Tietosuojaseloste Espoon kaupunki Kulttuurilautakunnan uutiskirjeen henkilörekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena kulttuurilautakunnan uutiskirjeiden postittaminen.
Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 21.9.2021
1. Rekisterinpitäjä
Espoon kaupunki.
2. Rekisterin vastuuhenkilö
Susanna Tommila, kulttuurijohtaja
3. Rekisterin yhteyshenkilö
Kulttuurin tulosyksikön markkinointi- ja viestintäpäällikkö.
4. Tietosuojavastaava
Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi
5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kulttuurilautakunnan uutiskirjeiden postittaminen.
6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
7. Mitä tietoja käsitellään?
Yhteystiedot tarvittavilta osin (nimi, sähköpostiosoite) sekä tarvittavat taustatiedot (ammattinimike, organisaatio).
TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:
Tiedot eivät ole lähtökohtaisesti salassa pidettäviä.
8. Mistä tiedot saadaan?
Tiedot saadaan henkilön suostumuksella suoraan rekisteröidyltä esimerkiksi kyselylomakkeen kautta.
9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?
Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta Espoon kaupungin ulkopuolelle. Tietoja voitaisiin luovuttaa vain, mikäli lainsäädäntö, esimerkiksi julkisuuslaki, velvoittaisi luovuttamaan tiedot.
Tietoja säilytetään Koodiviidakko Oy:n LianaMailer-uutiskirjejärjestelmässä.
10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?
Kaikki Lianamailer-palvelun sisältämä tieto on tallennettu EU:n sisällä, eikä sitä luovuteta tai käsitellä EU:n ulkopuolella.
11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Tiedotteita ja uutiskirjeitä koskevia henkilörekisterin tietoja säilytetään toistaiseksi, kehittämistehtävän voimassaolon ajan. Tiedot voidaan poistaa rekisteröidyn pyynnöstä. Kyselyjä ja tapahtumailmoittautumisia varten kerättäviä tietoja säilytetään tarkoitukseen perustuvan säilytysajan: esimerkiksi ilmoittautumisissa järjestämiseen ja jälkitoimiin tarvittava aika, enintään 6 kk tapahtuman jälkeen.
12. Miten tietoja suojataan?
Rekisteri säilytetään sähköisesti ja tietoturvallisesti suojattuna ulkopuolisilta. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käyttää ja ylläpitää rekisterin tietoja.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet
13.1. Miten voin tarkastaa tietoni?
Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.
13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?
Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.
13.3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista
Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.
13.4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?
Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.
13.5. Valituksen tekeminen
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).