Henkilötietojen käsittely, avoimen varhaiskasvatustoiminnan asiakasrekisteri

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on avoimen varhaiskasvatustoiminnan järjestäminen ja niihin liittyvien tehtävien hoito. Avoin varhaiskasvatus koostuu asukaspuistoista ja kerhotoiminnasta.

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 12.5.2022

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Varhaiskasvatuksen johtaja

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Asukaspuistot ja kerhotoiminta:

Järjestelmäkoordinaattorit, suva.jarjestelmakoordinaattori@espoo.fi

Karaportti 1, PL 302, 02070 Espoon kaupunki 

4. TietosuojavaJstaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi(ulkoinen linkki)

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on avoimen varhaiskasvatustoiminnan järjestäminen ja niihin liittyvien tehtävien hoito. Avoin varhaiskasvatus koostuu asukaspuistoista ja kerhotoiminnasta.

Asukaspuistotoiminta on tarkoitettu eri-ikäisille lapsille, heidän huoltajilleen ja muille lasten kanssa toimiville aikuisille sekä pienille koululaisille. Asukaspuistoissa tarjotaan kaikille ilmoittautuneille puistoa käyttäville pienille koululaisille välipala. Välipalaruokailuun ilmoittaudutaan ennakkoon puistoista saatavilla lomakkeilla.

Kerhotoiminta tarjoaa vaihtoehdon koko- tai osapäiväiselle varhaiskasvatukselle. Kotihoidossa olevalla 2-5-vuotiaalla lapsella on kerhossa mahdollisuus osallistua ohjattuun toimintaan lapsiryhmässä.

Rekisterin perusteella luovutetaan mm. lakisääteiset lapsimäärätiedot (laki kunnan peruspalvelujen valtionosuudesta)

Rekisteristä tuotetaan tilastoja Espoon kaupungin käyttöön. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita.

Keskeinen lainsäädäntö: Varhaiskasvatuslaki

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

7. Mitä tietoja käsitellään?

Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmä ja lomakkeet

  • Lapsen nimi, henkilötunnus, yhteystiedot ja äidinkieli
  • Huoltajien nimet, henkilötunnukset, yhteystiedot
  • Muut lapsen kanssa samassa taloudessa asuvat henkilöt
  • Kansalaisuus
  • Oleskeluluvan status
  • Kerhopäätös
  • Tieto kerhopaikan vastaanottamisesta
  • Perheen ilmoittamat muut tarpeelliset lisätiedot
  • Lapsen poissaolotiedot
  • Muut asukaspuistoon ja kerhotoimintaan liittyvät tarpeelliset tiedot

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS: Tiedot voivat olla osittain salassa pidettäviä.

SALASSAPIDON PERUSTEET: Julkisuuslaki 24.1 §

8. Mistä tiedot saadaan?

· Lapsen huoltajat

· Varhaiskasvatuksen työntekijät

· Lapsen edellinen kunnallinen kerhopaikka

· Asiakastiedot päivitetään väestörekisteristä KAR-sovelluksen (Kunnan asukasrekisteri) kautta

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille henkilöille.

Julkisten tietojen luovutus viranomaisen henkilörekisteristä määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin perusteella. Sen mukaan luovutuksensaajalla tulee olla oikeus tallettaa ja käyttää luovutettavia henkilötietoja. Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 13 § 2 mom.). Salassa pidettäviä tietoja luovutetaan vain huoltajan kirjallisella suostumuksella tai tietojen luovuttamiseen oikeuttavan lain säännöksen perusteella (esim. laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 20 §).

Tilastointia varten voimassa olevista sijoituksista, hakemuksista, henkilöistä, perheistä, päiväkirjamerkinnöistä, sekä yksikkötiedoista muodostettu aineisto kootaan tietovarastopalvelimelle.

Espoon kaupunki voi käyttää palvelun järjestämiseen toiminnallisia tai teknisiä palveluntuottajia. Palveluntuottaja käsittelevät henkilötietoja Espoon kaupungin lukuun ja kaupungin ohjeistuksen mukaisesti siinä määrin kuin se on tarpeellista palvelun järjestämiseksi. 

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Kaupunki rekisterinpitäjänä käyttää toiminnassaan henkilötietojen käsittelijöitä (palveluntuottajat). Käsittelijät voivat siirtää rekisterin tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle vain, jos siirto täyttää sille lainsäädännössä asetetut vaatimukset ja jos siirrosta sekä asianmukaisista suojakeinoista on sovittu rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisessä sopimuksessa tietosuojalainsäädännössä edellytetyllä tavalla.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulosyksikön arkistonmuodostussuunnitelmaa/tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. Kerhon osalta tarvittava dokumentaatio säilyy seuraavaan toimintakauden alkuun. Koululaisille tarjottavien välipalojen osalta tiedot säilytetään asukaspuistossa toimintakauden ajan.

12. Miten tietoja suojataan?

Tietojen käsittelyä sääntelee tietosuoja-asetus (mm. tietojen käyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus, täsmällisyysvaatimus). Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 kohta f alakohta). Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä, esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen. Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, mikä jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyä.

Sähköiset ylläpitojärjestelmät:

Sähköiset asiakirjat säilytetään eVaka varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmässä, jonka tiedot on suojattu työntekijän tehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin.

Henkilötietoja voidaan säilyttää myös muussa kaupungin käytössä olevassa tietoturvallisessa tallennuspaikassa, kun se on tarpeellista varhaiskasvatuksen järjestämiseksi. Kaikki verkon käyttäjät hyväksyvät käyttöoikeussitoumuksen, joka sisältää mm. vaitiolositoumuksen. Palvelimen ja työasemien välinen tietoliikenne on salattu ja suojattu palomuureilla ja käyttäjätunnuksilla.

 

Manuaalinen aineisto:

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään arkistoajan päättyessä silppuamalla tai tietosuoja- astiaa käyttäen.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).