Tapahtumien tekijät kertovat

Kaikki tapahtumat ovat yksilöllisiä. Jokaisen tapahtuman toteuttamiseksi on luotava oma reitti ja kartoitettava tarvittavat askeleet. Tapahtuman tekemisessä auttavat hyvät verkostot ja jaetut vinkit.

Tälle sivulle on koottu erilaisten tapahtumien järjestäjien omia kokemuksia eri tapahtumavaiheiden ympäriltä. Esimerkit valaisevat osaltaan sitä, millaista tapahtumien toteutus voi käytännössä olla ja miten eri tarpeet on näissä tilanteissa ratkaistu.


Espoo Cinén ulkoilmanäytös


Espoo Cinén ulkoilmanäytös kesäisenä iltana Aurinkoterassilla Tapiolassa. Kuva: Jussi Helimäki

"Espoo Ciné –elokuvafestivaalilla järjestettävä ulkoilmaleffanäytös on tärkeä ja jo perinteeksi muodostunut osa festivaalia. Tunnelmallisessa elokuun illassa halutaan vuosittain tarjota sadoille katsojille mahdollisuus nauttia ilmaiseksi klassikkoelokuvista upeissa puitteissa piknik-korien äärellä. Muutaman tunnin tapahtuma vaatii kuitenkin runsaasti valmistelua.

Jo keväällä sovitaan esitettävä elokuva, esitysaika ja -paikka.  Elokuvaa valittaessa on tärkeää selvittää esitysoikeuksien haltija ja varmistaa, että toimiva elokuvakopio saadaan näytökseen. Ajankohtaa suunniteltaessa huomioidaan vuodenajan sää sekä auringonlaskun ajankohta, joka määrittää myös esityksen aloitusajan. Tuotanto vaatii myös ulkopuolista osaamista ja tekniikan osalta selvitetäänkin siirrettävän projektorin, äänentoiston sekä valkokangasrakenteiden kulut sekä varsinaisen työn hinta pystytyksineen ja koneenkäyttäjineen.

Tapahtuman järjestämiseen vaaditaan monenlaisia lupia, joiden käsittelyajat vaihtelevat kuukaudesta viikkoon. Esityslupa elokuvalle sovitaan elokuvan Suomen levitysoikeuksien haltijan kanssa. Useiden elokuvien oikeudet omistaa kansainvälinen taho, joten asian selvittelyyn kannattaa varata aikaa. Alueen käyttölupaa varten hyväksytetään tapahtumasuunnitelma muilla alueen käyttäjätahoilla (Aurinkoterassin osalta esimerkiksi kulttuuri- ja liikuntapalveluilla) ja tämän jälkeen haetaan alueen virallinen käyttölupa kaupungin tonttiyksiköltä (tai yksityisen maa-alueen haltijalta).

Tapahtumaa varten haetaan lisäksi esityslupa Mediakasvatus- ja kuvaohjelmayksiköstä ja myös poliisille on tehtävä ilmoitus yleisötapahtumasta. Samassa yhteydessä tehdään myös turvallisuussuunnitelma sekä sovitaan riittävästä määrästä palkattavia järjestysmiehiä arvioituun katsojamäärään nähden.

Ulkoilmanäytös on osa festivaalin virallista ohjelmistoa ja tapahtumasta tiedotetaan festivaalin omissa tiedotuskanavissa sekä yhteistyökumppaneiden toimesta. Lisäksi alueen asukkaita tiedotetaan tapahtumasta ja myös sen mahdollisesti aiheuttamasta meluhaitasta.

Esityspäivänä valkokankaan sekä äänentoiston pystytys alkavat jo hyvissä ajoin ja mukana on paitsi palkatut tekniikan ammattilaiset huolehtimassa turvallisesta pystytyksestä, myös vapaaehtoisia apuna ja lisäkäsinä. Varsinaisen näytöksen aikana paikalla tulee olla riittävä määrä järjestysmiehiä ja myös wc:n tulee olla katsojien käytettävissä koko näytöksen ajan.

Esityksen jälkeen alkaa rakenteiden purku sekä alueen siivous välittömästi. Myöhemmin näytöksen katsojamäärä ilmoitetaan Teostoon, sillä elokuvia esitettäessä maksetaan Teosto-maksu kyseisen elokuvan musiikin tekijöille.

