Espoon kaupungin asiarekisteri ja tietovarannot
Asiarekisteri
Asiarekisteri on rekisteri Espoon vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Espoon asiarekisteriin sisältyy tiedot Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen käsittelemistä asioista.
Asiarekisteriin sisältyviä tietoja käsitellään Espoon päätöksentekojärjestelmässä sekä muissa tietojärjestelmissä.
Tietovarannot
Tietovaranto on viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja ja yksilöiviä rekisteritietoja sisältävä kokonaisuus, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.
Tietovarannoissa käsitellään Espoon lakisääteisissä ja muissa tehtävissä ja palveluissa tarvittavia tietoaineistoja. Tietovarannot on kuvattu alla toimialakohtaisesti.
Tutustu tietovarantoihin liittyviin tietosuojaselosteisiin.
Sosiaali- ja terveyspalvelut
Sosiaalihuollon tietovaranto
Sosiaalihuollon tietovarantoa käytetään kunnan sosiaalihuollon lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan.
Tietoaineistot
Kuvaukset sosiaalihuollon tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Aikuisten sosiaalipalvelut
- Lasten kuntoutuspalvelujen potilasrekisteri
- Lastensuojelu
- Perheneuvola
- Perheoikeudelliset palvelut
- Perhesosiaalityö
- Vammaispalvelut
- Mielenterveys- ja päihdepalvelut
- Kotihoidon asiakasrekisteri
- Pitkäaikaishoito
- Seniorineuvonta ja palveluohjaus (Nestori)
Tietojärjestelmät
Sosiaalihuollon tietojärjestelmä
Hakutekijät
Hetu, etunimi ja sukunimi, tiedot palveluista, asiakassuhteen ajankohtatiedot
Terveydenhuollon tietovaranto
Terveydenhuollon tietovarantoa käytetään kunnan terveydenhuollon lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan.
Tietoaineistot
Kuvaukset sosiaalihuollon tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Lasten kuntoutuspalvelujen potilasrekisteri
- Lastenpsykiatrisen avohoitoyksikön potilasrekisteri
- Henkilötietojen käsittely äitiys- ja lastenneuvolassa sekä koulu- ja opiskeluterveydenhuollossa
- COVID-19 -näytteenottoon ohjaus ja tartuntojen seuranta
- Mielenterveys- ja päihdepalvelut
- Potilasrekisteri
- Espoon sairaala
Tietojärjestelmät
Terveydenhuollon tietojärjestelmä
Hakutekijät
Hetu, etunimi ja sukunimi, tiedot palveluista, asiakassuhteen ajankohtatiedot
Eläinlääkintähuollon tietovaranto
Eläinlääkintähuollon tietovarantoa käytetään kunnan eläinlääkintähuollon lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan.
Tietoaineistot
Kuvaukset sosiaalihuollon tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Kunnan eläinlääkärien asiakasrekisteri
Tietojärjestelmät
Täydennetään vuoden 2021 alussa
Hakutekijät
Hetu, etunimi ja sukunimi, tiedot palveluista, asiakassuhteen ajankohtatiedot
Elintarvikevalvonnan tietovaranto
Elintarvikevalvonnan tietovarantoa käytetään kunnan elintarvikevalvonnan lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan.
Tietoaineistot
Kuvaukset sosiaalihuollon tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Ympäristöterveydenhuollon valvontarekisteri
Tietojärjestelmät
Täydennetään vuoden 2021 alussa
Hakutekijät
Hetu, etunimi ja sukunimi, tiedot palveluista, asiakassuhteen ajankohtatiedot
Ympäristöterveydenhuollon ja eläintensuojelun tietovaranto
Ympäristöterveydenhuollon tietovarantoa käytetään kunnan ympäristöterveydenhuollon ja eläintensuojelun lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan.
Tietoaineistot
Kuvaukset sosiaalihuollon tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Ympäristöterveydenhuollon valvontarekisteri
- Kunnan eläinlääkärien asiakasrekisteri
Tietojärjestelmät
Täydennetään vuoden 2021 alussa
Hakutekijät
Hetu, etunimi ja sukunimi, tiedot palveluista, asiakassuhteen ajankohtatiedot
Sivistystoimi
Kulttuuripalvelujen tietovaranto
Kulttuuripalvelujen tietovarantoa käytetään mm. kirjasto-, museo-, orkesteri-, sekä kulttuuritapahtumapalveluiden järjestämiseen ja tuottamiseen.
