Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, Etsivä nuorisotyö

Etsivän nuorisotyön henkilörekisteriä käytetään tuen tarjoamiseksi nuorille. Lisäksi rekisteriä käytetään mahdollistamaan nuorten tukeminen viranomaisten ja muiden toimijoiden yhteistyönä. Etsivässä nuorisotyössä rekisteriä käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin. Tietoja kerätään etsivän nuorisotyön asiakkuuden aikana.

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 18.9.2020

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Nuorisopalvelupäällikkö

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Tatu Törmänen, johtava nuorisonohjaaja p. 050 369 5964 PL 37, 02070 ESPOON KAUPUNKI

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Etsivän nuorisotyön henkilörekisteriä käytetään tuen tarjoamiseksi nuorille. Lisäksi rekisteriä käytetään mahdollistamaan nuorten tukeminen viranomaisten ja muiden toimijoiden yhteistyönä. Etsivässä nuorisotyössä rekisteriä käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin. Tietoja kerätään etsivän nuorisotyön asiakkuuden aikana.

Henkilötietojen käsittely tapahtuu PARent-asiakas- ja tilastointijärjestelmän avulla. PAR-järjestelmät ovat Excel-pohjaisia osana Microsoftin O365-ratkaisua. Järjestelmä on rakennettu myös valtionavunseurantaa helpottavaksi järjestelmäksi. Numeraalisia, tilastollisia asiakastietoja siirretään valtakunnalliseen PARkkitietokantaan.

Kaupungin etsivällä nuorisotyöllä on mahdollisuus käsitellä rekisterissä olevaa tietoa. Järjestelmän käyttäjät vastaavat omiin työtehtäviinsä liittyvistä tietojen käsittelystä. Etsivästä nuorisotyöstä ja siihen liittyvästä tiedonkeruusta säädetään nuorisolaissa. Henkilörekisteriä käyttävät etsivät nuorisotyöntekijät nuorisolain 10-12 §:iin perustuen.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

7. Mitä tietoja käsitellään?

Rekisteriin kerätään vähimmillään etu- ja sukunimi, syntymäaika ja postitoimipaikka. Rekisteriin voidaan kerätä asiakassuhteen hoitamisen kannalta myös tarpeelliset muut tiedot.

Perustiedot: etunimi, sukunimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, puhelinnumero, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka

Taustatiedot: koulutus, työkokemus, tavoite, perhe ja muut taustatiedot

Tilannetiedot: pääasiallinen toiminta, toimeentulo ja asumismuoto

Asiakkuustiedot: mitä kautta saapunut, aloituspäivä, asiakkuuden päättymispäivä, toimenpiteet asiakkuuden aikana, sijoittuminen toimenpiteisiin

Muistiotietoja: asiakkaan hyväksymät muut asiakkuuteen vaikuttavat asiat

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS: Tiedot ovat salassa pidettäviä.

SALASSAPIDON PERUSTEET: Julkisuuslaki 24.1 §

8. Mistä tiedot saadaan?

Tietojärjestelmään syötetyt tiedot saadaan nuorelta itseltään sekä palveluihin rekisteröitymisen ja palveluiden käyttämisen yhteydessä ilmenevistä tiedoista.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Tietoja voidaan luovuttaa vain, jos lainsäädännön edellytykset tietojen luovuttamiselle täyttyvät. Espoo käyttää palveluntuottajia esim. käytettävien järjestelmien osalta.

Kerättävä tilastollinen materiaali (ei tunnistetietoja) toimitetaan valtakunnalliseen tietopankkiin toiminnan rahoittajan seurantaa, visualisointia, hallinnollisen päätöksenteon tueksi ja median käyttöön.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle (Microsoft O365, excel online), siirtoperuste: 

Microsoft Online-palvelujen sopimusehdot ja komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet (liitteessä 2) ovat luettavissa Microsoftin internet-sivuilla:

https://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?Documenttype=OST&lang=Finnish(ulkoinen linkki)

https://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?DocumentId=18029(ulkoinen linkki)

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmaa / tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

Asiakastiedot säilytetään niin kauan kuin on oletettavaa, että tietoja tarvitaan asiakassuhteen hoitamiseksi. Tietoja voidaan säilyttää sen kalenterivuoden ajan, jolloin asiakassuhde on päättynyt tai n. 3 kk asiakkuuden päättymisen jälkeen. Tiedot poistetaan luvan antaneen nuoren tai huoltajan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi

12. Miten tietoja suojataan?

Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä, esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen.

Sähköinen aineisto Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään asianmukaisesti suojattuna ulkopuolisilta palomuurein ja muin teknisin suojakeinoin. Rekisterin tiedot taltioidaan tietojärjestelmään, jonne käyttäjien tulee kirjautua omalla tunnuksella ja salasanalla. Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määrätyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

Manuaalinen aineistoa ei tallenneta.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).