Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely: kuvaus- ja julkaisulupa kouluissa ja lukioissa

Wilman kuvausluvalla oppilaiden huoltajilta ja opiskelijoilta kysytään lupaa seuraaviin asioihin: Oppilaitoksen oma käyttö: Oppilaasta/opiskelijasta otettujen kuvatallenteiden sekä töiden käyttämiseen oppilaitoksen omassa käytössä, esimerkiksi laittaminen esille oppilaitokseen, suljettuun sähköiseen ympäristöön tai esittämiseen koulun järjestämissä tilaisuuksissa. Espoon kaupungin viestintä: Oppilaasta/opiskelijasta otettujen kuvatallenteiden sekä töiden käyttämiseen Espoon kaupungin viestinnässä (kuten kaupungin verkkosivut espoo.fi, koulujen omat verkkosivut, sosiaalisen median kanavat, painotuotteet ja sähköiset julkaisut). Tiedustusvälineet/Media: Tiedotusvälineiden kuvaamiseen ja haastatteluihin oppilaasta/opiskelijasta. Oppilaasta/opiskelijasta otetun koulukuvan käyttämiseen Wilma/Primus -oppilashallintojärjestelmässä.

Julkaistu: 11.4.2022

1. Rekisterinpitäjä

Kun tietoja käytetään oppilaitoksen omaan käyttöön, rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki. Kun tietoja käytetään Espoon kaupungin viestinnän tarkoituksiin, rekisterinpitäjänä on Espoon kaupunki. Jos kuvia julkaistaan kaupungin sosiaalisen median kanavissa, rekisterinpitäjänä toimii myös kyseisen sosiaalisen median kanavan omistaja.

Tiedotusvälineiden osalta rekisterinpitäjä on ko. tiedotusväline.

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Oppilaitoksen omassa käytössä vastuuhenkilö on rehtori.

Espoon kaupungin viestinnän osalta vastuuhenkilöt ovat

Suomenkielinen perusopetus, viestintäasiantuntija Marika Tuominen

Suomenkielinen lukio-opetus, viestintäasiantuntija Maija Ruoho

Svenska Bildningstjänster, viestintäasiantuntija Lena Hinkkanen

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Oppilaitoksen omassa käytössä yhteyshenkilö on rehtori.

Espoon kaupungin viestinnän osalta yhteyshenkilöt ovat

Suomenkielinen perusopetus, viestintäasiantuntija Marika Tuominen

Suomenkielinen lukio-opetus, viestintäasiantuntija Maija Ruoho

Svenska Bildningstjänster, viestintäasiantuntija Lena Hinkkanen

etunimi.sukunimi@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Wilman kuvausluvalla oppilaiden huoltajilta ja opiskelijoilta kysytään lupaa seuraaviin asioihin:

- Oppilaitoksen oma käyttö: Oppilaasta/opiskelijasta otettujen kuvatallenteiden sekä töiden käyttämiseen oppilaitoksen omassa käytössä, esimerkiksi laittaminen esille oppilaitokseen, suljettuun sähköiseen ympäristöön tai esittämiseen koulun järjestämissä tilaisuuksissa.

- Espoon kaupungin viestintä: Oppilaasta/opiskelijasta otettujen kuvatallenteiden sekä töiden käyttämiseen Espoon kaupungin viestinnässä (kuten kaupungin verkkosivut espoo.fi, koulujen omat verkkosivut, sosiaalisen median kanavat, painotuotteet ja sähköiset julkaisut).

- Tiedustusvälineet/Media: Tiedotusvälineiden kuvaamiseen ja haastatteluihin oppilaasta/opiskelijasta.

- Oppilaasta/opiskelijasta otetun koulukuvan käyttämiseen Wilma/Primus -oppilashallintojärjestelmässä.

Oppilaan huoltajalta tai opiskelijalta voidaan kysyä lisäksi tarvittaessa tapauskohtaista kuvaus- tai julkaisulupaa, jolloin käsittelyn tarkoitus ja käsittelytavat selostetaan erikseen lupaa kysyttäessä. Luvan antaminen on vapaaehtoista, ja sen antamatta jättäminen ei vaikuta opiskelijalle/oppilaalle järjestettävään opetukseen.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

Oppilaitoksen oma käyttö ja koulukuvan käyttö oppilashallintojärjestelmässä

Käsittelyperusteena on huoltajan/opiskelijan suostumus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Huoltajalla/opiskelijalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta luvallisesti suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Jos huoltaja/opiskelija haluaa, että koulu ottaa pois esimerkiksi koulussa esillä olevan kuvan oppilaasta, huoltaja/opiskelija voi olla yhteydessä kouluun.

Espoon kaupungin viestintä

Huoltajan tai opiskelijan suostumuksella oppilaasta/opiskelijasta otettuja kuvatallenteita sekä töitä voidaan käyttää Espoon kaupungin viestinnässä. Tietoja käsitellään journalistisiin tarkoituksiin (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 85 artikla ja tietosuojalain 27 §). Huoltaja tai opiskelija voi muokata antamaansa lupaa Wilmassa milloin tahansa, ja päivitetty lupa huomioidaan, kun kaupungin viestintää varten seuraavan kerran esimerkiksi otetaan kuvia koulussa. Jos huoltaja/opiskelija haluaa, että viestintä esim. poistaa oppilaasta julkaistun kuvan, huoltaja/opiskelija voi keskustella asiasta viestinnän yhteyshenkilön kanssa.

Tiedotusvälineet

Huoltajan/opiskelijan suostumuksella tiedotusvälineet voivat kuvata ja haastatella oppilasta/opiskelijaa. Materiaalin rekisterinpitäjä on ko. tiedotusväline, ja käsittely perustuu tällöin journalistisiin tarkoituksiin (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 85 artikla ja tietosuojalain 27 §) Koska materiaali on tiedotusvälineen omistuksessa, kaupunki ei voi määrätä esimerkiksi, kuinka kauan tietoa säilytetään. Huoltaja tai opiskelija voi muokata antamaansa lupaa Wilmassa milloin tahansa, ja päivitetty lupa huomioidaan, kun media seuraavan kerran kuvaisi tai haastattelisi oppilaitoksessa.

7. Mitä tietoja käsitellään?

Kuva- tai äänitallenteet ja työt. Tiedotusvälineen edustaja voi kysyä oppilaan nimen, iän ja luokkaasteen. Kuvauslupa itsessään sisältää oppilaan/opiskelijan nimen ja oppilaan huoltajan nimen.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot eivät ole lain mukaan salassa pidettäviä.

8. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan oppilaalta/opiskelijalta tai huoltajalta.

Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Tietoja voivat käsitellä Espoon kaupungin puolesta Espoon palveluntuottajat. Jos tiedot tallennetaan sähköiseen ympäristöön, palveluntuottajana on ympäristön tekninen palveluntuottaja. Jos tiedot laitetaan koulujen omille tai kaupungin internet-sivuille, henkilötietojen käsittelijänä toimii ko. sivuston ylläpitäjä.

Espoon kaupungin viestintä tallentaa materiaalin kaupungin aineistopankkiin, jonka tiedot ovat Granon-palvelimella Suomessa.

Aineistopankista on olemassa erillinen tietosuojaseloste.

(Tietosuojaseloste Espoon kaupungin aineistopankki).

Jos tietoja julkaistaan sosiaalisen median palveluissa, tieto luovutetaan ko. sosiaalisen median palvelulle. Sosiaalisen median kanavat käsittelevät palvelun sisältöä, esim. kuvia ja videoita, omien ehtojensa mukaisesti. Palvelun ehdot löytyvät kunkin palvelun Internet-sivuilta. Esimerkiksi:

- Facebook https://fi-fi.facebook.com/privacy/explanation

- Instagram https://help.instagram.com/519522125107875

- Twitter https://twitter.com/en/privacy

- YouTube https://policies.google.com/privacy?hl=fi

Jos tiedotusväline kuvaa tai haastattelee oppilasta, tieto luovutetaan ko. tiedotusvälineelle. Kuvausluvat ovat Visman tuottamassa Wilma-palvelussa, paperisena tai Granon-palvelimella (aineistopankki).

Huomioi, että kaupungin viestintä ja tiedotusvälineet julkaisevat materiaaleja julkisesti nähtävillä olevissa lähteissä.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Kaupunki rekisterinpitäjänä käyttää toiminnassaan henkilötietojen käsittelijöitä (palveluntuottajat). Käsittelijät voivat siirtää rekisterin tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle vain, jos siirto täyttää sille lainsäädännössä asetetut vaatimukset ja jos siirrosta sekä asianmukaisista suojakeinoista on sovittu rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisessä sopimuksessa tietosuojalainsäädännössä edellytetyllä tavalla.

Sosiaalisen median palvelu rekisterinpitäjänä käsittelee tietoja omien ehtojensa mukaisesti.

Esimerkiksi Facebook, Instagram, Twitter ja YouTube mainitsevat tiedon siirtymisestä EU-/ETAalueen ulkopuolelle. Tiedonsiirtoa sääntelee EU:n yleinen tietosuoja-asetus. Kun tiedot ovat medialla, kaupunki ei voi ottaa kantaa tietojen siirtoon.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Koulun sisäisessä käytössä tietoja voidaan käyttää ko. oppilaan oppivelvollisuusaikana, minkä jälkeen tiedot hävitetään, ellei niiden säilyttämiselle ole lakisääteistä perustetta.