Tietoaineistot
Kuvaukset kulttuuripalvelujen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Helmet-kirjastojen asiakasrekisteri
- Espoon omatoimikirjastojen kulun- ja kameravalvonnan henkilörekisteri
- Lainaa kirjastolainen -opastusten tilausrekisteri
- Espoon hakeutuvan palvelun henkilörekisteri
- Kaupunginmuseon kulttuuriperintötiedon henkilörekisteri
- Espoon kulttuurikeskuksen markkinointirekisteri
- Asiakastyytyväisyyskyselyn arvonta
- Sivistystoimen avustushakemusrekisteri
- Dataskyddsbeskrivning Esbo arbis nyhetsbrev
- Dataskyddsbeskrivning Esbo arbis
- Dataskyddsbeskrivningen för det elektroniska webbinstitutet Moodle
- Dataskyddsbeskrivning Bokningsregister för guidningarna
Tietojärjestelmät
Museoiden kokoelmanhallintajärjestelmä, kirjastojen kokoelmanhallinta- ja asiakastietojärjestelmä (Helmet), Kulttuuriavustusjärjestelmä
Hakutekijät
Hetu, etunimi ja sukunimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot
Nuorisopalvelujen tietovaranto
Nuorisopalvelujen tietovarantoa käytetään nuorisopalvelujen järjestämiseen, mm. nuorten tukemiseen, tiedottamiseen, tilastointiin, sekä nuorisovaltuuston toiminnan mahdollistamiseen.
Tietoaineistot
Kuvaukset nuorisopalvelujen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Sivistystoimen avustushakemusrekisteri
- Espoon nuorisotilojen jäsenrekisteri
- Etsivän nuorisotyön henkilörekisteri
- Tajua Mut! yhteydenottopyyntö -palvelun henkilörekisteri
- Työelämän koulutusmateriaali Ohjaamotalossa
- Ilmoittautuminen Ohjaamotalon korttikoulutukseen
- Ohjaamotalon NuortenRekryyn ilmoittautuminen
- Nuorisovaltuustovaalit ja nuorisovaltuutetut
- Espoon kesäseteleiden asiakasrekisteri
- Harjoittelupaikkahakemus Espoon nuorisopalveluille
Tietojärjestelmät
Nuorisoavustusjärjestelmä
Hakutekijät
Hetu, etunimi ja sukunimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot
Liikuntapalvelujen tietovaranto
Liikuntapalvelujen tietovarantoa käytetään liikuntapalvelujen tuottamiseen, mm. liikuntatilojen ja paikkojen ylläpitämiseen ja tarjoamiseen kuntalaisille, sekä liikuntaneuvonnan tuottamiseen.
Tietoaineistot
Kuvaukset liikuntapalvelujen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Erityisryhmien uima- ja kuntosalikorttien henkilörekisteri
- Omavalvontasitoumuksiin liittyvä henkilörekisteri
- Avustuksiin ja käyttövuorohakemuksiin liittyvä henkilörekisteri
- Liikuntaneuvonnan asiakasrekisteri
- Sivistystoimen avustushakemusrekisteri
Tietojärjestelmät
Kurssien ilmoittautumisjärjestelmä, Taso – Kilpailujärjestelmä, Valo-ohjausjärjestelmä, resurssivarausjärjestelmä, Ulkoliikunta.fi
Hakutekijät
Hetu, etunimi ja sukunimi, seuran nimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot
Oppilas- ja opiskelijahuollon tietovaranto
Oppilas- ja opiskelijahuollon tietovarantoa käytetään opiskeluhuoltolain edellyttämiin asioihin.
Tietoaineistot
Kuvaukset oppilas- ja opiskelijahuollon tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Opiskeluhuollon kuraattorien asiakasrekisteri
- Opiskeluhuollon psykologien asiakasrekisteri
- Opiskeluhuoltorekisteri
- Opiskeluhuollon terapeuttien asiakasrekisteri
Tietojärjestelmät
Oppilas- ja opiskelijahuollon tietojärjestelmä
Hakutekijät
Hetu, etunimi ja sukunimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot
Opetuksen ja koulutuksen tietovaranto
Opetuksen ja koulutuksen tietovarantoa käytetään opetuksen järjestämiseen.
