Tapahtumien yhteisöllinen Espoo -ohjelma
Tapahtumien yhteisöllinen Espoo -ohjelma on yksi neljästä Espoon poikkihallinnollisesta kehitysohjelmasta valtuustokaudella 2021–25. Poikkihallinnolliset kehitysohjelmat ovat yhteistyöalustoja, joissa kehitämme kokeillen ja pilotoiden innovatiivisia ratkaisuja Espoo-tarinan mukaisesti yhdessä kumppanien kanssa.
Valtuuston asettamien tavoitteiden mukaan Tapahtumien yhteisöllinen Espoo -ohjelma:
- kehittää toimintamuotoja ja kokeilee toimintaa, jotka vahvistavat Espoon veto- ja elinvoimaa ja yhteisöllisyyttä sekä edistävät mm. kulttuuri- ja liikunta-alan koronasta toipumista tapahtumilla
- edistää yhteisöllisyyttä, paikallisten aktiviteettien lisääntymistä eri puolilla Espoota sekä lisää ja monipuolistaa osallistavaa asukas- ja kumppanuustoimintaa
- luo mahdollisia esteitä poistaen ja edellytyksiä lisäten perustaa monipuolisille paikallistapahtumille Espoossa sekä suurtapahtumat mahdollistavalle tapahtumakaupunki Espoo -toimintamallille
- ideoi monipuolisena yhteistyönä muodot ja tapahtumat, joilla juhlistetaan Espoo 50 vuotta kaupunkina -vuotta.
Ohjausryhmässä on jäseninä sekä poliittisia luottamushenkilöitä että viranhaltijoita. Katso luottamushenkilöiden yhteystiedot.
Puheenjohtajat
Ohjausryhmän puheenjohtaja: Joel Vanhanen (kok.)
varajäsen Hanna Konttas (kok.)
Varapuheenjohtaja: Habiba Ali (sd.)
varajäsen Teo Rautanen (sd.)
Jäsenet
Ville Tulkki (vihr.)
varajäsen Naina Rajani (vihr.)
Pia Polviander
varajäsen Perttu Ahonen (ps.)
Kaarina Järvenpää (kd.)
varajäsen Adwoa Brewu (kd.)
Viranhaltijat
Mervi Heinaro, elinvoimajohtaja, ohjelman omistaja
varajäsen Susanna Tommila, kulttuurijohtaja
Harri Tanska, kaupunkitekniikan johtaja
varajäsen Esa Rauhala, katupäällikkö
Martti Merra, liikuntajohtaja
varajäsen Nina Grönmark, yhteyspäällikkö
Nina Taipale, alueellisten nuorisopalvelujen päällikkö
varajäsen Katja Mäkelä, viestintäasiantuntija
Pysyvät asiantuntijat
Ohjelmapäällikkö: Lea Rintala, projektipäällikkö
Viestintävastaava: Susanna Kilappa, viestintäpäällikkö
Jussi Hietala, tapahtumakoordinaattori
Minna Kaarmila, tuotantopäällikkö
Kehitysohjelman tausta ja tarkoitus
Espoon voimavara on aktiivisissa asukkaissa, yhteisöissä, yrityksissä sekä laajoissa kumppaniverkostoissa. Tapahtumat tarjoavat alustan ihmisten välisille kohtaamisille, kokoontumisille ja vuorovaikutukselle. Tapahtumat luovat hyvinvointia ja yhteisöllisyyttä, tarjoavat elämyksiä sekä generoivat yrittäjyyttä, työtä ja tuloja.
Poikkihallinnollisella Tapahtumien yhteisöllinen Espoo -kehitysohjelmalla edistetään asukkaiden, yritysten ja yhteisöjen osallisuutta sekä aktiivisuutta tapahtumatyön keinoin. Ohjelma toteuttaa Espoo-tarinan tavoitteita ideoimalla ja toteuttamalla muiden kehittämisohjelmien ja kumppanien kanssa tavoitteissa määriteltyjä tapahtumia ja niitä tukevia toimia.
Yhteisöä ja yhteistyötä tukeva toimintamalli edistää kulttuuri- ja liikunta-alan koronaelpymistä, sekä alan yrittäjyyden ja tapahtumamäärien kasvua Espoossa. Kokoamalla palvelut ja informaatio yhteen syntyy asukas- ja asiakaslähtöinen, yhtenäisenä kokonaisuutena toimiva, kestävä ja elinvoimainen tapahtumakaupunki Espoo.
Pitkän tähtäimen tavoite
Espoo on kansainvälinen, luonnonläheinen sekä veto- ja pitovoimainen tapahtumakaupunki, jota elävöittää aktiivinen kaupunkikulttuuri sekä yhteisöä vahvistavat, asukkaiden, kumppanien ja yritysten tuottamat tapahtumat.
Hyötytavoite 1: Edistetään asukas- ja asiakaslähtöisen Tapahtumakaupunki Espoo -palvelukokonaisuuden kehittymistä
Ohjelmakauden aikana rakennetaan poikkihallinnollisena yhteistyönä, kumppaneita kuullen, yhteiset prosessit asukaslähtöisten, paikallisten ja osallistavien tapahtumien sekä suurtapahtumien sujuvalle toteuttamiselle Espoossa.
Kootaan kaupungin ja eri viranomaisten tarjoama, tapahtumanjärjestämiseen tarvittava tieto digitaaliselle, saavutettavalle alustalle.
Kehitysohjelman kautta kevennetään määrätietoisesti byrokratiaa ja madalletaan kynnystä järjestää mm. pop up-, ruoka- sekä paikallistapahtumia Espoossa. Hyödynnetään kaupungissa aiemmin tehty, asiakokonaisuuteen liittyvä työ.
Hyötytavoite 2: Espoo 50 vuotta kaupunkina -vuosi toteutetaan verkostoissa ja monipuolisina kumppanuuksina
Toteutetaan koko vuoden 2022 kattava Espoo 50 vuotta kaupunkina -ohjelmakokonaisuus yhdessä kumppanien kanssa, uusia toimintamuotoja kokeilemalla ja niistä oppimalla, sekä pilotoimalla tapahtumakaupunki Espoo -kokonaisuutta.
Tuetaan jo toimivaa, paikallisaktiviteetteja vahvistavaa yhteisöllisyyttä ja osallisuutta, sekä tarjotaan uusia työtilaisuuksia kulttuuri-, liikunta- ja tapahtuma-alan toimijoille.
Edistetään yhtenäisen tapahtumaviestinnän alustan rakentamista, mihin myös kaupungin ulkopuoliset toimijat voivat tuottaa tietoa tapahtumatarjonnastaan.
Toteutetaan osana Espoo 50 vuotta kaupunkina -vuotta kesäterassikokonaisuus Espooseen.
Hyötytavoite 3: Espoo on houkutteleva ja kilpailukykyinen kumppani kansallisille ja kansainvälisille suurtapahtumille
Selvitetään, valmistellaan ja kuvataan avoin ja läpinäkyvä tapahtumien järjestämisprosessi, sekä Espoo-tarinaan pohjautuva kriteeristö merkittävien kansallisten ja kansainvälisten tapahtumien toteuttamiseksi Espoossa. Keskitetty ja koordinoitu tapahtumatyö vahvistaa kaupungin elin- ja vetovoimaa sekä kasvattaa Espoon tapahtumatarjontaa pitkällä aikavälillä. Hyödynnetään tapahtumien tarjoama positiivinen julkisuuskuva kaupunkimarkkinoinnissa ja lisätään tietoa Espoosta palvelevana tapahtumakaupunkina.
Kehitysohjelma selvittää ja kokoaa suurtapahtumille soveltuvia alueita ja tiloja, sekä edistää kansainvälisen suurtapahtuman edellytykset täyttävän tapahtuman saamista Espooseen ohjelmakauden aikana.
Ladattavat tiedostot
Kevään 2023 kokousajat
- 15.2. klo 15–17
- 15.3. klo 15–17
- 12.4. klo 15–17
- 17.5. klo 15–17
Kokouskuulumisia
--
15.2.2023 / Helmikuun kokouksessa käytiin läpi ajankohtaisia kuulumisia:
- Ohjelman konkreettiset tulokset ja toiminta saivat kiitosta, kun puheenjohtaja ja ohjelmapäällikkö esittelivät tuloksia tarkastuslautakunnan kokouksessa 25.1.2023.
- Puheenjohtaja esittelee vuoden 2022 raportin valtuustossa 27.2.2023.
- Espoo 50 vuotta kaupunkina -loppuraportti valmistuu maaliskuussa.
