Esikunnan toimintaohje 1.5.2022 lukien

1 § Toiminta-ajatus: Esikunta tukee ja edistää toimialan strategista johtamista, päätöksentekoa, viestintää, hyvää hallintoa ja yhtenäisyyttä sekä toimialalla tuotettujen palvelujen johtamista, suunnittelua ja toteutusta keskitettyjen asiantuntijapalveluiden sekä yhteisten ohjeiden ja prosessien avulla.

2 § Organisaatio ja johtaminen

Esikuntaa johtaa perusturvajohtaja.

Perusturvajohtajan alaisuudessa on toimialan esikunta, joka jakautuu seuraaviin
alueisiin:

1. Talous ja hallinto, jota johtaa talous- ja hallintojohtaja ja
2. Kehittäminen, jota johtaa kehittämisjohtaja.

Talouden- ja hallinnon ja kehittämisen johtajan tehtävänä on vastata esikunnan:

1. toiminnasta, taloudesta, henkilöstövoimavarasta, hankinnoista sekä asiakkuuksien ja kumppanuuksien hallinnasta asetettujen tavoitteiden mukaisesti,
2. palvelualueiden tavoitteiden asettamisesta ja niiden toteutumisen valvonnasta,
3. toiminnan ohjauksesta, seurannasta ja kehittämisestä,
4. tiedonhallinnasta, sopimusten hallinnasta, sisäisestä valvonnasta, riskienhallinnasta ja tietosuojasta,
5. prosessien kaupunkitasoisesta yhteentoimivuudesta ja kaupungin yhteisten toimintamallien noudattamisesta,
6. sisäisestä ja ulkoisesta yhteistyöstä ja viestinnästä.

Perusturvajohtajan alaisuudessa toimialan esikunnassa voi lisäksi olla muuta henkilöstöä, jonka tehtävistä perusturvajohtaja päättää erikseen tehtävillä virka- tai työmääräyksillä.

Perusturvajohtajan alaisuudessa toimii viestintäpäällikkö, joka vastaa toimialan viestinnästä.

Talouden- ja hallinnon alue jakautuu seuraaviin palvelualueisiin
1. Laki- ja asiakkuusyksikkö, jota johtaa hallintopäällikkö,
2. Talousyksikkö, jota johtaa talouspäällikkö,
3. Henkilöstöyksikkö, jota johtaa henkilöstöpäällikkö ja
4. Asiakasmaksut- ja korvaukset -yksikkö, jota johtaa palvelupäällikkö

5. Tiedolla johtamisen yksikkö, jota johtaa tiedolla johtamisen päällikkö

Kehittämisen alue jakautuu seuraaviin palvelualueisiin:
1. Digikehitysyksikkö, jota johtaa kehityspäällikkö,
2. Palvelukehitysyksikkö, jota johtaa laatupäällikkö.

Palvelualueen esimiehen tehtävänä on vastata
1. palvelualueen toiminnasta, taloudesta, henkilöstövoimavarasta, hankinnoista sekä asiakkuuksien ja kumppanuuksien hallinnasta asetettujen tavoitteiden mukaisesti,
2. alaisensa toiminnan tavoitteiden asettamisesta ja niiden toteutumisen valvonnasta,
3. palvelualueen toiminnan ohjauksesta, seurannasta ja kehittämisestä,
4. palvelualueen työn tehokkaasta organisoinnista ja toimivasta työn johtamisesta,
5. palvelualueen prosessien yhteentoimivuudesta toimialalla ja kaupunkitasoisesti sekä kaupungin yhteisten toimintamallien noudattamisesta,
6. palvelualueen sisäisestä ja ulkoisesta yhteistyöstä ja viestinnästä.

3 § Esikunnan ja sen palvelualueiden tehtävät

Talous- ja hallinto

Laki- ja asiakkuusyksikön tehtävänä on vastata:

1. toimialan juridisesta tuesta ja sen organisoinnista,
2. hyvinvoinnin ja terveyden lautakunnan ja yksilöasioiden jaoston toiminnan koordinoinnista,
3. johdon assistenttipalveluista
4. päätöksenteon valmistelun laadusta ja ohjeistuksesta, sekä osaltaan valmistelusta kaupungin yhteisen päätöksentekoprosessin mukaisesti,
5. sosiaali- ja potilasasiamiestehtävistä,
6. vammaisasiamiestehtävistä,
7. toimialan asiakirjahallinnon koordinoinnista ja kehittämisestä,
8. hyvinvoinnin ja terveyden toimialan asiakkaille tarkoitettujen asuntojen edelleenvuokrauksesta hyvinvoinnin ja terveyden toimialan asiakkaille, sekä vuokranantajalle kuuluvista tehtävistä huolehtimisesta.

Talousyksikön tehtävänä on:

1. tukea toimialan johtoa strategian toimeenpanossa sekä toiminnan ja talouden ohjauksessa,
2. vastata kaupunkitasoisten taloutta koskevien linjausten toimeenpanon ohjauksesta toimialalla ja osallistua kaupunkitasoisen taloustoiminnon kehittämiseen,
3. vastata toimialan controller-toiminnasta, tuottaa toiminnan ja talouden johtamisessa ja päätöksenteossa tarvittavaa tietoa sekä kehittää toiminnan ja talouden raportointia ja laskentamenetelmiä,
4. huolehtia toimialan tilinpäätöstietojen valmistelusta,
5. vastata toimialan taloushallinnon tehtävistä annettujen ohjeiden ja prosessien mukaisesti,
6. vastata konsernihallinnon linjausten mukaisesti talouden riskienhallinnasta,
7. vastata konsernihallinnon linjausten mukaisesti konserniohjauksesta.

Henkilöstöyksikön tehtävänä on:

1. vastata toimialan henkilöstötoiminnoista,
2. vastata toimialan palvelutoiminnan ja henkilöstötyön yhteensovittamisen tukemisesta,
3. vastata johdon ja esimiesten tukemisesta henkilöstöjohtamisen, palvelussuhde-, työsuojelu- ja henkilöstösuunnitteluasioissa
4. ohjata kaupunkitasoisten henkilöstövoimavaraa koskevien linjausten toimeenpanoa toimialalla ja osallistua kaupunkitasoisen henkilöstötoiminnan kehittämiseen,
5. toimia tehtäväalueensa asiantuntijana tuottamalla tarvittavaa tietoa henkilöstöjohtamisesta ja toimimalla asiantuntijana toimialan kehittämishankkeissa,
6. osallistua toimialaa koskevaan neuvottelutoimintaan.

Asiakasmaksut- ja korvaukset -yksikön tehtävänä on vastata:

1. sosiaali- ja terveyspalvelujen asiakasmaksuja koskevien linjausten ja päätösten valmistelusta ja seurannasta,
2. valtionosuuksien ja -avustusten, valtiolta saatavien korvausten sekä muun ulkopuolisen rahoituksen hakemisesta yhteistyössä tulosyksiköiden kanssa,
3. toimialan asiakasmaksupäätöksistä siltä osin kuin tehtävää ei ole osoitettu toimialan tulosyksiköille, vuokravakuuteen liittyvistä tehtävistä sekä lastensuojelun perintään liittyvistä tehtävistä.

Tiedolla johtamisen yksikön tehtävänä on

  1. varmistaa, että johdon ja esimiesten päätöksenteon tukena on ajantasaista ja luotettavaa tietoa sekä kehittää toiminnan raportointia
  2. tuottaa ja koordinoida tietoa virallisiin tiedonkeruisiin
  3. vastata asiakas- ja potilastietojärjestelmien tietokanta-aineistojen tietoturvallisesta ja tietosuojatusta luovuttamisesta kehittämis- ja tutkimuskäyttöön
  4. toimia osaltaan sosiaali- ja terveystiedon toissijaisen käytön tiedontuottamisen asiantuntijana ja antaa tähän liittyvää neuvontaa ja ohjausta.

Kehittäminen

Digikehitysyksikön tehtävänä on vastata:
1. toimialan kehittämiskokonaisuuden koordinoinnista projektisalkun ja Espoon projektityömenetelmien avulla,
2. ICT-järjestelmien kehittämisen ja hyödyntämisen tuesta sekä erikseen sovittujen isompien projektien projektipäällikkönä tai omistajana toimimisesta,
3. hyvinvoinnin ja terveyden toimialan tietojärjestelmien käytön tuesta ja opastuksesta sekä yhteistyössä tietohallinnon kanssa järjestelmien ylläpidosta,
4. tietoturvallisen toiminnan tukemisesta ja ohjaamisesta,
5. ohjauksesta ja neuvonnasta toimialan tietosuojakysymyksissä.