Tietoaineistot
Kuvaukset opetuksen ja koulutuksen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Iltapäivätoiminnan järjestämisen henkilörekisteri
- Kehitysvammaisten ja autististen koululaisten aamu-, iltapäivä- ja lomahoidon henkilörekisteri
- Esiopetuksen oppilasrekisteri, suomenkielinen opetus
- Lukio-opetuksen opiskelijarekisteri, suomenkielinen opetus
- Perusopetuksen oppilasrekisteri, suomenkielinen opetus
- Tapiolan Lukio -mobiilisovellus
- Espoon ja Kauniaisten suomenkielisten lukioiden sähköinen ainevalintakortti
- Yhteiskehittäminen Espoon oppimisympäristöjen kanssa
Tietojärjestelmät
Opetuksen tietojärjestelmä
Hakutekijät
Hetu, etunimi ja sukunimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot
Varhaiskasvatuksen tietovaranto
Varhaiskasvatuksen tietovarantoa käytetään varhaiskasvatuspalveluiden tuottamiseen.
Tietoaineistot
Kuvaukset varhaiskasvatuksen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Suomen- ja ruotsinkielisen esiopetuksen ja perusopetukseen valmistavan opetuksen asiakasrekisteri
- Varhaiskasvatuksen kerhotoiminnan asiakasrekisteri
- Suomen- ja ruotsinkielisen varhaiskasvatuksen asiakastietorekisteri
- Yksityisen varhaiskasvatuksen henkilörekisteri
- Perheiden palkkaamien työsopimussuhteisten hoitajien henkilörekisteri
- Espoon sisaruslisän hakemusrekisteri
Tietojärjestelmät
Varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä
Hakutekijät
Hetu, etunimi ja sukunimi, varhaiskasvatusyksikön nimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot
Tekninen ja ympäristötoimi
Ympäristönsuojelun tietovaranto
Ympäristön suojelun tietovarantoa käytetään ympäristönsuojelulain velvoittamien tehtävien kuten ympäristölupien ja -tarkastusten hoitamiseen. Näitä tehtäviä ovat myös meluntorjuntaan, ilman- ja vesiensuojeluun liittyvät toimenpiteet. Ympäristön suojelun suunnitteluun, kehittämiseen ja valvontaan liittyvät tehtävät sekä luonnonsuojelun edistämisen tehtävät kootaan myös tietovarantoon.
Tietoaineistot
Kuvaukset ympäristönsuojelun tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Trimble Locus ympäristövalvontarekisteri
Tietojärjestelmät
Paikkatietojärjestelmä, teknisen ja ympäristötoimen dokumentinhallintajärjestelmä
Hakutekijät
Päätöstä hakeneen tai ympäristöhaitasta ilmoittaneen henkilön tai organisaation nimi, hankealueen nimi
Rakennusvalvonnan tietovaranto
Rakennusvalvonnan tietovarantoa käytetään rakentamiseen liittyvien lupien, toimenpiteiden ja tarkastusten hoitamiseen sekä rakentamiseen liittyvän ohjauksen ja neuvonnan toteuttamiseen.
Tietoaineistot
Rakennusvalvonnan keskeisiä tietoaineistoja ovat rakennusten pääpiirustukset, rakenne- ja erityissuunnitelmat, lupahakemukset ja -päätökset ja katselmuspöytäkirjat. Tietovarannon sisältämiä tietoaineistoja kuvataan tarkemmin oheisessa tietosuojaselosteessa:
- Trimble Locus, rakennuslupa- ja vastuuhenkilöjärjestelmä
Tietojärjestelmät
Paikkatietojärjestelmä, teknisen ja ympäristötoimen dokumentinhallintajärjestelmä
Hakutekijät
Lupatunnus, kohteen osoite, asiakkaan nimi
Maankäytön tietovaranto
Maankäytön tietovarantoa käytetään maankäyttö- ja rakennuslaissa määriteltyjen tehtävien hoitamiseen. Näitä tehtäviä ovat mm. asema- ja yleiskaavoitukseen, liikennesuunnitteluun sekä yleiseen alueiden käytön suunnitteluun, rakentamisen ohjaukseen ja valvontaan sekä kuntien ja maakuntien väliseen yhteistyöhön liittyvät toimenpiteet, suunnittelu ja kehittäminen. Myös maaomaisuuden hallintaan ja ohjaamiseen liittyvät tehtävät, kuten maankäyttösopimukset ja -luvat sekä kartta- ja johtotiedot tallennetaan tietovarantoon.
