kuva 6

Mikä on asiakirja?

Perinteinen asiakirja muodostui asiakirjapohjasta (esim. pergamentti, paperi) ja siihen tehdyistä merkinnöistä. Keskiaikainen pergamentille kirjoitettu asiakirja oli usein asian päätösasiakirja ja prosessin ainoa säilytettävä. Espoon kunnan ensimmäisen pöytäkirjan laatimisen aikaan (v.1867) oli asiakirjojen laadinnassa ja säilyttämisessä kuitenkin jo siirrytty aktijärjestelmään, jossa päätöspöytäkirjan laatimisen eri vaiheissa syntynytä ja saapunutta asiakirjaineistoa säilytettiin. Nykyisin käytössä olevissa asiakirjaa määrittelevissä standardeissakin asiakirjan määritelmäksi asetetaan sen kontekstuaalisuus, ts. sen liittyminen muihin asiakirjoihin ja asiakiran tuottaneesiin virananomaisiin.

Postikirjoilla, diaarikirjolla ja päätöskortistoilla ylläpidettiin asiayhteyyksiä, seurattiin käsittelyvaiheita ja asiakirjojen alkuperää. Vuonna 1963 Espoon kauppalaan luotiin ensimmäinen tehtäviin perustuva diaarikortisto, joka tarjosi keihittyneemmän mahdollisuuden seurata asiakirjojen välisiä yhteyyksiä ja hakea tietoja.

Arkistolaki määrittelee sen mikä on asiakirja ja toteaa, että asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muuten ymmärrettävissä myös teknisin apuvälinein.

Asiakirja on syntynyt tai saapunut viranomaiselle sen tehtävien johdosta tai syntynyt sen toiminnan yhteyydessä. Asiakirja toimii todisteena tapahtumista.