Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, Espoon ja Kauniaisten suomenkielisten lukioiden sähköinen ainevalintakortti

Sähköisen ainevalintakortin tietoja hyödynnetään lukion kurssitarjonnan suunnittelussa sekä alustavien lukujärjestyksien laadinnassa. Ainevalintakortilla ei ole vaikutusta opiskelijavalintaan ja ainevalintoja voi myöhemmin muuttaa opiskelupaikan selvittyä.

 Tietosuojaseloste 1 /3 Julkaistu: 7.10.2020

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki ja Kauniaisten kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilöt

Tapio Erma, 2. asteen ja aikuiskoulutuksen päällikkö (Espoon kaupunki)
Espoon kaupunki, Sivistystoimi / PL 31 02070 Espoon kaupunki
tapio.erma@espoo.fi

Ilpo Ahlholm, rehtori (Kauniaisten kaupunki)
Kauniaisten kaupunki, Kasavuorentie 1, 02700 Kauniainen

3. Rekisterin yhteyshenkilöt

Jaakko Turpeinen, lukiokoulutuksen suunnittelija
Espoon kaupunki, Sivistystoimi
jaakko.turpeinen@espoo.fi
PL 31, 02070 ESPOON KAUPUNKI
p. 09 816 21 (vaihde)

4. Tietosuojavastaava

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Sähköisen ainevalintakortin tietoja hyödynnetään lukion kurssitarjonnan suunnittelussa sekä alustavien lukujärjestyksien laadinnassa. Ainevalintakortilla ei ole vaikutusta opiskelijavalintaan ja ainevalintoja voi myöhemmin muuttaa opiskelupaikan selvittyä.

Henkilötietoja käsitellään alustavien lukujärjestyksien laadinnassa. Tiedoista voidaan muodostaa myös anonyymiä tilastotietoa kaupungin sisäiseen käyttöön.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Keskeinen lainsäädäntö: Lukiolaki 714/2018

7. Mitä tietoja käsitellään?

Rekisteriin kerätään lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen yhteishaussa lukioon hakevien henkilötietoja (etunimi, sukunimi, syntymäaika), yhteishaun hakutoiveet, oppilaan sen hetkinen lukuaineiden keskiarvo, peruskoulun ainevalintoja sekä toiveita ainevalinnoista lukiossa.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Rekisteriin sisältyvät tiedot eivät pääosin ole salassa pidettäviä.

SALASSAPIDON PERUSTEET:

Tietojen salassapidosta on säännökset viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:ssä ja lukiolain 58 §:ssä.

8. Mistä tiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Tietojen antaminen on vapaaehtoista.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Ilmoittautumislomakkeen tekninen palveluntuottaja on Webropol Oy.

Tietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös Microsoft Office -työkaluja. Microsoft ja Webropol Oy ovat Espoon palveluntuottajia.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Kaikki Webropol-palvelun sisältämä tieto on tallennettu EU:n sisällä, eikä sitä luovuteta tai käsitellä EU:n ulkopuolella.

Microsoftin tuottamien palveluiden sisällön tallennuspaikka on EU:n alueella. Microsoft operoi ja kehittää Office 365 -palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle, jos esim. ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista Eurooppalaiseen konesaliin esim. vikatilanteen selvittämiseksi. Näissä olosuhteissa sovelletaan EU-mallilausekkeita.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tiedot kerätään vuosittain keväällä yhteishaun päättymisen jälkeen. Henkilötietoja säilytetään enintään vuoden ajan siitä, kun tiedot on toimitettu kaupungille.

12. Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 f-kohta).

A. Sähköinen aineisto (Webropol, Microsoft Office)

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Tietojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Ei ole.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden_oikeudet

13.1. Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5. Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi