Etäosallistuminen tulee lähelle

  • Jaa Facebookissa
  • Jaa Twitterissä
26.3.2021 klo 11.00

Vuoden 2020 alussa Espoon kaupunkisuunnittelun asukastilaisuus tarkoitti aina tapaamista kasvotusten keskustelutilaisuudessa, työpajassa tai kaavakävelyllä. Maaliskuun puolivälissä jouduimme perumaan ensin Jorvin sairaalan ja pian kaikki muutkin kevään asukastilaisuudet. Silloin emme vielä tienneet, miten pitkään korona-aika tulisi kestämään ja miten järjestäisimme vuorovaikutuksen asukkaiden kanssa 

Vuosi sitten kaupunkisuunnittelukeskuksella ei ollut välineitä, osaamista eikä käytäntöjä asukastilaisuuden järjestämiseen etäyhteyksillä. Kevät käytettiin sopivien alustojen kartoittamiseen ja testaamiseen. Etätilaisuuksien aikaa on nyt eletty elokuusta 2020 alkaen runsaan puolen vuoden ajan.  

Välttämättömyydestä hyve 

Viime keväänä toteuttamassamme Palautteella paremmaksi -kyselyssä noin kolme neljännestä vastaajista piti etäosallistumista hyvänä, jopa ensisijaisena osallistumisen muotona. Lisäksi osa vastaajista hyväksyi etäosallistumisen koronarajoitusten aikana. Pieni osa vastaajista ei pitänyt etäosallistumista hyvänä ideana missään tilanteessa. Tulosta vääristää toki etäosallistumiselle myönteiseen suuntaan se, että kyselymme oli digitaalinen – ne, joilla ei ole käytettävissään tietokonetta ja verkkoa eivät ole vastaajien joukossa.  

Kaavoitus ei kuitenkaan voi pysähtyä koronan vuoksi määräämättömäksi ajaksi. Asukkaiden ja muiden osallisten mahdollisuus tiedon saamiseen ja keskusteluun suunnittelijoiden kanssa on kaupunkisuunnittelun tärkeä arvo. Siksi etäosallistumisen kehittäminen on ollut tärkeää kuluneen vuoden aikana.  

Kun valitsimme alustaa asukastilaisuuksille, kriteereitä olivat tietoturva, helppokäyttöisyys ja se, että alustalle pääsisi ilman rekisteröitymistä. Lopulta ratkaisu löytyi läheltä – Microsoftin Teams-sovelluksesta, joka on käytössä jokaisella kaupunkisuunnittelun työntekijällä ja monella asukkaallakin. Alkusyksystä kokeilimme myös Teams Live Eventiä, mutta se osoittautui liian jähmeäksi ja epätasa-arvoiseksi: asukkailla ei ollut näissä tilaisuuksissa mahdollisuutta osallistua keskusteluun tasavertaisesti henkilöstön ja asiantuntijavieraiden kanssa. 

Mitä saatiin aikaan? 

Kuluneen vuoden aikana olemme kehittäneet etätilaisuuksiin liittyvää osaamistamme ja käytäntöjämme. Tekniikan lisäksi tilaisuuden suunnittelu ja ohjaaminen vaativat uudenlaista ajattelua ja toimintatapoja. Asukastilaisuudet eivät ole yleensä olleet yksisuuntaisia tiedotustilaisuuksia. Olemme toteuttaneet niiden osana myös pienryhmäkeskusteluita ja työpajatyöskentelyä.  

Etäasukastilaisuudet ovat tavoittaneet asukkaita hyvin. Niihin on osallistunut keskimäärin 60 henkilöä. Vertailun vuoksi tavanomaisten asukastilaisuuksien osallistujamäärä oli vuonna 2019 keskimäärin 30. 

Etätilaisuuksien etuna on myös se, että tilaisuus tai sen asiantuntijaesitykset voidaan helposti tallentaa ja julkaista verkossa. Näitä tallenteita on katsonut keskimäärin 70 henkilöä. Tallenne voidaan pitää saatavilla YouTubessa ja kaavan verkkosivulla kahden viikon ajan. Sen jälkeen se olisi saavutettavuusdirektiivin perusteella tekstitettävä, mihin meillä ei ole edellytyksiä.  

Koska perinteisten lähitilaisuuksien osallistujajoukko on keskimäärin melko iäkästä, voidaan olettaa, että etätilaisuuksiin osallistuu osin eri asukasryhmiä. Tämä näkyy myös Palautteella paremmaksi -kyselyn tuloksissa ja tilaisuuksien palautteissa. Etenkin lapsiperheiden vanhemmat kokevat, että kynnys osallistua etätilaisuuteen on matalampi: etätilaisuus tulee lähelle, kotiin, eikä edellytä arjen ja aikataulujen uudelleenjärjestelyitä.  

Asukkaiden palautetta

Olemme pyytäneet asukkailta palautetta etäasukastilaisuuksien lopuksi sähköisellä kyselyllä. Numeeristen palautteiden kokonaiskeskiarvo Teams-tilaisuuksista on 4,2/5. Sanallisissa palautteissa toistuu kaksi näkökulmaa: osa osallistujista toivoo tiiviimpiä tietoiskuja, kun taas osa painottaa vastavuoroisen keskustelun tärkeyttä ja riittävän ajan varaamista sille. Voimme palvella molempia toiveita, kun suunnittelemme tilaisuudet siten, että keskitämme tilaisuuden alkuun napakat ja informatiiviset alustukset, joiden jälkeen halukkaat voivat jäädä keskustelemaan pitemmäksikin aikaa. 

Osallistujilta kysyttiin palautetta asteikolla 1-5 erittäin huonosta erittäin hyvään. Palaute koski mm. tilaisuuden ohjelmaa ja saatua tietoa sekä osallistumista keskusteluun. Osallistujien palaute Teams-asukastilaisuuksista syksyllä 2020 ja talvella 2021 

Katse tulevaan 

Tilaisuuksien osallistujat ovat olleet pääsääntöisesti tyytyväisiä niiden sisältöön ja toteutukseen. On kuitenkin selvää, että etäosallistuminen ei palvele kaikkia eikä korvaa kasvokkain kohtaamisen arvoa. 

Kun koronarajoitukset aikanaan loppuvat tai ainakin helpottavat, etätilaisuuksista otetaan mukaan parhaat puolet ja uudet opit. Lähitapaamisia täydennetään etäosallistumisen mahdollisuuksilla.   

Lähi- ja etäosallistumista voidaan myös ketjuttaa. Näin toimimme viime syksynä Kivenlahdessa, missä uusi metroasema tulee lisäämään täydennysrakentamista. Varaudumme muutoksiin laatimalla alueelle kehittämistavoitteet nykyisten asukkaiden kanssa. Kokosimme asukkaiden toiveita ja ideoita kahdessa ulkona järjestetyssä pop up -pajassa ja digitaalisella kyselyllä. Sen jälkeen asukkaat kiteyttivät ja priorisoivat tavoitteet etätyöpajassa. Asukkaiden kanssa valmistellut tavoitteet viedään kaupunkisuunnittelulautakunnalle ja niitä sovelletaan alueen asemakaavoituksessa. 

Tulevaisuudessa tällaiset hybridimallit – samanaikaiset tai perättäiset lähi- ja etäosallistumisen mahdollisuudet – voisivat parantaa kaupunkilaisten osallistumismahdollisuuksia ja tuoda entistä useamman äänen kuuluville.