Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, Espoon nuorisotilojen jäsenrekisteri

Rekisterin tarkoituksena on nuorisopalvelujen järjestäminen ja tiedottaminen. Jäsenrekisterin perusteella tiedetään, ketkä ovat nuorisopalvelujen pääasiallisia käyttäjiä.

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 18.9.2020

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Alueellisten nuorisopalvelujen päällikkö

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Petra Sorvasto, suunnittelija PL 37, 02070 ESPOON KAUPUNKI p. 046 877 3417

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Rekisterin tarkoituksena on nuorisopalvelujen järjestäminen ja tiedottaminen. Jäsenrekisterin perusteella tiedetään, ketkä ovat nuorisopalvelujen pääasiallisia käyttäjiä.

Henkilötietoja käytetään Espoon kaupungin nuorisotilojen asiakassuhteiden hoitamiseen. Rekisterin avulla voidaan ottaa yhteyttä Espoon kaupungin nuorisotilojen kävijöiden huoltajiin, tiedottaa toiminnasta sekä kerätä asiakaspalautetta.

Nuoreen tai huoltajaan voidaan hänen suostumuksellaan ottaa yhteyttä nuorisotoimien ajankohtaisista asioista (esim. tapahtumat/harrastukset).

Tietoja voidaan käyttää myös tilastollisia tarkoituksia varten. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita.

Keskeinen lainsäädäntö: Nuorisolaki

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

7. Mitä tietoja käsitellään?

Nuoren nimi, syntymäaika, äidinkieli, sukupuoli, osoite, puhelin, sähköposti, koulu sekä koululuokka ja kotona puhuttava kieli

Nuoren huoltajan nimi, osoite, puhelin, sähköpostiosoite, halukkuus vapaaehtoistyöhön, sekä kotona puhuttava kieli

Sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvä lupa

Kuvauslupa ja allekirjoitus: 15 vuotta täyttänyt rekisteröity.

Huoltajan kuvauslupa ja allekirjoitus: alle 15-vuotias rekisteröity.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS: Tiedot voivat olla osittain salassa pidettäviä.

SALASSAPIDON PERUSTEET: Julkisuuslaki 24.1 §

8. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan asiakkaalta erillisellä lomakkeella. Alle 18-vuotiaiden nuorten osalta lomakkeen täyttää ja allekirjoittaa huoltaja. Palvelua käyttävä nuori tuo täytetyn lomakkeen nuorisotilalle, minkä jälkeen asiakassuhde rekisteröidään sähköiseen rekisteriin ja manuaalinen asiakirja säilytetään lukollisessa kaapissa.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille henkilöille (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta).

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi. Henkilötietoja säilytetään rekisterissä enimmillään 2 vuotta asiakkuuden perustamisesta (jäsenkorttitaulukko). Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmaa / tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

12. Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 f-kohta). Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.

Sähköiset ylläpitojärjestelmät: Jäsenrekisterin sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään asianmukaisesti suojattuna ulkopuolisilta palomuurein ja muin teknisin suojakeinoin. Espoon kaupungin nuorisotoimen kullakin nuorisotilalla tallennetaan lomakkeiden tiedot nuorisotilan rekisterikansioon, joka on kaupungin hallinnonverkossa. Tietokoneen avaamiseen tarvittava salasana on vain kunkin nuorisotilan nuorisonohjaajilla. Työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään silppuamalla. Espoon nuorisotilojen jäsenrekisterit säilytetään kullakin nuorisotilalla lukollisessa kaapissa, ja se on vain nuorisonohjaajien käytössä.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).