TIetoaineistot
Maankäytön tietoaineistoja ovat esimerkiksi yleiskaavat, osayleiskaavat ja asemakaavat, kartat, liikennesuunnitelmat ja ympäristövaikutusselvitykset. Tietovarannon sisältämiä tietoaineistoja kuvataan tarkemmin oheisissa tietosuojaselosteissa:
- Asiakasrekisteri – kaavavalmistelun osallisten yhteystiedot
- Kaavoituksen kyselyrekisteri – asukaskyselyjen ja kaavapalautejärjestelmän vastausaineisto
- Erikoiskarttatilaukset
- johtokartoitusrekisteri
- Johtotiedot
- Espoon karttapalvelun käyttäjärekisteri
- Karttatilaukset
- Tilausrekisteri
- Lyhytaikainen maanvuokraus
- Maankäyttöluvat
- Maankäyttösopimusrekisteri
- Maanvuokrasopimusten siirto
- Maanhankintamääräraha
- Omakotitontin myyntitarjoukset
- Rajanaapurisuostumukset
- Mappipäätökset
- Täytäntöönpanon työluettelo
- Yritystonttien hakijat
- Trimble Locus / Maaomaisuussovellus
- Trimble Locus, yleisten alueiden luparekisteri
Tietojärjestelmät
Paikkatietojärjestelmä, teknisen ja ympäristötoimen dokumentinhallintajärjestelmä
Hakutekijät
Kiinteistötunnus, asiakkaan nimi
Kiinteistötietovaranto
Kiinteistötietovarantoa käytetään kiinteistörekisterin ylläpitoon ja siihen liittyvien tehtävien, kuten kiinteistövero- ja kiinteistökauppatietojen hallintaan ja tallentamiseen.
Tietoaineistot
Kiinteistötietovarannon tietoaineistoja ovat tiedot kiinteistöistä ja määräaloista sekä tiedot kiinteistöjen ja määräalojen omistajista ja haltijoista. Tietovarannon sisältämiä tietoaineistoja kuvataan tarkemmin oheisissa tietosuojaselosteissa:
- Kiinteistöveron kohteet excel -taulukko
- Kauppahintarekisteri
- Tonttiyksikkö, pientalotontin hakijat
- Trimble Locus kiinteistörekisteri
Tietojärjestelmät
Paikkatietojärjestelmä, teknisen ja ympäristötoimen dokumentinhallintajärjestelmä
Hakutekijät
Kiinteistötunnus, kiinteistön omistajan tai haltijan nimi
Asumisen tietovaranto
Asumisen tietovarantoa käytetään valtion tukemien vuokra-asuntojen asukasvalintojen valvontaan, asumisoikeusasuntojen järjestysnumerohakemusten käsittelyyn sekä hissi- ja korjausavustuksiin liittyvien tehtävien hoitamiseen. Lisäksi tietovarantoon tallennetaan kaupungin palvelusuhdeasuntoihin, vanhusten palvelutaloasuntoihin, välivuokrattuihin asuntoihin ja kaupungin omistamiin pienkiinteistöihin tehdyt vuokrasopimukset.
Tietoaineistot
Kuvaukset asumisen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Asumisoikeusnumeroiden ja -asuntojen asiakasrekisteri
- Asuntoyksikön asukas-, huoneisto- ja vuokrasopimusrekisteri
- Asukasvalintojen valvonnan rekisteri
Tietojärjestelmät
Täydennetään vuoden 2021 alussa
Hakutekijät
Asiakkaan nimi, asunnon osoite
Katujen ja yleisten alueiden tietovaranto
Katujen ja yleisten alueiden tietovarantoa käytetään katujen ja yleisten alueiden rakentamiseen, kunnossa- ja puhtaanapitoon liittyvien tehtävien hoitamiseen. Tietovarantoon kirjataan puistojen, ulkoilualueiden ja kevyen liikenteen väylien hoitamiseen liittyvät toimenpiteet. Myös liikenteen ohjauslaitteiden, pysäköinnin järjestämiseen ja valvontaan liittyvät toimenpiteet kirjataan tietovarantoon.