Ohjelmapäällikkö esitteli ryhmän tunnistamat toimenpideaihiot vuosille 2023–2024. Keskustelussa painopisteistä ja niiden edistämiseen liittyvistä toimenpiteistä nostettiin muun muassa pitkäjänteisen kehittämisen tärkeys. Siihen halutaan nyt monipuolisen juhlavuoden jälkeen keskittyä. Myös tapahtumastrategian laatiminen nähtiin tarpeellisena. Ohjelmatyön yhtenä tavoitteena on yhteisöllisyyden vahvistaminen ja rooli ”kaikkien Espoon” luomisessa, jossa asukkaiden ja yhteisöjen osallistamisella on merkityksellinen rooli.
Lisäksi ryhmä kuuli kaupunkisuunnittelun asukasosallistamiseen kehitetyn Meidän Espoo 20X0 –tapahtumasarjan esittelyn ja kävi keskustelua osallisuudesta.
--
11.1.2023 / Tammikuun kokouksessa käsiteltiin vuoden 2023 toimintasuunnitelmaa, jonka valmistelu on käynnissä. Vuonna 2023 ohjelmalla on käytössään 200 000 euroa, josta on jo myönnetty Seikkailu-urheilutapahtuman markkinointiin 10 000 €, Espoo 50 -loppuraportin käännöksiin ja taittoon 4 000 €, luottamushenkilöiden palkkioihin ja kokouksiin noin 26 000 € ja ”Tapiola klubiin” 15 000 €. Jäljellä on noin 145 000 euroa.
Ohjelman pitkän tähtäimen tavoitteen toteuttamisen painopisteet ja tavoitteet vuosille 2023–2024 ovat 1) tapahtumatyön edellytysten jatkotyöstö ja kehittäminen, 2) aluetaloudellisten vaikutusten ja vaikuttavuuden selvitys ja tutkimus, 3) poikkihallinnollisten tapahtumaprosessien, aluesuunnittelun ja kaupunkinäkyvyyden valmistelu ja yhteistyöedellytysten parantaminen.
Ohjelmaryhmä kävi keskustelua toimintasuunnitelman kärjistä ja niiden edistämisestä. Keskustelussa nostettiin esiin muun muassa seuraavia asioita:
- Vammaisten nuorten toiminta. Selvitetään, onko tälle kohderyhmälle järjestetty tapahtumia, joista voisi oppia.
- Yhteisöllisyyden toteutumisen tärkeyttä korostettiin.
- Tapahtumien esteettömyyden tärkeys nostettiin esiin.
- Miten isoja tapahtumia pystyttäisiin hyödyntämään kaupunkimarkkinoinnissa?
- Yksittäisten tapahtumien sijaan tänä vuonna keskitytään vahvasti kehittämiseen.
Lisäksi ohjelmaryhmä päätti myöntää 10 000 € rap-kulttuuriin pohjautuvalle Olarin ääni -tapahtumalle, jota suunnitellaan elokuulle 2023.
--
14.12.2022 / Joulukuun kokouksessa ohjelmapäällikkö Lea Rintala esitteli ohjelman ensimmäisen toimintavuoden seurantaraportin. Ohjelma on vuonna 2022 edennyt suunnitelmien mukaisesti.
Raportti koostuu seuraavista osista: 1) Arvio kokonaistilanteesta 2) Tilanne hyötytavoitteittain 3) Poikkihallinnollisen yhteistyön ja kumppaniyhteistyön toteutuminen 4) Toimintaympäristö ja riskit 5) Toteutuneet kustannukset, rahoitus ja resurssit 6) Ohjelman toiminta vuonna 2023
Harri Hollo esitteli ohjelmaryhmälle Endurance Quest -osakilpailua ja sen järjestämistä. Ohjelmaryhmä päätti tukea Espoossa 10.–13.8.2023 järjestettävän Seikkailu-urheilutapahtuma Endurance Questin markkinointiyhteistyötä 10 000 eurolla. Kehitysohjelma hyödyntää tapahtumaa ja toteuttaa markkinointiyhteistyötä Espoon kaupunkinäkyvyyden ja tapahtumallisuuden kautta. Tuen edellytyksenä on, että järjestäjä esittää suunnitelman rahan käytöstä, yhteistyöstä tehdään erillinen sopimus.
