Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely Espoon kesäsetelit

Espoon kaupunki maksaa 300 euroa työnantajalle, joka palkkaa espoolaisen nuoren töihin kesäsetelillä 1.5. - 30.9. välisenä aikana. Nuoren hakiessa kesäseteliä sähköisesti, hänellä on jo oltava kesätyöpaikka.

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 22.2.2022

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Toisen asteen koulutuksen ja nuorisopalvelujen tulosyksikön johtaja

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Nuorisopalvelukoordinaattori 

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Espoon kaupunki maksaa 300 euroa työnantajalle, joka palkkaa espoolaisen nuoren töihin kesäsetelillä 1.5. - 30.9. välisenä aikana. Nuoren hakiessa kesäseteliä sähköisesti, hänellä on jo oltava kesätyöpaikka. Hakemuksessa pyydetään nuoren henkilötiedot sekä työnantajan allekirjoittama ja täyttämä Kesätyöpaikan tiedot -lomake tai vaihtoehtoisesti työsopimus, josta vastaavat tiedot löytyvät. Seteleitä myönnetään yksi / nuori. 

Nuorelle luodaan sähköinen seteli PSOP-järjestelmässä (Parasta palvelua). Työnantaja hakee kesäsetelikorvausta PSOP-järjestelmän kautta. 

Keskeinen lainsäädäntö: Nuorisolaki.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

7. Mitä tietoja käsitellään?

Kaikki tiedot kootaan Kesäseteli-excel:iin.

Kesäsetelin hakemuslomake:

Nuoren tiedot:

Etunimi

Sukunimi

Henkilötunnus

Matkapuhelin

Sähköposti

Osoite

Postinumero

Postitoimipaikka

Kesätyöpaikan tiedot:

Työnantaja

Yhteyshenkilön nimi

Matkapuhelin

Sähköposti

Osoite

Postinumero

Postitoimipaikka

Todistus kesätyöpaikan saamisesta (liitetiedosto)

Kesätyöpaikan tiedot -lomake:

Nimi

Henkilötunnus

Osoitetiedot

Puhelinnumero

Muut asiakirjat:

Nuoren palkkatodistus

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

SALASSAPIDON PERUSTEET:

Julkisuuslaki 24.1 §

8. Mistä tiedot saadaan?

Lomakkeiden tiedot saadaan asiakkaalta itseltään ja kesäseteliä hakevan työnantajalta. 

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Espoon palveluntuottajina tietoja käsittelevät Espoon puolesta seuraavat tahot:

Ilmoittautumispalvelun tekninen tuottaja on Webropol Oy.

PSOP-järjestelmän "Parasta palvelua" toimittaja on Kuntien Tiera.

 Excel- taulukkolaskentapalvelun tekninen tuottaja on Microsoft Oy.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Kaikki Webropol-palvelun sisältämä tieto on tallennettu EU:n sisällä, eikä sitä luovuteta tai käsitellä EU:n ulkopuolella.

PSOP-järjestelmän asiakasrekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Microsoftin tuottaman excel-taulukkolaskentatietojen tallennuspaikka on EU:n alueella. Microsoft operoi ja kehittää Office 365 -palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle, jos esim. ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista Eurooppalaiseen konesaliin esim. vikatilanteen selvittämiseksi. Näissä olosuhteissa sovelletaan esim. EU-mallisopimuslausekkeita.

Microsoft Online-palvelujen sopimusehdot mukaan lukien komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet ovat luettavissa Microsoftin internet-sivuilla.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmaa / tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

12. Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 kohdan f alakohta). Rekisterin yhdyshenkilö käsittelee vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.

Sähköiset ylläpitojärjestelmät: Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään asianmukaisesti suojattuna ulkopuolisilta palomuurein ja muin teknisin suojakeinoin. Excel-tiedot viedään rekisterin yhdyshenkilön rekisterikansioon, joka on kaupungin hallinnonverkossa. Tietokoneen avaamiseen tarvittava salasana on vain rekisterin yhdyshenkilöllä. Tietoverkon käyttäjää sitoo vaitiolovelvollisuus.

Manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto säilytetään yhdyshenkilön lukollisessa kaapissa ja hävitetään tietosuojaroskana.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).