Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, Erityisryhmien uima- ja kuntosalirannekkeiden henkilörekisteri

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 24.5.2022

Espoon kaupunki

Liikuntajohtaja

Liikuntapäällikkö, liikunnan ohjaustoiminta

PL 34, 02070 ESPOON KAUPUNKI

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on erityisryhmien uima- ja kuntosalirannekkeiden tarjoaminen niihin oikeutetuille. Erityisryhmien uima- ja kuntosalirannekkeita voidaan myöntää lääketieteellisin perustein. Rannekkeen myöntämispäätös toimitetaan asiakkaalle kirjallisena postitse.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Liikuntalain 5 §:n mukaan yleisten edellytysten luominen liikunnalle paikallistasolla on kuntien tehtävä.

Erityiset henkilötietoryhmät: Tietosuojalain 6 §:n mukaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tietojen käsittelyyn, josta säädetään laissa tai joka johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä. 

Asiakkaan tiedot:

• nimi

• henkilötunnus

• osoite

• puhelin

Lääketieteellinen peruste, esim. lääkärintodistus

Päätökset

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Asiakirjat ovat salassa pidettäviä.

SALASSAPIDON PERUSTEET:

Julkisuuslaki 24.1 § 25 kohta

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan hakemuksesta häneltä itseltään tai hänen huoltajaltaan. Tietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta erityisryhmien ranneketta ei voida myöntää ilman tietoja.

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja voidaan luovuttaa vain lainsäädännön edellytysten täyttyessä.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmaa/tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

Ranneketta hakeneista tehtävät päätökset arkistoidaan manuaalisesti tulosyksikössä, vuosittain aakkosjärjestyksessä. Arkaluonteiset tiedot poistettaan rekisteristä välittömästi sen jälkeen, kun käsittelylle ei ole perustetta. Perustetta ja käsittelyn tarvetta arvioidaan vähintään viiden vuoden välein. Hakemusten ja päätösten säilytysaika on viisi vuotta.

Asiakkaiden täyttämät paperiset hakemuslomakkeet ja siihen liittyvät lääkärintodistukset käsitellään saapumisjärjestyksessä käsittelyajan, joka on noin 2-3 viikkoa. Päätöshetkellä lääkärintodistukset tuhotaan. Alkuperäinen hakemus säilytetään mapeissa, jotka ovat aikajärjestyksessä vuosittain lukitussa kaapissa. Päätös dokumentoidaan sähköiseen salasanalla suojattuun ulkoiseen tallennusvälineeseen, josta paperinen kopio lähetetään asiakkaalle. Ulkoinen tallennusväline säilytetään samassa kaapissa. Pääsy kaappiin on vain rekisterin vastuuhenkilöllä tai hänen valtuuttamallaan viran- tai toimenhaltijalla. Säilytysajan jälkeen paperiset lomakkeet ja sähköinen aineisto tallennusvälineestä tuhotaan tietoturvallisesti. 

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).