Jaakko Blomberg Helsinki Urban Artsista esitteli ohjelmaryhmälle kansainvälinen kohtaamis- ja tapahtumaklubikonseptin. Yhteistyöprojektina Elinvoimaisen Espoon kanssa mahdollistetaan yhteisöjen kohtaamispaikkana toimivan klubin toimintaa ajalla 1.2.2023 – 31.1.2025. Ohjelma päätti tukea klubin toimintaa yhteensä 30 000 eurolla vuosina 2023–2025. Summa käytetään yhteisöllisten tapahtumien ja uusien tapahtumakokeilujen toteuttamiseen. Yhteistyöstä tehdään erillinen sopimus.
--
9.11.2022 / Marraskuun kokouksessa ohjelmaryhmälle esiteltiin Espoo 50 vuotta kaupunkina tunnettuustutkimuksen sekä Espoon Viinijuhlien kävijätutkimuksen tulokset.
Espoo 50 vuotta kaupunkina -tutkimuksella selvitettiin hyötytavoite 2:n (Espoo 50 vuotta kaupunkina -projekti tehdään yhdessä asukkaiden ja kumppanien kanssa) toteutumista.
Online-paneelina toteutettuun kyselyyn saatiin 648 vastausta. Opit:
- Yhden tunnuksen moninkertainen toisto toimii myös lyhyessä ajassa.
- Selkeä yhteinen viesti toimii: Espoo 50 vuotta kaupunkina.
- Resurssit eivät olleet parhaat mahdolliset ajan ja rahan puolesta.
- Suomen toiseksi suurimpaan kaupunkiin kohdistuu myös odotuksia.
- Vaikuttavuutta saadaan enemmän näin Suomen toiseksi suurimpaan kaupunkiin.
Espoon Viinijuhlia koskevaan tutkimukseen osallistui 959 tapahtumakävijää, joista espoolaisia oli 580. Kysymykset koskivat muun muassa tapahtumaan liittyvää rahankäyttöä ja matkustamista. Johtopäätöksinä todettiin:
- Tapahtumat edistävät kaupunkimarkkinointia.
- Uniikit tapahtuma-alueet osaltaan Espoon vahvuuksia tapahtumakaupunkina.
- Tapahtumissa käytettiin paljon rahaa tapahtuma-alueen sisällä. Mahdollisuus kasvattaa entisestään ulkopuolella.
- Kehitettävää: miten paikallistoimijoita saadaan mukaan, jotta palveluiden käyttö kohdistuisi niihin.
Lisäksi ohjelmaryhmä kuuli Kestävä Espoo -ohjelman esittelyn ja keskusteli ohjelmien välisistä yhteistyömahdollisuuksista.
--
12.10.2022 / Lokakuun kokouksessa käytiin läpi edellisen kokouksen työpajan yhteenveto:
Työpajassa pureuduttiin tavoitteisiin pohtimalla, mitä tapahtumakaupunki Espoo on vuonna 2025 saavuttanut viidestä eri näkökulmasta katsottuna. Työskentelyn pohjalta nousivat seuraavat nostot:
- Talous: Tapahtumilla on merkittävä taloudellinen vaikutus: espoolaisten työllistäminen, espoolaisten yritysten liikevaihdon kasvu, matkailun ja ravintoloiden asiakasvirran kasvu ja uusi nousu.
- Sosiaalinen ja yhteiskunnallinen: Työllisyyden edistäminen tapahtumien kautta: esim. ensimmäinen työpaikka ja työkokemus
- Markkinointi: Tapahtumat ovat Espoo-brändin työkalu. Espoossa on tunnistettuja, toistuvia tapahtumia, joita osataan odottaa.
- Ympäristö ja kestävä kehitys: Teema on huomioitu kumppanuussopimuksissa Espoo-tarinan mukaisesti. Tapahtuma-alueet on mietitty julkisen liikenteen kannalta. Hyödynnetään olemassa olevia alueita ja infraa.
- Infrastruktuuri: Linjataan keskeiset tapahtuma-alueet (Tapiola ja Leppävaara). Uusien alueiden suunnittelussa huomioidaan tapahtumien tarpeet. Myös käytön ja varautumisen maksajat mietitty. Alueiden määrittely, missä saa soittaa ja toteuttaa ”luvatta” + ohjeet siihen. Luvatta järjestäminen helpommaksi.
