Tietosuojaseloste: Talent Espoon markkinointirekisteri

Henkilötietoja käytetään Espoon kaupungin elinkeinoa ja työllisyyttä edistävien palveluiden kehittämiseen, tuottamiseen markkinointiin, uutiskirjeiden ja asiakastiedotteiden lähettämiseen sekä muihin näihin rinnastettaviin toimiin.

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 2.9.2021

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki
PL 1, 02070 ESPOON KAUPUNKI

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Harri Paananen, elinkeinojohtaja
harri.paananen@espoo.fi

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Melissa Arni-Hardén, erityissuunnittelija
melissa.arni-harden@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. 09 816 21 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käytetään Espoon kaupungin elinkeinoa ja työllisyyttä edistävien palveluiden kehittämiseen, tuottamiseen markkinointiin, uutiskirjeiden ja asiakastiedotteiden lähettämiseen sekä muihin näihin rinnastettaviin toimiin. Henkilötietoja käytetään myös verkostoitumistapahtumien, ml. virtuaalitapahtumien tuottamiseen.

Edellä mainittu tietojen käyttö liittyy myös Espoon kaupungin rooliin kansallisen Talent Boost -toimenpideohjelman kehittämisessä ja toteuttamisessa. Lisätietoja Talent Boost -ohjelmasta työ- ja elinkeinoministeriön sivuilla.(ulkoinen linkki)

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaiset käsittelyperusteet.

Yksityishenkilöiden osalta rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1 a-kohta.

Yritysten ja työnantajien osalta rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun. Tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1 e-kohta.

7. Mitä tietoja käsitellään?

Yksityishenkilön yksilöinti- ja yhteystiedot

  • nimi, puhelinnumerot, kotikunta, sähköposti ja muut tarpeelliset yhteystiedot, ml. linkkejä sosiaalisen median tileihin
  • henkilön perhetietoja (esimerkiksi huoltaja, huollettava, alle 18-vuotiaiden lasten lukumäärä ja iät, asumistiedot, talouden koko, puolison työllisyystilanne), joita käytetään mm. perhesyistä Suomeen muuttaneille henkilöille tarjottavien palveluiden kohdentamiseen
  • palvelun tarve
  • asiakkaan itse tuottama tai tarjoama tieto
  • suostumuksia ja muita valintoja
  • koulutukseen, työhistoriaan ja ammattiin liittyviä tietoja
  • kielitaitoon liittyviä tietoja
  • tiedot työtarjouksista ja esittelyistä työnantajille
  • lokitiedot uutiskirjeen avaamisista
  • lokitiedot kolmansien osapuolien kanssa järjestettävistä tapahtumista, esimerkiksi tapahtumien yhteyteen sovittujen tapaamisten osapuolet, virtuaalitapahtumien eri ohjelmaosuuksien osallistumis- ja julkisesti käydyt chat-tiedot.

Yritysten ja työnantajien yhteyshenkilöiden yksilöinti- ja yhteystiedot

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän asiakas- ja yhteistyökumppaniyritysten yhteyshenkilöt, viran puolesta yhteistyökumppaniksi, potentiaaliseksi asiakkaaksi ja/tai markkinoinnin piiriin lukeutuvat, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt sekä rekisterinpitäjän järjestämiin tapahtumiin osallistuneet tai markkinointiluvan antaneet.

Rekisteri voi sisältää rekisteröidyistä muun muassa seuraavia tietoja:

  • nimi
  • organisaatio (ja osasto) sekä asema
  • organisaation osoitetiedot
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • organisaatiossa olevat avoimet työpaikat
  • rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen
  • henkilön itse luovuttamat muut tiedot
  • mahdolliset postituskiellot (sähköposti ja posti)
  • edellä olevien tietojen muutostiedot
  • lokitiedot uutiskirjeiden avauksista
  • lokitiedot kolmansien osapuolien kanssa järjestettävistä tapahtumista, esimerkiksi tapahtumien yhteyteen sovittujen tapaamisten osapuolet, virtuaalitapahtumien eri ohjelmaosuuksien osallistumis- ja julkisesti käydyt chat-tiedot.

Neuvontaa ja palvelua koskevat tiedot

  • ajanvaraus- ja käyntitiedot
  • palvelun järjestämiseen liittyvät tiedot
  • asiakastyöhön liittyvät muistiinpanot ja asiakaskontaktit sekä yhteydenotot
  •  asiakaskohtaiset suunnitelmat

Muita rekisteriin muodostuvia tietoja

  • palvelun tilastotapahtumat

Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät

  • EkaCRM (Elinkeino- ja kaupunkikehitysyksikön asiakkuuden hallinnan järjestelmä)
  • Espoon kaupungin suojattu/käyttöoikeuksin rajoitettu verkkolevy

8. Mistä tiedot saadaan?

Markkinointirekisterin tiedot saadaan tai kerätään rekisteröidyltä itseltään, Espoon kaupungin verkkosivuilta (yhteydenottolomakkeet, materiaalilataukset, uutiskirjeen tilauslomakkeet), Espoon kaupungin sekä kolmansien osapuolien järjestämien tapahtumien ilmoittautumisten kautta. Yritysten ja työnantajien yhteyshenkilöiden henkilötietoja saadaan myös yleisesti saatavilla olevista internet-lähteistä ja mahdollisista muista julkisista lähteistä. Yritysten ja työnantajien yhteyshenkilöiden henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Tietoja luovutetaan yhteistyökumppaneille, jotka ovat osallisina rekisteröidylle tarjottavan palvelun suunnittelussa ja/tai toteuttamisessa.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Rekisterinpitäjän tarjoamat palvelut hyödyntävät kolmannen osapuolen pilvipalveluita, joita säätelevät Yhdysvaltain lait. Nämä lait voivat erityistapauksissa pakottaa pilvipalvelun toimittajan luovuttamaan tietoja Yhdysvaltain viranomaisille.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan 10 vuoden määräaikaa.

12. Miten tietoja suojataan?

Manuaalinen aineisto: Toimintayksiköissä asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. Arkistoidut asiakirjat siirretään toimialan päätearkiston kautta kaupunginarkistoon. Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot: Rekisterin järjestelmiin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain niihin oikeutettu työntekijä. Tietojen käyttö perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmät vaativat salasanan vaihdettavaksi määräajoin. Järjestelmän palvelin, työasemat ja tulostimet säilytetään lukituissa tiloissa.

Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmät vaativat salasanan vaihdettavaksi määräajoin. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Henkilötietojen käsittelyä seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla, mikäli lokitiedot on mahdollista saada tietojärjestelmästä. Jokainen käyttäjä hyväksyy Espoon kaupungin tietoturvasitoumuksen, joka sisältää tietojen käyttö- ja salassapitositoumuksen. Henkilöstö perehdytetään tietosuojaan ja henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Jos tiedonkeruu perustuu suostumukseen, asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen ja vaatia tietojensa poistamista. Suostumuksen voi peruuttaa lähettämällä sähköpostia rekisterin yhteyshenkilölle.

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta.

Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).