Kauklahden Elävä Joulukalenteri

"Kauklahti on pieni idyllinen kylä ja kaupungin vanhin asuinalue Espoon länsiosassa. Paikallinen kaupunginosayhdistys Kauklahti-seura sai maaliskuussa 2015 idean alueella järjestettävästä tapahtumasarjasta. Elävä Joulukalenteri koostuisi joulukuun 1.-24. päivinä paikallisten toimijoiden järjestämistä tapahtumista. Päätimme seuran hallituksen kokouksessa, että seura koordinoisi tapahtumaa ja minä toimisin yhteyshenkilönä seuran ja toimijoiden välillä.

Halusimme tapahtumasarjalla toteuttaa Kauklahti-seuran tavoitteita; tehdä yhteistyötä alueen toimijoiden kanssa ja täten yhdistää heitä. Aloitimmekin kartoittamalla keitä alueella toimii, kuten eri yhdistyksiä, kouluja, kirjasto, nuorisotila, kaupunginpuutarha ja seurakunta.

Ensimmäisen yhteisen ideointipalaverin järjestimme toukokuussa. Paikalle ei kuitenkaan saapunut juurikaan väkeä. Huomasimme, että kun kyseessä on uusi asia, tarvitaan sähköpostin sijaan henkilökohtaisempi yhteydenotto madaltamaan kynnystä. Tästä oppineena soitimme kesäloman jälkeen toimijoille ja kerroimme heille tarkemmin ideasta, joka sai näin paljon positiivisemman vastaanoton.

Aloimme pohtia millaisesta sisällöstä tapahtumasarja voisi koostua ja tutustuimme muualla tehtyihin vastaavanlaisiin tapahtumiin. Pian totesimme, että olisi mukavinta, että toimijat itse saisivat ideoida oman tapahtumapäivänsä sisällön omanlaisekseen.

Koska jokaisella järjestäjällä oli oma toive viikonpäivästä ja kellonajasta, oli seuraavana haasteena tapahtumien aikataulutus yhteiseen kalenteriin ilman päällekkäisyyksiä. Kaikkien toiveet huomioitiin, ja tyhjiksi jääneet päivät täytettiin seuran järjestämällä ohjelmalla.

Kukin toimijataho markkinoivat kalenteria verkkosivuillaan ja sosiaalisessa mediassa. Laitoimme tapahtumista myös netin menopalstoille ilmoitukset. Suurin tapahtumamme kustannus oli, kun tekemämme tapahtumaesite postitettiin jokaiseen Suur-Kauklahden alueen 3323 talouteen marraskuussa. Postilakon vuoksi jännitimme ehtiikö esite koteihin, mutta onneksi huolemme oli turha.

Saimme Espoon Kulttuurilautakunnalta kohdeavustusta esitettä varten. Seuralle ei tullut muita kustannuksia, sillä toimijatahot järjestivät omat tapahtumansa omine tiloineen, materiaaleineen ja tarvittavine henkilökuntineen.

Joulukuun vihdoin koittaessa, olimme todella innoissamme kunkin toimijan suunnittelemasta hienosta ohjelmasta asukkaille. Kalenteri sisälsi muun muassa lyhtykulkueen, tonttu-diskon, origameja, eläimiä, glögiä ja pipareita sekä tietenkin yhteisiä hetkiä.

Tapahtuman jälkeen pidimme palautekeskustelun, jonka pohjalta lähdimme suunnittelemaan seuraavan vuoden Joulukalenteria."

toukokuussa 2015,
Hanne Österberg
Kauklahti-seura ry
www.kauklahtiseura.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)