Tilapäisen käytön periaatteet

  • Jaa Facebookissa
  • Jaa Twitterissä

Villa Elfvikiin voi saada tilapäisen käyttöoikeuden, kun tilat eivät ole luontotalon omassa käytössä. Tilapäisestä käytöstä tehdään aina kirjallinen käyttölupa.

Jos järjestät kaikille avoimen ympäristövalistuksellisen tapahtuman, tilavuokraa ei peritä. Ainoastaan mahdolliset oven avaamisesta ja sulkemisesta aiheutuvat kustannukset peritään. Espoon kaupungin työyksiköiden tilaisuudet ovat maksuttomia.

Talon avain voidaan luovuttaa aukioloaikojen ulkopuolista tilaisuutta varten Espoon kaupungin työntekijälle tai luottamushenkilölle (kaupunginhallitus, valtuusto, lauta- ja johtokunnat) viran tai luottamustoimen hoitoon liittyvissä tehtävissä tai omaa yksityistilaisuutta varten. Ilmenneissä väärinkäyttötapauksissa ei avainta enää luovuteta ko. tilanvaraajalle.

Tilavaraukset

Tilavaraukset tehdään alustavasti puhelimitse tai sähköpostitse. Talon alakerran juhla- ja kokouskäytön käyttöluvat tehdään kirjallisena. Kun tilanvaraaja palauttaa allekirjoittamansa käyttöluvan luontotaloon, on varaus sitova. Kokoustila Uutun varausvahvistus lähetetään asiakkaalle hyväksyttäväksi sähköpostitse.

Käyttökorvaus

Tilanvaraaja maksaa Espoon kaupungille ympäristölautakunnan vahvistaman korvauksen tilojen käytöstä. Korvaus laskutetaan tilanvaraajalta tilaisuuden jälkeen. Maksuehto on 14 pv netto. Viivästyskorko on kulloinkin voimassa oleva. Lisäksi peritään mahdolliset vartiointiliikkeen ovien avaus- ja sulkemiskustannukset.

Tarvittaessa voidaan periä ennakkomaksuna 50 % käyttökorvauksesta. Tämä huomioidaan vähennyksenä lopullisessa laskutuksessa. Tilaisuuden alkuvalmistelu- ja loppusiivousajasta ei laskuteta.                  

Käytettävissä olevat tilat

Käytössä on talon alakerta keittiöineen. Näyttelyhuoneet ovat tarvittaessa avoinna. Näyttelytiloissa ei saa ruokailla. Alakerran info, kirjasto ja yläkerta eivät ole käytössä. Salin vieressä oleva lasiveranta on luontotalon vaihtuvien näyttelyiden tila, siellä olevaa näyttelyä ei saa siirrellä. Erikseen pyydettäessä on mahdollista saada käyttöön videotykki, kaiutin ja info-tv.

Siistiminen

Luontotalon tilat luovutetaan ulkopuoliseen käyttöön siinä kunnossa, kuin ne ovat luontotalon käytön jäljiltä. Tilanvaraaja huolehtii itse tarvittavasta alkusiivouksesta ja vastaa siitä, että tilat ovat käytön jälkeen siistit. Loppusiivous on mahdollista tilata korvausta vastaan luontotalon kautta.

Tilanvaraaja vastaa tilojen siistimisestä siten, että käytössä olleet huonekalut, lattiat, työtasot jne. puhdistetaan (lakaisu, tahrojen poisto) ja lajitellut jätteet viedään jätekatokseen. Käytössä olleet kalusteet ja astiat on palautettava alkuperäisille paikoilleen.

Tilanvaraaja sitoutuu huolehtimaan talon siistimisestä tilaisuuden jäljiltä seuraavaan aamuun klo 7.00 mennessä. Myös piha-alue tulee jättää siistiksi. Mikäli tilanvaraaja on laiminlyönyt siistimisen, peritään häneltä ylimääräisestä siivouksesta aiheutuneet kustannukset.