Tietoaineistot
Katujen ja yleisten alueiden tietovaranto keskeisiä tietoaineistoja ovat esimerkiksi katu- ja puistosuunnitelmat ja tiedot katujen rakentamishankkeista. Tietovarannon sisältämiä tietoaineistoja kuvataan tarkemmin oheisissa tietosuojaselosteissa:
- Pysäköintivirhemaksupäätöksien rekisteri
- Henkilötietojen käsittely Puistojumppavaraukset
- Ajoneuvojen siirtoa koskeva rekisteri
- Winkki-järjestelmä, yleisten alueiden tapahtumarekisteri (Winkki-katutapahtumat)
- Hansu hankerekisteri
Tietojärjestelmät
Yleisten alueiden tapahtumatietojärjestelmä
Hakutekijät
Osoite, rekisterinumero, asiakkaan nimi
Toimitilojen tietovaranto
Toimitilojen tietovarantoa käytetään kaupungin omien toimitilojen hoitoon ja käyttöön, kuten kiinteistönpitoon, tilahallintaan ja vuokrasopimuksiin liittyvien tehtävien hoitamiseen.
Tietoaineistot
Kuvaukset toimitilojen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Elektromekaanisen lukituksen tietosuojarekisteri
- Etälukutunnisteen käyttäjärekisteri rikosilmoitinlaitteen ohjauksessa
- Koki kiinteistöpidon tietojärjestelmä
- Kulunhallinnan tietosuojarekisteri
- RambollFM kiinteistötietojärjestelmä
- Vuokrasopimukset, Espoon kaupungille vuokratut toimitilat ja Espoon kaupungin vuokraamat toimitilat (manuaalinen)
- Henkilökuntaluettelo palveluyritysten työntekijöistä
Tietojärjestelmät
Kiinteistöpidon tietojärjestelmä, kiinteistötietojärjestelmä
Hakutekijät
Osoite, työntekijän nimi
Konsernihallinto
Työ- ja elinkeinopalveluiden tietovaranto
Työ- ja elinkeinopalvelujen tietovarantoa käytetään kaupungin elinkeino- ja innovaatiopolitiikan, työllisyysasioiden, yrityspalveluiden, maahanmuutto- ja kotouttamisasioiden, kaupunkipolitiikan, osallisuuden, kansainvälisten asioiden ja kaupunkimarkkinoinnin hoitamiseksi sekä näihin liittyvän yhteydenpidon ja asiakaskontaktien hoitamiseksi sekä tapahtumien järjestämiseksi.
Tietoaineistot
Kuvaukset tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Palvelukehitys-yksikön sidosryhmärekisteri
- Työllisyyspalvelujen asiakasrekisteri
- Espoon kaupungin markkinointirekisteri
Tietojärjestelmät
Täydennetään vuoden 2021 alussa
Hakutekijät
hetu, etunimi ja sukunimi, yrityksen nimi, asiakkuuden ajankohtatiedot
Yleishallinnon tietovaranto
Yleishallinnon tietovarantoa käytetään hyvän hallinnon ja erilaisten hallinnollisten velvotteiden toteuttamiseen sekä johtamisen tukemiseen. Tietovarantoa käytetään kaupungin virallisen kirjeenvaihdon, päätöksenteon sekä kaupungin muiden keskeisten asioiden ja asiakirjojen rekisteröiminen seurantatarkoituksessa kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tietovarantoon tallennetaan tietoa kaupungin sopimuksista, ohjelmista ja projekteista, luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuuksista, kaupunginvaluuston työskentelystä ja poissaoloista, kaupungin turvallisuuden hallinnasta sekä viestinnässä käytettäviä aineistoja. Tietovarannossa säilytetään myös kaupungin toimintaan liittyvän tilastotuotanto- ja tutkimustoiminnan sekä verotuloseurannan tietoaineistoja.
