Dataskyddsbeskrivining, Behandling av personuppgifter, Persondatabas för Esbo arbetarinstituts (Esbo arbis) system för kurshantering (Kursor/Ilmonet.fi)

Registret uppdateras med information som man får från de berörda parterna, i regel i samband med att de registrerar sig på en kurs eller personerna registreras som arbetstagare eller timlärare vid institutet. Ilmonet är en gemensam nätportal för huvudstadsregionens medborgar- och arbetarinstitut.

1. Personuppgiftsansvarig

Esbo stad

2. Ansvarig person för registret

Ann-Christine Stenbacka Biträdande rektor

3. Kontaktperson för registret

Anette Ohlström Avdelningssekreterare
anette.ohlstrom(at)esbo.fi PB 3560, 02070 Esbo stad tfn 050 428 9435

4. Dataskyddsombud

tietosuoja(at)espoo.fi

5. För vilket ändamål behandlas personuppgifter?

De registrerade är parter i ärenden som registrerats i systemet. I
systemet registreras endast uppgifter som är nödvändiga för
hanteringen av ärenden och de registrerades rättsskydd.
Uppgifter om lärare i registret är nödvändiga för myndigheten för
arbetsavtal och lönebeställningar.
Uppgifter om studeranden i registret är nödvändiga för
myndigheten för att man tillräckligt noggrant ska kunna
individualisera studerandena för registrering till kurserna och för
korrekt allokering av kursavgifterna.
Därutöver samlar man in nödvändiga uppgifter för kundbetjäning,
verksamhetsplanering och statistikföring för produktion av de
statistikuppgifter som arbetarinstitutet, staden och myndigheterna
inom statsförvaltningen förutsätter.

6. Vilken är grunden för behandlingen av personuppgifter?

Enligt dataskyddsförordningen 6 artikeln 1 b-c och e.
• Artikel 6.1 b i EU:s allmänna dataskyddsförordning: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
• Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
• Artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

7. Vilka uppgifter behandlas?

Obligatoriska uppgifter:
Efternamn, förnamn (alla), kön, personbeteckning, adress.
Uppgifter som i regel samlas in från alla:
Tilltalsnamn, telefonnummer och e-postadress.
Icke-obligatoriska uppgifter:
Arbetslöshet (om personen i fråga ansöker om rabatt), Kaikukort numret (för att personen skall kunna använda sig av Kaikukortet för ett avgiftsfritt deltagande i kurser), ett godkännande av marknadsföring från institutet via Kursor programmet, modersmål, betjäningsspråk samt kontaktuppgifter
UPPGIFTERNAS OFFENTLIGHET OCH KONFIDENTIALITET:
Uppgifterna kan vara delvis sekretessbelagda
GRUNDER FÖR SEKRETESS:
Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 24.1 §

8. Varifrån fås uppgifterna?

Registret uppdateras med information som man får från de berörda
parterna, i regel i samband med att de registrerar sig på en kurs
eller personerna registreras som arbetstagare eller timlärare vid institutet.

9. Lämnas uppgifter ut eller överförs de utanför staden?

Utlämnandet av offentliga uppgifter från myndigheters register fastställs utifrån 16 § 3 momentet i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Enligt lagen ska den som tar emot personuppgifterna ha rätt att registrera och använda sådana personuppgifter.

Personuppgifter kan endast utlämnas utifrån en specificerad begäran om att få ta del av uppgifter enligt 13 § 2 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.
Personuppgifter lämnas ut endast på grundval av en individualiserad informationsbegäran. Var och en har rätt att kontrollera uppgifterna om sig själv.
För verksamhetsberättelser m.m. samlar man från systemet in statistikinformation som beskriver prestationer. Denna information innehåller inga personuppgifter.
Tjänstens tekniska tjänsteproducent är Grynos Oy

10. Överförs uppgifter utanför EU/EES-området?

Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES

11. Hur länge kommer uppgifterna att lagras?

Vid förvaringen och förstöringen av uppgifterna iakttas
arkivbildningsplanen/informationshanteringsplanen för
resultatenheten Svenska bildningstjänster samt arkivväsendets ikraftvarande regler och föreskrifter. Arkivbildningsplanen för Esbo arbetarinstitut finns till påseende i kundtjänsten, Vindängen 6, 02100 Esbo.

12. Hur skyddas uppgifterna?

Personuppgifterna skyddas för obehörig åtkomst och mot
förstöring, ändring och utlämnande enligt dataskyddsförordningens artikel 5
Enskilda anställda kan endast behandla de personuppgifter som
han eller hon behöver i sina arbetsuppgifter.

A. Uppgifter som ska behandlas elektroniskt
Registret är endast avsett för internt myndighetsbruk inom
arbetarinstitutet. För användarna fastställs användarrättigheter per
användargrupp. De anställda har undertecknat ett åtagande där de
binder sig till en behörig användning av registret. Vid användningen
av användaruppgifter, servrar och terminaler iakttas anvisningarna
om dataskyddet.
B.Manuella uppgifter
Förteckningarna över studeranden som läraren använder
innehåller inga personbeteckningar. Förteckningarna används
endast av läraren och kontoret och de arkiveras i behörigt låsta
lokaler.

13. Den registrerades rättigheter

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäranden enligt dataskyddsförordningen ska riktas: Dataskydd/Kunders ratt till uppgifter

13.1 Hur kan jag kontrollera mina uppgifter?
Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.
Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.
Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

13.2. När kan jag kräva att mina uppgifter rättas?
Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar, rättade eller kompletterade av oss.

13.3. När kan jag kräva att mina uppgifter raderas?
Du har rätt att under vissa förutsättningar få den personuppgiftsansvarige att radera personuppgifter som gäller dig utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har inte rätt att få uppgifter raderade om uppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige. I dessa fall raderas personuppgifterna först efter den tidsfrist som anges i lagen.

13.4. När kan jag kräva att behandlingen av mina uppgifter begränsas?
Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina kunduppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta.

13.5. Inlämning av klagomål
Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).