Tietosuojaseloste Espoon kaupunki Lainaa kirjastolainen -opastusten tilausrekisteri

Rekisteriä käytetään Espoon kaupunginkirjaston asiakkaiden henkilökohtaisten tietotekniikka- yms. opastusten tilaamisen mahdollistamiseen sähköpostitse, ja opastustilausten jakeluun kirjastoittain sähköpostitse.

Julkaistu: 11.2.2022

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

etunimi.sukunimi@espoo.fi

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Kirjastopalvelupäällikkö Oili Sivula

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Asiakaspalvelupäällikkö Anssi Sajama

PL 36, 02070 ESPOON KAUPUNKI

p. 09 816 21 (vaihde)

4. Tietosuojavastaava

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Rekisteriä käytetään Espoon kaupunginkirjaston asiakkaiden henkilökohtaisten tietotekniikka- yms. opastusten tilaamisen mahdollistamiseen sähköpostitse, ja opastustilausten jakeluun kirjastoittain sähköpostitse. Tilauksista ei kerätä pysyvää asiakasrekisteriä, vaan varaustiedot poistuvat rekisteristä sitä mukaa, kun opastusvaraus asiakkaan ja sopivan opastajan välillä on saatu sovittua tai viimeistään 3 kk:n sisällä tästä.

Henkilötietoja ei käytetä tilastointiin tai vastausten analysointiin. Espoon kaupunginkirjasto voi tilastoida koulutustapahtumia ilman henkilötietoja.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi sekä lain yleisistä kirjastoista 6 §.

7. Mitä tietoja käsitellään?

Web-lomakkeessa vaaditaan henkilön nimi ja puhelinnumero jatkoyhteydenottoa varten. Vapaaehtoisesti voi myös lisätä oman sähköpostiosoitteen helpottamaan yhteydenottoa.

Toivotun opastuksen osalta tarvitaan myös tiedot kirjastosta, jonne opastusta toivotaan, opastuksen toivotusta ajankohdasta sekä tarkempi osittain vapaa kuvaus asiakkaan opastustarpeesta.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot eivät pääosin ole lain mukaan salassa pidettäviä. Salassapitoa sääntelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Lain 24 §:n mukaan esimerkiksi salassa pidettäviä ovat asiakirjat, jotka sisältävät mm. tiedon henkilön ilmoittamasta salaisesta puhelinnumerosta.

8. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään. Nimi ja puhelinnumero sekä opastustyyppi ovat weblomakkeessa pakollisia täytettäviä kenttiä. 

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Lomakkeessa valitun opastustyypin mukaan sähköpostiautomaatio lähettää kunkin opastustilauksen ko. kirjaston opastusringin sähköpostiin. 

Web-lomakkeen tekninen tuottaja on Webropol Oy. Sähköpostipalvelun tekninen tuottaja on Microsoft.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Lomakkeen tekninen palveluntuottaja Webropol Oy ei siirrä palvelun sisältämiä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Microsoftin tuottaman sähköpostipalvelun sähköpostien tallennuspaikka on EU:n alueella. Microsoft operoi ja kehittää Office 365 -palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle, jos esim. ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista Eurooppalaiseen konesaliin esim. vikatilanteen selvittämiseksi. Näissä olosuhteissa sovelletaan EU-mallilausekkeita.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja ei ole tarvetta säilyttää pidempään kuin, että tilattu opastus saadaan sovittua opastajan ja opastettavan välillä. Käytännössä rekisteriin kertyneet vanhat opastustilaukset poistetaan rekisteristä viimeistään kolmen kuukauden välein.

12. Miten tietoja suojataan?

Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä, esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen.

A. Sähköinen aineisto

Lomakkeen ylläpitäjien käyttöoikeudet myönnetään kirjastossa tehtäväkohtaisesti ja niihin liittyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitosopimuksen hyväksyminen.

B. Manuaalinen aineisto

Ei tallenneta.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1. Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5. Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki)