Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely: Asuntopalveluiden asukas-, huoneisto- ja vuokrasopimusrekisteri

Julkaistu 12.8.2022

Espoon kaupunki

Hyvinvoinnin ja terveyden toimialan vs. hallintopäällikkö
Osoite: PL 202, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 50 3747333

Sähköpostiosoite: hytet.asuntopalvelut@espoo.fi

Hyvinvoinnin ja terveyden toimialan asuntopalvelujen palvelupäällikkö
Osoite: PL 202, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 43 8259603

Sähköpostiosoite: hytet.asuntopalvelut@espoo.fi

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on vuokrasopimusten ylläpito ja vuokralaskutukseen tarvittava tietojen käsittely. Henkilötietojen kerääminen perustuu osapuolten välisiin vuokrasopimuksiin, laskutukseen, vuokrasuhteen hoitoon ja sopimussuhteeseen liittyvien mahdollisten reklamaatiotilanteiden hoitamiseen.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679):

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Keskeinen lainsäädäntö:

• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
• Valtioneuvoston asetus asukkaiden valinnasta arava- ja korkotukivuokra-asuntoihin (166/2008)
• Ympäristöministeriön asetus arava- ja korkotukivuokra-asuntojen hakemuslomakkeesta (904/2006).

7. Mitä tietoja käsitellään?

Rekisteri sisältää Espoon kaupungin asuntopalveluiden vuokrauksessa olevien asuntojen vuokralaisten nimet, henkilötunnukset, osoitteet sekä mahdollisen yhteystiedon. Lisäksi tallennettuna on mahdollinen edunvalvojatieto sekä tieto hyvinvoinnin ja terveyden toimialan tekemästä sosiaalihuoltolain mukaisesta päätöksestä, jonka perusteella vuokrasopimus on tehty. Rekisteriin on tallennettu myös huoneistoa koskevat tiedot: huoneiston omistaja, kiinteistön nimi, osoite, huoneiston koko, huoneistotyyppi, vuokran määrä ja kustannuspaikka.

Tiedot ovat salassapidettäviä.

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 24 § 1 momentti 23 ja 25 kohdat.

Asiakas itse ilmoittaa henkilötiedot vuokrasopimusta varten tai palvelualue (kuten aikuissosiaalityö, maahanmuuttajapalvelut, vanhusten palvelut) lähettää asuntopalveluihin asukkaaksi valitun henkilön sosiaalihuoltolain mukaisen päätöksen, jonka perusteella vuokrasopimus asuntoon tehdään.

Henkilötiedot tarkistetaan väestötietojärjestelmästä. Asiakastiedon luottotietokyselyllä tarkistetaan tarvittaessa luottotiedot.

Vuokrasopimuksen tekeminen edellyttää henkilötietojen antamista.

Tukiasunnoissa asuvien tietoja saadaan ja luovutetaan vuokrasopimusta valmisteltaessa ja sitä uusittaessa hyvinvoinnin ja terveyden toimialalla palvelualueiden ja asuntopalveluiden välillä.

Hajasijoitetuissa vuokra-asunnoissa asuvan asukkaan nimi voidaan luovuttaa taloyhtiölle, jos asukkaalta on jäänyt muuttoilmoitus tekemättä ja talo- tai huoltoyhtiön pitää varmistaa, kuka huoneistossa asuu. Huoltoyhtiö avaa oven vain huoneiston viralliselle asukkaalle.

Vuokralaisten ja vuokranmaksua koskevia tietoja voidaan luovuttaa perintätoimistolle, joka kulloinkin hoitaa Espoon kaupungin puolesta laskujen perintää sekä tarvittaessa sosiaaliviranomaisille ja Kelalle.

Vuokralaisten henkilö- ja osoitetietoja voidaan luovuttaa asunnon omistajalle, mikäli asunto siirtyy Espoon kaupungin välivuokrauksesta asunnon omistajan suoravuokraukseen.

Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

Vuokranantajalla on perusteltu syy säilyttää vuokrasopimus ja sen sisältämät tiedot liitteineen koko vuokrasuhteen keston ajan. Vuokrasopimuksen ja sen sisältämien liitteiden tietoja säilytetään vuokrasopimuksen päättymistä seuraavan viiden kalenterivuoden ajan ja tätä pidempään silloin, jos sopijaosapuolten välillä on keskeneräisiä asioita. 

Sähköinen aineisto tallennetaan tila- ja vuokranhallintajärjestelmään. Järjestelmä sisältää rekisterissä mainitut tiedot asukkaista ja huoneistoista. Järjestelmään pääsee vain henkilöt, jotka tarvitsevat tietoa työtehtävien hoitoon. Henkilöt kirjautuvat järjestelmään omilla, henkilökohtaisilla tunnuksillaan. Henkilöillä on vaitiolovelvollisuus.

Vuokrasopimuksiin liittyviä asukkaiden ja huoneistojen tietoja sisältäviä tiedostoja säilytetään myös verkkolevyllä, johon on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoa työtehtävien hoitoon.

Vuokrasopimukset liitteineen säilytetään lukitussa tilassa lukituissa paloturvakaapeissa tai tarkoitukseen varatuissa arkistotiloissa. Säilytysaika on voimassa olevan arkistolain mukainen.

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta verkossa.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.