Tietoaineistot
Kuvaukset tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Espoon kaupungin aineistopankki
- Espoon kaupungin päätöksentekojärjestelmä D10
- Projektisalkku tietosuojaseloste
- Sidonnaisuusrekisterin tietosuojaseloste
- Tilasto- ja tutkimustoiminnan tietosuojaseloste
- Valtuutettujen poissaolot
- Verotuloseurannan tietosuojaseloste
- Notecrow tietosuojaseloste
Tietojärjestelmät
Projektisalkku, Sidonnaisuusrekisteri, Päätöksentekojärjestelmä (Dynasty 10)
Hakutekijät
Päätöspäivämäärä, päätöksentekijä, vireillepanija, päätöksen nimi, asiakirjan päivämäärä, sopimusosapuolet, sopimuksen nimi, , sopimuksen solmimisajankohtatiedot, luottamushenkilön nimi
Henkilöstötietovaranto
Henkilöstötietovarantoa käytetään Espoon kaupunkiin työ- tai virkasuhteessa olevien tai muulla tavoin toimeksiantosuhteessa olevien henkilöiden ja heihin liittyvien tietojen tallentamiseen palvelus- tai toimeksiantosuhteen elinkaaren eri vaiheissa. Tietovarantoon tallennetaan myös tietoja kaupungin työnhakijoista ja kaunpungista työnantajana kiinnostuneista. Tietovarannon tietoja käytetään henkilöstöhallinnon toteuttamiseen, työhakemusten käsittelyyn, työnantajana toimimiseen, työajan seurantaan, käyttöoikeuksien hallintaan, työterveyshuollon järjestämiseen sekä mm. työsuojeluun ja työturvallisuuden seurantaan ja kehittämiseen.
Tietoaineistot
Kuvaukset henkilöstötietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Espoon kaupungin henkilöstörekisteri
- Espoon kaupungin työajanseuranta
- Espoon kaupungin rekrytoinnin asiakasrekisteri
- Espoon kaupungin työterveyshuollon potilasrekisteri
- Työturvallisuusriskien hallintarekisteri
Tietojärjestelmät
Rekrytointijärjestelmä, Henkilöstötietojärjestelmä, Työturvallisuusjärjestelmä (Hessu)
Hakutekijät
työntekijän tai työnhakijan nimi ja hetu
Talouden tietovaranto
Talouden tietovarantoa käytetään kaupungin yhteisen taloushallinnon hoitamiseen sekä talouden suunnitteluun, ennustamiseen, raportointiin ja analytiikkaan. Tietovarantoa käytetään hankintojen toteuttamiseen, ostojen seurantaan ja hallintaan, myyntilaskutukseen, verkkomaksamisen ja kassapäätteiden hallintaan, käyttöomaisuuden hallintaan, kustannuslaskentaan, kuntien talouden raportointivelvollisuuksien täyttämiseen sekä tiedon tuottamiseksi johtamisen tueksi. Tietovarannossa hallintaan mm. tietoja Espoon henkilö- ja yhteisöasiakkaista sekä tavaroiden ja palveluiden toimittajista.
Tietoaineistot
Kuvaukset talouden tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Kassajärjestelmä
- Community
- Maksuliikenne kassaennustaminen tietosuojaseloste
Tietojärjestelmät
Kassajärjestelmä, Maksuliikennejärjestelmä
Hakutekijät
Täydennetään vuoden 2021 alussa
Vaalitietovaranto
Vaalitietovarantoa käytetään vaalien järjestämiseen liittyvien tehtävien järjestämiseen sekä kuntavaalien äänestyslipukkeiden säilyttämiseen.
Tietoaineistot
Äänestysliput, vaaliluettelot (ketkä äänestäneet vaalipäivänä), ehdokaslistojen yhdistelmä.
Tietojärjestelmät
Täydennetään vuoden 2021 alussa
Hakutekijät
Täydennetään vuoden 2021 alussa
Ruokapalvelujen tietovaranto
Ruokapalvelujen tietovarantoa käytetään kaupungin järjestämien ateriapalvelujen tuottamiseen. Ateriapalveluja tuotetaan mm. varhaiskasvatukselle, peruskouluille ja lukioille, henkilöstölle sekä asukaspuistoille. Tietovarantoon tallennetaan tietoa mm. ruokapalvelujen toiminnan ohjaamiseksi, sopimussuhteiden hallintaan, erityisruokavalioiden toteuttamiseksi, palvelujen laskuttamiseksi ja asiakastyytyväisyyden mittaamiseksi.
Tietoaineistot
Kuvaukset ruokapalvelujen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Erityisruokavaliotietojen rekisteri
- Ruokapalvelut asiakastyytyväisyyskyselyjen asiakasrekisteri
- Yksityisten asiakkaiden asiakasrekisteri
Tietojärjestelmät
Täydennetään vuoden 2021 alussa
Hakutekijät
Täydennetään vuoden 2021 alussa
ICT-tietovaranto
ICT-tietovarantoa käytetään kaupungin tietojärjestelmien ja tietoliikenneverkkojen elinkaaren hallintaan sekä tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hallintaan, seurantaan ja raportointiin. Kaupungin tietojärjestelmiä käyttävät kaupungin henkilöstö ja luottamushenkilöt, koulujen ja lukioiden oppilaat ja opiskelijat sekä kaupungin yhteistyökumppanit. Tietovarantoa käytetään myös rajapintojen käyttöoikeuksien hallintaan sekä tietojärjestelmien käytön valvontaan. Tietovarannon tietojen käsittelyllä varmistetaan tietoturvan toteutuminen ja toiminnan jatkuvuus, sekä mahdollistetaan teknisten virheiden selvittäminen.
Tietoaineistot
Kuvaukset ICT-tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Trimble Locus, käyttöoikeusrekisteri
- Trimble Locus, rajapintakäyttöoikeusrekisteri
- Trimble Locus, Webmap käyttöoikeusrekisteri
- Azure AD hallinta-ja lokirekisteri
- hallinnon O365 rekisteri
Tietosuojaselosteissa kuvattujen tietoaineistojen lisäksi ICT-tietovarantoon sisältyy ICT-laiterekisterin tietoaineistoja.
Tietojärjestelmät
Microsoft O365
Hakutekijät
Täydennetään vuoden 2021 alussa
Useampaa toimialaa koskevat tietovarannot
Yleisen asiakaspalvelun tietovaranto
Yleisen asiakaspalvelun tietovarantoon tallennetaan kaupungin palveluista kiinnostuneiden ja palveluissa asioivien tietoja erilaista yhteydenpitoa varten. Tällainen yhteydenpito voi olla esimerkiksi uutiskirjeiden tai sähköpostijakeluiden tilaamista, asiakaspostitusten vastaanottamista, palautteiden jättämistä, erilaisten esim. verkossa, puhelimitse tai chatissa tapahtuvien yhteydenottojen hallintaa, tilavarausten tekemistä tai tilapäisten käyttölupien hakemista, asiakastyytyväisyyskyselyiden toteuttamista, kaupungin verkkosivustojen käyttöä kirjautuneena, tapahtumien järjestämistä ja niihin osallistumista, viestintää kaupungin ja sen sidosryhmien välillä tai kuntalaisten osallistumista kaupungin palveluiden kehittämiseen ja toteuttamiseen.