Kaupungin viestintäkäytössä valokuvia ja videoita käytetään noin kolmen vuoden ajan painotuotteissa (mm. oppaat, esitteet) sekä sähköisissä julkaisuissa (esim. espoo.fi-sivusto) ja sosiaalisessa mediassa (kaupungin some-tilit).

Espoon aineistopankin osalta valokuvissa olevien henkilöiden tiedot poistuvat käyttäjien näkyvistä, kun valokuva arkistoidaan aineistopankista. Tiedosto näkyy kuitenkin edelleen pienelle määrälle työntekijöitä, joilla on admin-oikeus järjestelmässä.

Kun tiedotusväline käsittelee tietoja, Espoo ei voi ottaa kantaa tietojen säilytykseen. Opettaja tulostaa jokaisesta kuvauksesta kyseisten luokkien/ohjausryhmien kuvausluvat. Näitä lupia säilytetään koululla 5 vuotta.

Espoon kaupungin kuvauksissa (esim. kuvaukset oppaita varten) opettaja tulostaa kuvauspäivän aamulla kuvausluvat ja kaupungin kuvaaja/viestijä kerää luvat ja vie ne arkistoon. Lupia säilytetään 5 vuotta

12. Miten tietoja suojataan?

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Pääsy järjestelmiin on rajoitettu käyttäjätunnuksen ja sille määritettyjen käyttöoikeuksien perusteella. Arkistoissa ja yksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden_oikeudet(ulkoinen linkki)

13.1. Miten voin tarkastaa tietoni?

Oppilaitoksen oma käyttö: Kun tietoja käsitellään koulun omaa käyttöä varten, oppilaalla/opiskelijalla tai huoltajalla on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Oppilaalla/opiskelijalla tai huoltajalla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Espoon kaupungin viestintä ja tiedotusvälineet:

Kun tietoja käsitellään journalistisia tarkoituksia varten, tietojen tarkastusoikeutta ei lähtökohtaisesti ole perustuen tietosuojalain 27 §:ään. Jos opiskelijalla/huoltajalla on kysymyksiä tai kommentteja kaupungin viestintäkäytännöistä, hän voi kuitenkin olla aina yhteydessä viestinnän yhteyshenkilöön.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Oppilaitoksen oma käyttö: oppilaalla/opiskelijalla tai huoltajalla on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä oppilasta/opiskelijaa koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Puutteelliset tiedot on oikeus saada täydennetyiksi. Espoon kaupungin viestintä ja tiedotusvälineet: Kun tietoja käsitellään journalistisia tarkoituksia varten, tietojen tarkastusoikeutta ei lähtökohtaisesti ole perustuen tietosuojalain 27 §:ään. Jos opiskelijalla/huoltajalla on kysymyksiä tai kommentteja kaupungin viestintäkäytännöistä, hän voi kuitenkin olla aina yhteydessä viestinnän yhteyshenkilöön.

13.3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Oppilaitoksen oma käyttö: Oppilaalla/opiskelijalla tai huoltajalla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 1 kohdan alakohdissa säädetyistä edellytyksistä täyttyy, esimerkiksi jos suostumus peruutetaan eikä tietojen käsittelylle ole muuta lakisääteistä perustetta.

Espoon kaupungin viestintä ja tiedotusvälineet: Kun tietoja käsitellään journalistisia tarkoituksia varten, oikeutta tietojen poistamiseen ei ole perustuen tietosuojalain 27 §:ään. Jos opiskelijalla/huoltajalla on kysymyksiä tai kommentteja kaupungin viestintäkäytännöistä, hän voi kuitenkin olla aina yhteydessä viestinnän yhteyshenkilöön.

13.4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Oppilaitoksen oma käyttö: Oppilaalla/opiskelijalla tai huoltajalla on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos jokin 18 artiklan 1 kohdan a‒d alakohdan edellytyksistä täyttyy.

Espoon kaupungin viestintä ja tiedotusvälineet: Kun tietoja käsitellään journalistisia tarkoituksia varten, oikeutta käsittelyn rajoittamiseen ei ole perustuen tietosuojalain 27 §:ään. Jos opiskelijalla/huoltajalla on kysymyksiä tai kommentteja kaupungin viestintäkäytännöistä, hän voi kuitenkin olla aina yhteydessä viestinnän yhteyshenkilöön.

13.5. Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki)