Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely Espoon kesäsetelit

Espoon kaupunki maksaa 300 euroa työnantajalle, joka palkkaa espoolaisen nuoren töihin kesäsetelillä 1.5.–30.9. välisenä aikana. Espoolainen nuori hakee kesäseteliä sähköisesti. Kesäseteliin ovat oikeutettuja vähintään 15 vuotta ja enintään 19 vuotta täyttävät espoolaiset. Kesäsetelin arvo on 300 euroa, ja niitä myönnetään yksi per nuori.

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 22.2.2022 (Päivitetty: 27.2.2024)

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

2. Vastuuhenkilö

Nuorisopalvelupäällikkö Tero Luukkonen

Sähköpostiosoite: tero.luukkonen(at)espoo.fi

Puhelin: 09 816 21 (vaihde)

3. Yhteyshenkilö

Nuorisotyön koordinaattori Hanna Kaseva

Sähköpostiosoite: nuoriso(at)espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoituksen henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään kesäsetelien myöntämiseksi ja hallinnoimiseksi sekä tarvittaessa yhteydenpitoon. Kesäsetelin tarkoituksena on tukea nuorten työllistymistä ja madaltaa työnantajan kynnystä palkata nuori töihin. Lisäksi henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tilastointi ja arkistointi.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Kun henkilötietoja käsitellään yleiseen etuun liittyvän tehtävän tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä koskevan käsittelyperusteen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa perustuen vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Ks. 12. Rekisteröidyn oikeudet.

                                    

Henkilötunnuksen käsittely rekisteröidyn yksiselitteiseksi yksilöimiseksi on tietosuojalain 29 §:n mukaan tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Mitä tietoja käsitellään?

7.1 Kesäsetelin hakemuslomake

Nuori hakee kesäseteliä henkilökohtaisesti. Hakemuksessa pyydetään nuoren henkilötietoja sekä työnantajan allekirjoittama ja täyttämä Kesätyöpaikan tiedot -lomake tai vaihtoehtoisesti työsopimus, josta vastaavat tiedot löytyvät. 


Nuoren tiedot:

Etunimi

Sukunimi

Henkilötunnus

Puhelinnumero

Sähköposti

Osoite

Postinumero

Postitoimipaikka

Työnantajan yhteyshenkilön allekirjoittama kesätyöpaikan tiedot -lomake tai työsopimus. (Liitetiedosto, joka sisältää nuoren em. tietojen lisäksi työnantajan yhteyshenkilön yhteystiedot ja jolla vahvistetaan saatu kesätyöpaikka.)

7.2 Kesäsetelin luominen Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmään

Nuorelle luodaan sähköinen kesäseteli Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmään (PSOP) eli Parasta palvelua -verkkopalveluun.

Hakemuslomakkeiden nuorta koskevat tiedot kootaan Excel-taulukkoon. Digital Workforce Services Oyj luo kesäsetelit suoraan PSOP-järjestelmään. PSOP-järjestelmä tarkistaa henkilötunnuksen perusteella nuoren tiedot väestötietojärjestelmästä ja lähettää nuorelle sähköpostin, jossa on henkilökohtainen kesäsetelinumero.

7.3 Kesäsetelin lunastaminen Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmässä

Työnantaja hakee kesäsetelikorvausta PSOP-järjestelmän kautta. Työnantaja edustaja kirjautuu PSOP-järjestelmään Suomi.fi-tunnistuksen avulla. Kesäseteli lunastetaan nuoren antamalla kesäsetelinumerolla. Järjestelmään ladataan maksutodistus ja nuoren palkkatodistus. PSOP-muodostaa maksulistaraportin, jonka perusteella Espoon kaupunki voi suorittaa maksun työnantajalle. Työnantaja saa sähköpostiinsa vahvistuksen hakemuksen lähetyksestä sekä päätöksen hakemuksen käsittelyn jälkeen. Kesäsetelit on lunastettava vuosittain marraskuun loppuun mennessä.