Tietoaineistot
Kuvaukset yleisen asiakaspalvelun tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Kannusalin ja Kannukinon uutiskirjeen henkilörekisteri
- Karatalon uutiskirjeen henkilörekisteri
- Lasten kulttuurikeskus Auroran uutiskirjeen henkilörekisteri
- Kaupunginmuseon asiakasrekisteri
- Kaupunginorkesterin Tapiola Sinfonietta asiakasrekisteri
- Sellosalin uutiskirjeen henkilörekisteri
- Henkilötietojen käsittely kulttuurin tulosyksikön tapahtumailmoittautumiset ja kyselyt (Webropol)
- Liikunta- ja nuorisopalveluiden uutiskirjeen asiakasrekisteri
- Sivistystoimen resurssivarausjärjestelmän, sähköisen asiointipalvelun henkilörekisteri
- Ohjaamotalon uutiskirjeen vastaanottajarekisteri
- Teknisen keskuksen asiakaspalvelun toimeksiantorekisteri
- Asiakasrekisteri / Villa Elfvikin luontotalon tilapäisen käytön käyttöluvan saaneet
- Asiakasrekisteri/ Villa Elfvikin luontotalon kasvattajien kursseista ja muista tapahtumista tietoa haluavien sähköpostilista
- Asiointipalvelujen ja palvelutorien palaute- ja asiakastyytyväisyysrekisteri
- Chat-palveluiden rekisteri
- Espoo.fi-sivuston käyttäjärekisteri, päivitetty 24.3.2020
- Sidosryhmärekisteri
- Kaikkien aikojen Espoo -kysely
- Kestävä kehitys tapahtumarekisteri
- Kulkukeskuksen markkinointirekisteri
- Puheluiden tallennusrekisteri
- Tapahtumarekisteri
- Espoon kaupungin palvelujen palaute- ja asiakaspalvelujen vapaaehtoisten kehittäjien rekisteri
- Verkkopalautejärjestelmä
- Palvelujen palaute- ja asiakastyytyväisyysrekisteri
Tietojärjestelmät
Täydennetään vuoden 2021 alussa
Hakutekijät
Palvelun nimi, asiakkaan nimi
Kameravalvonnan tietovaranto
Tietoaineistot
Kuvaukset kameravalvonnan tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Espoon kaupungin toimitilojen tallentava kameravalvontajärjestelmä
- Talomuseo Glimsin tallentavan kameravalvontajärjestelmän henkilörekisteri
- Saaristomuseo Pentalan tallentavan kameravalvontajärjestelmän henkilörekisteri
- Näyttelykeskus WeeGeen tila- ja turvallisuudenhallinnan sekä työajanseurannan henkilörekisteri
- Henkilötietojen käsittely Espoon kaupunki/Lukutorin työmaan kameravalvonta
Tietojärjestelmät
Täydennetään vuoden 2021 alussa
Hakutekijät
Toimitilan nimi, ajankohtatieto
Länsi-Uudenmaan pelastuslaitos
Pelastustoimen tietovarantoa käytetään pelastuslaissa alueen pelastustoimen ja pelastuslaitoksen velvoittamien tehtävien järjestämiseen ja tuottamiseen. Lisäksi kemikaaliturvallisuuslainsäädännössä on alueen pelastusviranomaiselle säädetty valvontatehtäviä. Järjestäminen ja tuottaminen edellyttävät pelastustoimen resurssien ja suorituskyvyn suunnittelua ja seurantaa (materiaali, henkilöstö, käytettävyys) ylläpitämällä tarpeellisia suunnitelmia ja ohjeita sekä järjestelmiä.
Pelastustoimen tietovaranto
Pelastustoimen tietovarantoa käytetään pelastuslaissa alueen pelastustoimen ja pelastuslaitoksen velvoittamien tehtävien järjestämiseen ja tuottamiseen. Lisäksi kemikaaliturvallisuuslainsäädännössä on alueen pelastusviranomaiselle säädetty valvontatehtäviä. Järjestäminen ja tuottaminen edellyttävät pelastustoimen resurssien ja suorituskyvyn suunnittelua ja seurantaa (materiaali, henkilöstö, käytettävyys) ylläpitämällä tarpeellisia suunnitelmia ja ohjeita sekä järjestelmiä.
Tietoaineistot
Kuvaukset tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:
- Rekisteriseloste: Asukas ja rakennusrekisteri
- Henkilöturvallisuusselvitysrekisteri, tietosuojaseloste
- Kulunvalvonta ja työaikaseuranta, tietosuojaseloste
- Kuntien yhteystietorekisteri, tietosuojaseloste
- Pelastuslaitoksen palvelutuotannon vuorosuunnittelu
- Pelastuslaitoksen henkilöstön palvelussuhdetiedot, harjoitusseuranta, tietosuojaseloste
- Turvallisuushavaintorekisteri
- Varautumistehtävien henkilörekisteri, tietosuojaseloste
- Varustekorttirekisteri, tietosuojaseloste
- Videovalvontajärjestelmä, tietosuojaseloste
- Tietoa lup.fi-sivustosta
Tietojärjestelmät
Täydennetään vuoden 2021 alussa
Hakutekijät
Täydennetään vuoden 2021 alussa