Lisäksi ohjelmaryhmä kuuli yhteenvetoina, että
- se on 30.9.2022 mennessä tukenut yhdeksää eri kohdetta yhteensä 100 500 €:lla, suurin osa rahoituksesta käytettiin esiintyjäpalkkioihin. Tapahtumissa oli yhteensä yli 92 000 osallistujaa.
- poikkihallinnollisen tapahtumaprosessin valmistelu etenee uuden olosuhteet ja luvat -ryhmän voimin, ja tapahtumanjärjestäjän ohjeistus -sivuston suunnittelu ja työstö on käynnistynyt.
--
14.9.2022 / Syyskuun kokouksessa kuultiin lyhyt yhteenveto Espoo juhlii! -viikosta.
- Tapahtumien määrä tapahtumakalenterissa parhaimmillaan yli 300
- Yksittäisiä järjestäjiä n. 1100, yhteisöjä ja yrityksiä n. 330
- Viikon osallistujamäärä 140 000 (mukaan luettuna edeltävän viikonlopun Tapiola Festivaali, varhaiskasvatuksen ja koulujen juhlalounas).
Ohjelmaryhmä oli tyytyväinen viikon ohjelmaan ja osallistujamääriin. Myös ohjelman hyötytavoitteisiin Espoo juhlii! -viikko vastasi kiitettävästi:
- Asukkaat vahvasti mukana osallistujina sekä toteuttamassa oman näköisiään tapahtumia.
- Yhteisöjen ja yritysten osallistuminen runsaslukuista, arkipäivien mahdollisuus maksullisen sisällön tarjoamiseen kiinnosti.
- Kaupungin omat sisällöt keskitetty hyvin Espoo juhlii! -viikolle.
- Osa sisällöistä ammattilaisten toteuttamia, eli viikko tuki koronan jälkeistä työllistämistä.
Muiden tapahtumien vaikuttavuusselvitykset käydään läpi lokakuun kokouksessa.
Kokousasioiden jälkeen ohjelmaryhmä siirtyi työpajaosuuteen, jossa kirkastettiin loppuvuoden sekä jäljellä olevan ohjelmakauden tavoitteita. Työpajan tulokset käydään läpi lokakuun kokouksessa.
--
10.8.2022 / Elokuun kokouksessa luotiin katsaus toteutuneisiin, meneillään oleviin ja tuleviin tapahtumiin sekä keskusteltiin syyskauden ohjelmatyöstä. Uusiin tapahtuma-avauksiin (mm. vappu, Haukilahden viinijuhla, Leppävaaran kesäterassi) oltiin tyytyväisiä. Ne ovat tavoittaneet hyvin yleisöä, palaute on ollut pääosin todella positiivista ja tapahtumista on saatu toivottua kokemusta. Tarkempiin vaikuttavuusselvityksiin palataan, kun ne valmistuvat.
Espoo Juhlii! -viikolle oli 10.8. mennessä ilmoitettu jo yli 200 tapahtumaa, eli 300 tapahtuman tavoite täyttynee. Ryhmä totesi tarjonnan (www.espoopaiva.fi(ulkoinen linkki)) olevan jo nyt upea.
Lisäksi ohjelmaryhmä päätti tukea Esport Hongan kanssa tehtävää tapahtumayhteistyötä ja kuuli hyvää keskustelua herättäneen esityksen ulkoisen hankerahoituksen mahdollisuuksista. Keskustelua hankerahoituksesta jatketaan syksymmällä pidettävässä työpajassa, jossa aloitetaan ohjelman ensi vuoden suunnittelu. Työpajan yhtenä aiheena on myös valtuustoaloite tapahtumasta vammaisille nuorille.
Voit seurata Tapahtumien yhteisöllinen Espoo -ohjelman etenemistä tältä verkkosivulta. Lyhyet kokouskuulumiset löytyvät otsikon Kokoukset alta.
Sosiaalisessa mediassa viestimme ohjelmasta aihetunnisteella eli hashtagillä
- suomi: #TapahtumaEspoo
- ruotsi: #EvenemangsEsbo
- englanti #EventEspoo.
Kannustamme verkostojamme käyttämään samaa aihetunnistetta kaikessa espoolaisiin tapahtumiin linkittyvässä viestinnässä, oli kyseessä sitten kaupungin tai jonkin muun tahon Espoossa järjestämä tapahtuma. Näin tuemme toistemme näkyvyyttä puolin ja toisin ja rakennamme viestinnällistä pohjaa yhteiselle tapahtumakaupungillemme.