8. Mistä tiedot saadaan?

Lomakkeen tiedot saadaan nuorelta itseltään ja kesäsetelin lunastavalta työnantajalta. PSOP-järjestelmä käyttää väestötietojärjestelmää nuoren tietojen tarkistamiseen.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Henkilötietoja siirretään seuraaville palveluntuottajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Espoon kaupungin lukuun:

Webropol Kysely ja Raportointi -sovelluksessa käsitellään hakijoiden ja työnantajien tietoja (Webropol Oy).

Tietoja käsitellään Espoon kaupungin Microsoft Office 365 -palvelussa (Excel-taulukko, sähköposti).

Digital Workforce Services Oyj tuottaa palvelun, jolla kesäsetelit luodaan Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmään (PSOP).

Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä (PSOP) Parasta palvelua -verkkopalvelun toimittaja on Kuntien Tiera Oy.

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

10. Siirretäänkö tietoja ETA-alueen ulkopuolelle?

Kaikki Webropol-palvelun sisältämä tieto on tallennettu ETA:n sisällä, eikä sitä luovuteta tai käsitellä ETA:n ulkopuolella.

PSOP-järjestelmän asiakasrekisterin tietoja ei siirretä ETA:n ulkopuolelle.

Microsoftin tuottamien palveluiden sisällön tallennuspaikka on ETA:n alueella. Microsoft operoi ja kehittää Office 365 -palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän ETA-alueen ulkopuolelle, jos esimerkiksi ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista eurooppalaiseen konesaliin vikatilanteen selvittämiseksi.

Tilanteissa, joissa henkilötietoja siirtyy ETA:n ulkopuolelle, toteutetaan suojatoimenpiteitä, jotta eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön edellyttämä korkea henkilötietojen suojan taso säilyy myös henkilötietojen siirron jälkeen. Toimenpiteitä ovat muun muassa Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös ja että henkilötietojen vastaanottaja on sitoutunut edellytettyihin suojatoimiin, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-US Data Privacy Framework). Suojatoimina voidaan edellyttää myös Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden käyttöä osana henkilötietojen käsittelijöitä velvoittavia sopimuksia, joiden lisäksi edellytetään asianmukaisten teknisten ja hallinnollisten suojatoimien noudattamista.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Nuoren tietoja säilytään kesäsetelin hakemisesta seuraavan kalenterivuoden ajan.

Työnantajan yhteyshenkilön allekirjoittamaa kesätyöpaikan tiedot -lomaketta tai työsopimusta säilytetään kesäsetelin hakemisesta seuraavan kalenterivuoden ajan.

Espoon talouspalvelut säilyttää kesäsetelien kirjanpitoaineistoa 10 vuotta (kirjanpitolaki 2 luku 10 §).

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidylle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi esittää yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen kaupungin tietosuojavastaavalle tai yhteyshenkilölle.

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja pyynnön toteuttamiseksi.

Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

12.1 Oikeus saada tutustua tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada tutustua tietoihin ja saada jäljennös tiedoista. Tietojen antaminen ei kuitenkaan saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. 

12.2 Oikeus oikaista tietoja

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä ottaen huomioon tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsiteltiin.

12.3 Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Esimerkiksi jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, on rekisteröidyllä oikeus saada tietonsa poistetuksi. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

12.4 Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Oikeus tulee kyseeseen esimerkiksi, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Oikeus tulee sovellettavaksi myös, jos rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

12.5 Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä vain, jos rekisterinpitäjä osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

12.6 Valituksen tekeminen

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista. Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon osoitteessa www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

 

 

 

Muutoshistoria

27.2.2024 päivitetty alaikärajaa

2.2.2024 päivitetty vastuu- ja yhteyshenkilö sekä säilytysajat ja tarkennettu käsittelyperusteeksi lakisääteisen velvoitteen sijaan yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen ja julkisen vallan käyttäminen.