdistää vaalikoneen käyttäjään edes teknisin tunnistein.

Tiedot nuorisovaltuuston jäsenistä ja heidän huoltajistaan saadaan jäseniltä itseltään.

Tiedot vaalivirkailijoista saadaan oppilaitoksilta ja nuorisopalveluilta. He ovat kaupungin työntekijöitä.

Microsoftin O365 -palvelussa vaalivirkailijoiden tunnistautumisjärjestelmän käyttäjäidentiteettiä hallinnoi Microsoftin Azure Ad, joka on kaupungin keskitetty käyttövaltuuksien hallinta- ja lokirekisteri, Microsoft AD ja Azure AD: Linkki tietosuojaselosteeseen. 

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. 

Vaaleissa äänestys tapahtuu sähköisellä äänestyspalvelulla. (asiointipisteillä paperisina äänestyslipuilla). Ehdokkaan nimi, ehdokasnumero ja asuinalue julkaistaan sähköisessä äänestyspalvelussa.

Sähköisessä vaalikoneessa julkaistaan ehdokkaan nimi, ehdokasnumero ja kuva, mikäli ehdokas haluaa ja ehdokas/huoltaja antaa suostumuksen. Vaalikone on kaikille avoin julkinen internet-sivu. Ehdokas käy itse halutessaan jättämässä vastaukset vaalikoneen kysymyksiin ehdokasasettelun jälkeen.

Nuorisovaltuuston jäsenten nimet sekä heidän vaaleissa saama äänimääränsä ko. kaudella julkaistaan Espoon kaupungin nuorisovaltuuston internetsivuilla. 

Nuorisovaltuustovaalien ja nuorisovaltuuston toiminnan toteuttamisessa hyödynnetään henkilötietojen käsittelijöinä palveluntuottajia, jotka käsittelevät tietoja vain ennalta asetetuissa rajoissa ja tässä selosteessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Käsittelijöiden kanssa tehdään asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, joissa käsittelijät sitoutuvat käsittelemään henkilötietoja turvallisesti ja luottamuksellisesti.

Henkilötietojen käsittelijät voidaan jakaa seuraaviin ryhmiin.

IT-järjestelmien ja palvelinympäristöjen toimittajat

Henkilötietojen säilytyksen ja tietoteknisen käsittelyn mahdollistamiseksi kaupunki käyttää teknisiä palveluntuottajia, kuten Microsoft ja Fujitsu. Sähköisen eVaali-äänestyspalvelun tekninen palveluntuottaja on Arts & Minds Oy. Vaalikoneen tekninen palveluntuottaja on Webscale Oy. Äänestysoikeuden varmistukseen tarkoitettu Power Apps järjestelmän tekninen palveluntuottaja on Solita Oy.

Käännöstoimisto

Ehdokkaiden vaalikonevastaukset käännetään käännöstoimiston avulla.

Kaupunkien välinen yhteistyö

Vaalikoneessa käsiteltäviä tietoja välitetään Espoon, Helsingin ja Vantaan kaupungin välillä.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Henkilötietoja käsitellään pääosin Euroopan unionin alueella sijaitsevissa järjestelmissä ja tietovarannoissa. Osa henkilötietojen käsittelijöistä tai näiden tarjoamista palveluista sijaitsee Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella, jolloin henkilötietoja siirtyy myös alueen ulkopuolelle. Järjestelmien tiedot siirtyvät ETA:n ulkopuolelle esimerkiksi tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittelyssä käytettävä IT-järjestelmä tai pilvipalvelu sijaitsee ETA:n ulkopuolisella, kuten yhdysvaltalaisen palveluntarjoajan toimittamalla palvelimella.

Tilanteissa, joissa henkilötietoja siirtyy ETA:n ulkopuolelle, toteutetaan suojatoimenpiteitä, jotta eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön edellyttämä korkea henkilötietojen suojan taso säilyy myös henkilötietojen siirron jälkeen. Toimenpiteitä ovat muun muassa Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, ja että henkilötietojen vastaanottaja on sitoutunut edellytettyihin suojatoimiin, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-US Data Privacy Framework). Suojatoimina voidaan edellyttää myös Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden käyttöä osana henkilötietojen käsittelijöitä velvoittavia sopimuksia, joiden lisäksi edellytetään asianmukaisten teknisten ja hallinnollisten suojatoimien noudattamista.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmaa / tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

Ehdokkaiden henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti nuorisovaltuuston kauden ajan eli noin 2 vuotta. Poikkeuksena tästä ovat kaupunginhallituksen päätös nuorisovaltuuston ehdokaslistasta, joka sisältää ehdokkaan nimen, asuinalueen sekä ehdokasnumeron sekä mahdolliset muut vaalien järjestämiseen liittyvät pöytäkirjat, kokousmuistiot, raportit, esitteet sekä julisteet. Muut arkistoitavat vaalien markkinointimateriaalit, esitteet tms. vaihtelevat vuosittain.

Huoltajien antamia kirjallisia suostumuksia säilytetään 2 vuotta vaalituloksen varmistamisesta.

Vaalikoneessa ehdokkaan nimi, vaalikonevastaukset ja valokuva säilyvät vaalituloksen varmistamiseen saakka ja vaalien jälkeen enintään 2 kuukautta. Vaalikoneen käyttäjien vaalikonevastauksia, tuloksia tai ehdokassuosituksia ei tallenneta kuin vaalikoneen täyttämisen ja tulosten esittämisen ajaksi, eikä vaalikone sisällä vaalikoneen käyttäjien teknistä seurantaa.

Äänioikeutettujen tietoja säilytetään, kunnes kaupunginhallitus on vahvistanut vaalituloksen. Power Apps -järjestelmässä oleva lista äänioikeutetuista tuhotaan Espoon pyynnöstä vaalituloksen julkistamisen jälkeen Solita Oy:n puolesta.

Koulun vaalivirkailijoiden henkilötietoja säilytetään nuorisovaltuustovaalien toteutumisen ajan, kuitenkin korkeintaan 6 kuukautta.

Nuorisovaltuuston jäsenten henkilötietoja säilytetään 2 vuoden ajan, ellei henkilötiedon sisältävälle asiakirjalle ole määritelty pidempää säilytysaikaa. Pidempään kuin 2 vuotta säilytetään esimerkiksi kaupunginhallituksen päätös nuorisovaltuuston nimeämisestä sekä nuorisovaltuuston yleiskokousten pöytäkirjat, jotka sisältävät jäsenten nimet.

12. Miten tietoja suojataan?

Sähköinen aineisto Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. Jotkut tiedoista ovat Espoon kaupungin päätöksentekojärjestelmä Dynasty 10:ssa. Dynasty 10:n tietosuojaseloste: Linkki tietosuojaselosteeseen.

Manuaalinen aineisto: Arkistoissa ja yksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa lukitussa kaapissa tai huoneessa.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Asiakkaan oikeudet linkki.

Pyynnön voi esittää myös yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen tämän rekisterin yhteyshenkilölle.

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2 Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vastustaa tietojeni käsittelyä?

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun henkilötietojasi käsitellään yleiseen etuun liittyvän tehtävän perusteella. Meillä on oikeus jatkaa henkilötietojen käsittelyä käsittelyn vastustamisesta huolimatta, jos meillä on käsittelyyn erityisen painava syy.

13.5 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan tietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.6 Miten voin peruuttaa suostumuksen?

Sinulla on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta luvallisesti suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

13.7 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon osoitteessa www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).