Tietosuojaseloste avustushakemusten käsittely ja arkistointi nuorisopalveluissa

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 18.9.2023

Espoon kaupunki

Alueellisten nuorisopalvelujen päällikkö

Suunnittelija

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on avustushakemusten käsittely ja arkistointi nuorisopalveluissa.

- nuorisopalvelut: kohdeavustus, yleisavustus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

Yhteisöön tai muuhun toimijaan liittyvän henkilön tiedot:

- nimi

- henkilötunnus

- osoite

- puhelin

- sähköposti

Yhteisöistä tallennetaan:

· yhteisön nimi

· y-tunnus

· osoite

· puhelinnumero

· sähköposti

· kotikunta

- pankkiyhteystiedot

- yhteisön mahdollinen kotisivu, url-osoite

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot eivät ole lain mukaan salassa pidettäviä

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan hakemuksesta vahvan tunnistautumisen kautta.

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja voidaan luovuttaa vain lainsäädännön edellytysten täyttyessä.

Espoon avustusjärjestelmän palveluntuottaja on Espoon kaupunki, toimittaja Reaktor ja alikäsittelijä Amazon EU.

Kaupunki rekisterinpitäjänä käyttää toiminnassaan henkilötietojen käsittelijöitä (palveluntuottajat). Käsittelijät voivat siirtää rekisterin tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle vain, jos siirto täyttää sille lainsäädännössä asetetut vaatimukset ja jos siirrosta sekä asianmukaisista suojakeinoista on sovittu rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisessä sopimuksessa tietosuojalainsäädännössä edellytetyllä tavalla.

Tiedot poistetaan 10 vuoden arkistointivelvoitteen päättymisen jälkeen.

Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 f-kohta). Tietojen käsittelyä sääntelee mm. tietojen käyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus, täsmällisyysvaatimus. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, mikä jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyä.

Sähköinen aineisto Tallennetaan avustushakemusjärjestelmään. Avustusten hakijat kirjautuvat järjestelmään käyttäen vahvaa tunnistautumista suomi.fi:n kautta. Asiakkaille ei luoda erillisiä käyttäjätunnuksia. Sähköinen avustushakemusrekisteri on suojattuna ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Järjestelmän käyttöoikeus on rajattu Espoon sisäisillä käyttöoikeusvaltuuksilla avustuksia käsitteleville virkailijoille.

Manuaalinen aineisto Asiakkaiden täyttämät paperiset hakemuslomakkeet säilytetään lukitussa kaapissa lähiarkistossa kaksi vuotta. Pääsy kaappiin on vain valtuutetuilla viran- tai toimenhaltijoilla (hakemuksia käsittelevillä henkilöillä). Sen jälkeen lomakkeet siirretään kaupungin asiakirjahallintoon ja siellä paperiset lomakkeet tuhotaan tietosuojaroskien mukana arkistointiajan päättymisen jälkeen.

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).