Palvelukehitysyksikön tehtävänä on vastata:
1. strategiatyön tuesta, kuten tavoitteiden asettamisen ja seurannan tuesta sekä toimeenpanon tukemisesta,
2. laadun sekä asiakas- ja potilasturvallisuuden kehittämisen tuesta,
3. hyvinvoinnin ja terveyden edistämiseen liittyvän toiminnan ja raportoinnin koordinoinnista yhdessä kaupungin muiden toimialojen kanssa,
4. ruotsinkielisten palveluiden kehittämisestä ja koordinoinnista,
5. asiakaskokemuksen kehittämisestä ja koordinoinnista,
6. järjestöavustusten valmistelusta, sekä
7. palveluverkoston kehittämisen, tila- ja hankesuunnittelun sekä maankäytön suunnittelun koordinoinnista toimialalla

Viestintä

Viestinnän tehtävänä on vastata:

1. tukea strategian toteutumista ja toimialan johtamista viestinnän keinoin,
2. vastata toimialan viestinnän linjauksista, suunnittelusta, kehittämisestä ja toimialatasoisen viestinnän toteuttamisesta kaupungin viestinnällisten linjausten mukaisesti ja osallistua kaupunkitasoisen viestinnän kehittämiseen,
3. vastata toimialan työyhteisöviestinnän kehittämisestä,
4. tukea ja tehdä tunnetuksi toimialan palvelutoimintaa ja kehittämistyötä viestinnän keinoin,
5. konsultoida toimialan johtoa ja tulosyksiköitä viestinnän kysymyksissä,
6. vahvistaa toimialan yhteisö- ja työnantajakuvaa viestinnän keinoin.

4 § Esittely hyvinvoinnin ja terveyden lautakunnan yksilöasioiden jaostossa

Hyvinvoinnin ja terveyden lautakunnan  yksilöasioiden jaostossa asiat esittelee esikunnan yksilöasioiden jaostovalmistelusta vastaava palvelupäällikkö tai perusturvajohtajan määräämä muu viranhaltija.

5 § Ratkaisuvalta henkilöstöasioissa

Kotimaan virka- ja työmatkoista päättää hallinnollinen esimies. Ulkomaan virka- ja työmatkoista päättää toimialajohtaja.

1. Henkilöstön ottaminen ja päätöksenteko henkilöstöasioissa:
Perusturvajohtaja ottaa yksiköiden päälliköt ja viestintäpäällikön. Talous- ja hallintojohtaja ja kehittämisjohtaja ottavat alaisensa muun henkilöstön ja päättävät virka- ja työvapaan myöntämisestä ja vuosilomista jäljempänä mainituin poikkeuksin.

2. Määräaikaiseen palvelussuhteeseen ottaminen, sekä virka- ja työvapaista, vuosilomasta ja sairauslomasta päättäminen. Yksiköiden päälliköt päättävät alaisensa henkilöstön osalta.

Lähiesimiehen ratkaisuvalta eräissä asioissa
Talous- ja hallintojohtajan tai kehittämisjohtajan lähiesimieheksi nimeämä henkilö päättää alaisensa henkilöstön osalta sairauslomista, vuosilomista ja tilapäisistä hoitovapaista.

Pääluottamusmiehet
Talous- ja hallintojohtaja päättää pääluottamusmiesten virka- ja työvapaista, kotimaan virka- ja työmatkoista sekä vuosilomasta ja maksulliseen koulutukseen osallistumisesta.

Työsuojeluvaltuutetut
Henkilöstöpäällikkö päättää työsuojeluvaltuutettujen virka- ja työvapaista, kotimaan virka- ja työmatkoista ja maksulliseen koulutukseen osallistumisesta.

6 § Ratkaisuvalta hankinta-asioissa

Talous- ja hallintojohtaja ja kehittämisjohtaja päättää osa-alueensa tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan arvonlisäveroton arvo alittaa 300 000 euroa.

Tilauspäätösoikeus on viranhaltijalla, jolla on hankintavaltuus. Lisäksi tilauspäätösoikeus on toimialajohtajan menojen hyväksyjiksi määräämillä määrärahojen rajoissa.

7 § Muu ratkaisuvalta

Asiakasmaksut- ja korvaukset -yksikön erityissuunnittelija päättää viran- ja toimenhaltijoiden aiheuttamista vahingoista suoritettavista vahingonkorvauksista 2000 euroon saakka.

Kehittämisjohtaja päättää tutkimuslupien ja sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä annetun lain mukaisten tietolupien myöntämisestä toimialalla.

Laki- ja asiakkuusyksikön asuntopalvelujen palvelupäällikkö päättää sosiaalihuollon asiakkaille välivuokrattavien asuntojen asukasvalinnoista, ellei näitä koskeva päätöksenteko sisälly sosiaalihuoltolain mukaiseen asumispalvelupäätökseen. 

8 § Esikunnan asiakirjojen allekirjoittaminen

Talous- ja hallintojohtaja allekirjoittaa osa-alueensa asiakirjat.

Kehittämisjohtaja allekirjoittaa osa-alueensa asiakirjat.

Laki- ja asiakkuusyksikön asuntopalvelujen palvelupäällikkö allekirjoittaa sosiaalihuollon asiakkaille välivuokrattavien asuntojen vuokrasopimukset.