Peruutukset

Tilanvaraajan peruuttaessa vahvistetun tilauksensa 7-0 päivää ennen tilaisuutta, peritään varauskuluina 50 % käyttökorvauksesta.

Tilanvaraajan vastuu

Tilapäisen käyttöoikeuden saaneen on nimettävä tilaisuuden järjestelyistä vastaava täysi-ikäinen vastuuhenkilö, joka on läsnä koko tilaisuuden ajan.

Tilanvaraaja on velvollinen suojelemaan vahingoilta tiloja ja kalusteita, joihin käyttöoikeus on saatu. Tilanvaraaja vastaa kaikista Villa Elfvikin kiinteälle tai irtaimelle omaisuudelle aiheutuneista vahingoista. Tilanvaraaja vastaa itse Villa Elfvikiin tuomista laitteistaan ja muusta omaisuudesta.

Tilanvaraajan vastuuhenkilön tulee huolehtia siitä, että tiloja käytetään vain käyttöluvassa sovittuun aikaan asti ja että tilaisuudessa ei ole läsnä asiaankuulumattomia henkilöitä. Tilaisuudesta ei saa aiheutua melu- tai muita haittoja. Talon ulkopuolelle ei saa kantautua voimakkaita ääniä klo 23 jälkeen.

Vastuuhenkilön on huolehdittava siitä, että joku on paikalla siihen asti, kunnes vartija tulee sulkemaan talon. Tilanvaraaja sitoutuu noudattamaan Villa Elfvikin henkilökunnan ohjeita talon, sen kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa. Tilaisuudesta tai sen valmisteluista ei saa olla häiriötä talon varsinaiselle toiminnalle.

Palo- ja henkilöturvallisuus

Tupakointi on kielletty sisätiloissa.  Palovaaran takia tulenteko uuneihin ja kynttilöiden polttaminen sisällä on kielletty. Ulkotulet tulee polttaa palamattomilla alustoilla luontotalon henkilökunnan osoittamilla paikoilla pihamaalla ja ne on sammutettava ennen alueelta poistumista. Savukoneen käyttö on kielletty. Mahdollisten turhien palohälytysten aiheuttamat kulut maksaa tilanvaraaja, jos hälytys johtuu tilanvaraajan toimista esim. tupakoinnista tai kynttilöiden polttamisesta.

Tarjoilu

Luontotalossa voi käyttää haluamaansa pitopalvelua, jonka yhteystiedot tulee ilmoittaa luontotaloon ennen juhlia. Luontotalon keittiö on vain tarjoilukeittiö eikä se sovellu ruoanvalmistukseen. Kahvilan aukioloaikoina on tarjoilut hoidettava kahvilan kautta. Kertakäyttöastioiden käyttö on talossa kielletty.

Valmistelut ennen tilaisuutta

Ennakkovalmisteluajasta ei peritä korvausta. Arkisin tilaisuutta voi tulla valmistelemaan talon sulkeuduttua. Kahvilan aukiolopäivinä juhlia pääsee valmistelemaan noin tunti talon sulkemisen jälkeen.

Ennakkovalmistelut eivät saa häiritä talon varsinaista toimintaa. Tilapäiset rakenteet saa pystyttää vain luontotalon henkilökunnan luvalla. Opasteita ja julisteita saa kiinnittää vain niille varatuille paikoille.

Sopimuksen siirto ja muutokset

Tilanvaraajalla ei ole oikeutta siirtää käyttölupaa tai luovuttaa käyttöön saatuja tiloja kolmannelle osapuolelle ilman luontotalon johtajan suostumusta. Käyttölupaa koskevat muutokset on tehtävä kirjallisesti.

Vinkkejä kestäviin juhliin

Huomioithan, että talossa järjestettävissä tilaisuuksissa ei käytetä kertakäyttöastioita. Luontotalossa eletään kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti ja halutaan kannustaa myös asiakkaita siihen.
 

Lisätiedot luontotalosta, puh. 09 8165 4400.