Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, Nuorisovaltuustovaalit ja nuorisovaltuutetut

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Espoon kaupungin nuorisovaltuuston vaalien järjestäminen, nuorisovaltuuston asettaminen sekä nuorisovaltuuston toiminnan mahdollistaminen kuntalain 26 §:n mukaisesti.

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 9.9.2021

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Alueellisten nuorisopalveluiden päällikkö e-mail: nina.taipale(at)espoo.fi

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Nuorisotyökoordinaattori e-mail: paula.vihiniemi(at)espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Espoon kaupungin nuorisovaltuuston vaalien järjestäminen, nuorisovaltuuston asettaminen sekä nuorisovaltuuston toiminnan mahdollistaminen kuntalain 26 §:n mukaisesti.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

7. Mitä tietoja käsitellään?

Toiminnassa käsitellään nuorisovaltuuston ehdokkaiden, ehdokkaiden huoltajien, valittujen jäsenien, äänioikeutettujen, vaalilautakunnan jäsenten sekä vastaavien opettajien henkilötietoja. Tämän tietosuojaselosteen tiedot on kirjattu vuonna 2019 järjestettävien vaalien pohjalta.

Nuorisovaltuuston ehdokkaat ja jäsenet

- nimi, syntymäaika, osoite, puhelunnumero, sähköposti, oppilaitos, asuinalue, suostumus ehdokkaaksi

- mikäli ehdokas haluaa julkaista seuraavat tiedot: harrastukset, miksi nuori on ehdolla, vaalilupaus, kuva.

- sähköiseen äänestyspalveluun syötetään ehdokkaan nimi ja ehdokasnumero

- sähköiseen vaalikoneeseen syötetään ehdokkaan nimi, ehdokasnumero ja kuva mikäli haluaa ja antaa luvan. Vaalikone on kaikille avoin julkinen internet-sivu.

- ehdokas käy itse jättämässä vastaukset vaalikoneen kysymyksiin ehdokasasettelun jälkeen

Äänioikeutetut

- oppilaan yksilöintiin ja äänioikeuden varmistamiseen vaadittavat tiedot, joihin voi sisältyä nimi, kotikunta, oppilaitos, luokka ja lukuvuosi, ikä/syntymävuosi

- tieto siitä, onko henkilö äänestänyt vai ei

Koulun vaalilautakunnan jäsenet ja vastaava opettaja

- nimi, koulu

Ehdokkaan huoltaja

- ehdolleasettumislomakkeeseen merkitään huoltajan nimi ja allekirjoitus

Nuorisovaltuutetuista käsitellään toimikauden aikana niitä henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia nuorisovaltuuston toiminnan järjestämiseksi

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot eivät lähtökohtaisesti ole lain mukaan salassa pidettäviä.

8. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot ehdokkaista saadaan ehdokkailta itseltään. Ehdokkaan ikä ja kotipaikka tarkastetaan väestötietojärjestelmästä. Tieto ehdokkaan huoltajan nimestä saadaan huoltajalta itseltään. Tiedot äänioikeutetuista saadaan oppilaitoksilta. Tiedot nuorisovaltuuston jäsenistä saadaan jäseniltä itseltään. Tiedot vaalilautakunnan jäsenistä ja vastaavasta opettajasta saadaan oppilaitoksilta.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Tietoja voidaan luovuttaa vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella henkilöille, joilla on lain mukaan oikeus käsitellä tietoja.

Ehdokkaiden sekä äänioikeutettujen henkilötietoja käsittelevät vain

- koulun vaalilautakunnan jäsenet vaalien järjestämiseksi

- kaupunginhallituksen asettaman vaalityöryhmän jäsenet siinä määrin kuin se on tarpeellista vaalien järjestämiseksi ja nuorisovaltuuston asettamisen valmisteluksi

- asiointipisteiden henkilöstö, joka tarkistaa ehdokkaiden iän ja kotipaikan yhteistyössä nuorisopalveluiden kanssa ehdolle asettuneiden osalta ja ottaessaan ääniä vastaan.

Vaaleissa äänestys tapahtuu sähköisellä äänestyspalvelulla. (asiointipisteillä paperisina äänestyslipuilla). Ehdolleasettumisen yhteydessä pyydetään suostumus huoltajalta julkaista ehdokkaan nimi ja ehdokasnumero sähköisessä äänestyspalvelussa. Näiden lisäksi kysytään lupa ehdokkaan kuvan julkaisemiseksi vaalikoneessa.

Ehdokkaiden tietoja julkaistaan nuorisovaltuuston internetsivuille vain ehdokkaan ja huoltajan suostumuksella. Ehdokas yksilöi itse, mitä henkilötietoja hän haluaa julkaistavan internetsivuille.

Nuorisovaltuuston jäsenten nimet ko. kaudella julkaistaan Espoon kaupungin nuorisovaltuuston internetsivuilla. Muutoin nuorisovaltuuston henkilötietoja käsittelevät kaupungilla vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu.

Henkilötietojen säilytyksen ja tietoteknisen käsittelyn mahdollistamiseksi kaupunki käyttää teknisiä palveluntuottajia, kuten Microsoft ja Fujitsu. Sähköisen eVaali-äänestyspalvelun tekninen palveluntuottaja on Arts & Minds Oy. Vaalikoneen tekninen palveluntuottaja on ZEF Oy.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Henkilötietoja säilytetään EU:n tai Euroopan talousalueella (ETA) sijaitsevilla palvelimilla.

Kaupungin henkilöstö käyttää työtehtävissään Microsoftin tuottamaa Office 365 -palvelua (esim. Word, Excel, sähköposti). Tietojen tallennuspaikka on EU:n alueella. Microsoft operoi ja kehittää Office 365 - palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle, jos esim. ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista Eurooppalaiseen konesaliin esim. vikatilanteen selvittämiseksi. Näissä olosuhteissa sovelletaan esim. EU-mallisopimuslausekkeita.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmaa / tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

Äänioikeutettujen, koulun vaalilautakunnan jäsenien ja vastaavan opettajan henkilötietoja säilytetään nuorisovaltuuston kauden ajan eli noin 2 vuotta.

Ehdokkaiden henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti nuorisovaltuuston kauden ajan eli noin 2 vuotta. Poikkeuksena tästä ovat kaupunginhallituksen päätös nuorisovaltuuston ehdokaslistasta, joka sisältää ehdokkaan nimen, suurasuinalueen sekä ehdokasnumeron sekä mahdolliset muut vaalien järjestämiseen liittyvät pöytäkirjat, kokousmuistiot, raportit, esitteet sekä julisteet. Muut arkistoitavat vaalien markkinointimateriaalit, esitteet tms. vaihtelevat vuosittain.

Nuorisovaltuuston jäsenten henkilötietoja säilytetään 2 vuoden ajan, ellei henkilötiedon sisältävälle asiakirjalle ole määritelty pidempää säilytysaikaa. Pidempään kuin 2 vuotta säilytetään esimerkiksi kaupunginhallituksen päätös nuorisovaltuuston nimeämisestä sekä nuorisovaltuuston yleiskokousten pöytäkirjat, jotka sisältävät jäsenten nimet.

12. Miten tietoja suojataan?

Sähköinen aineisto Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. Jotkut tiedoista ovat Espoon kaupungin päätöksentekojärjestelmä Dynasty 360:ssa. D360:n tietosuojaseloste: Tietosuoja/Tietosuojaselosteet.

Manuaalinen aineisto: Arkistoissa ja yksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa lukitussa kaapissa tai huoneessa.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).