Onnistuneen tapahtuman muodostavat hyvin valittu elokuva, toimiva tekniikka, loppuun asti mietitty suunnitelma illan kulusta sekä riittävä määrä vastuuhenkilöitä ja ennen kaikkea paikalle saapuvat elokuvan ystävät, jotka antavat tunnelman tapahtumalle."

toukokuussa 2016,
Mia Vainikainen
Espoo Ciné
www.espoocine.fi


Day of Hiphop


Miro on 15-vuotiaasta alkaen toteuttanut vuosittain omia hiphop-tapahtumia tai avustanut muissa nuorten tapahtumissa. Kuvassa Kannusalissa 2015. Kuva: Heidi-Hanna Karhu

"Day of Hiphop on nuorille suunnattu avoin ja ilmainen musiikkitapahtuma, joka on toteutettu jo kuusi kertaa eri puolilla Espoota. Ajatus Day of Hiphopiin syntyi, kun huomasin, että nuorten tapahtumia ei järjestetä Espoossa tarpeeksi. Päätin alkaa toteuttaa tapahtumaa kutsuen muita nuoria mukaan suunnitteluun ja ideointiin. Tapahtuma tukee nuoria antamalla heille mahdollisuuden päästä itse lavalle esiintymään, nähdä omia lempiartistejaan ja osallistua tapahtumapäivän järjestelyihin.

Day of Hiphop Vol 5 -tapahtuma järjestettiin Sellon kauppakeskuksessa 15.11.2013 klo 16-20.30. Tapahtuman suunnittelu aloitettiin puoli vuotta ennen tapahtumaa.

Tapahtumaa varten haettiin ja saatiin Espoon kaupungin kulttuurilautakunnalta kohdeavustusta. Sellon kauppakeskus ja Leppävaaran seurakunta auttoivat tapahtuman järjestämisessä.  Avustuksilla kustannettiin tekniikkatarpeet, backstage-ruokailut, markkinointi, artistien keikkapalkkiot ja matkakulut.

Suunnittelimme yhdessä Sellon kauppakeskuksen kanssa tapahtuman soittosuunnan ja lavan rakennuksen kauppakeskuksen liikkeet huomioiden. Olin vastuuhenkilönä niin suunnittelussa kuin järjestämisessäkin. Rekrytoin talkooavuksi 15 nuoria hoitamaan tehtäviä eri pisteille, kuten arvonta- ja riimiskabapisteelle, backstagelle sekä auttamaan artistien ohjaamisessa. Tapahtuman äänentoiston hoiti Vesatel Oy.

Tein poliisille tapahtumailmoituksen yleisötilaisuudesta sekä pelastussuunnitelman Länsi-Uudenmaan pelastuslaitokselle. Liikkeet ja ravintolat huomioitiin tarkkailemalla musiikin ulostulodesibelejä sekä tauottamalla tapahtumaa päivän mittaan, jotta meluhaittoja ei syntyisi.

Tapahtumaa mainostettiin Facebookissa sekä Sellon kauppakeskuksessa äänimainoksin ja julistein, jotka suunnittelin ja kaverini toteutti. Järjestimme myös kuukausi ennen tapahtumaa muutamia markkinointitempauspäiviä kauppakeskuksessa, jossa oli esillä 12 m x 2 m suuri lakana tapahtuman nimellä painettuna. Lakana väritettiin nuorten omilla nimmareilla, ja samalla kerroimme tapahtumasta. Lopuksi lakana ripustettiin Sellon kattoon.

Tapahtuma keräsi 300 nuorta paikalle. Sana oli kiirinyt myös muille lähipaikkakunnille, ja paikalle saapui myös kaveriryhmiä Vantaalta, Pornaisista ja Nummelasta.

Tapahtumaa on järjestetty syksystä 2011 alkaen, jolloin innostuin tapahtumien järjestämisestä. Ensimmäisellä kerralla tapahtumalla ei ollut juurikaan budjettia, koska kaikki esiintyjät olivat nuoria aloittelevia artisteja ja paikkana oli Nuorisotila Sentteri Suvelassa. Nykyään sisältö on kehittyneempää ja pääartisteja on tuotu Suomen kärkinimien joukosta. Myös markkinointi ja budjetti ovat alkuvuosista kasvaneet yhä suuremmiksi ja tapahtumasta on muodostunut toimiva konsepti. Olemme menneet alkuvuosista monta askelta eteenpäin ja tapahtuma on saanut vakioyleisöä espoolaisista nuorista."

toukokuussa 2016,
Miro Kotonen
Day of Hiphop
www.facebook.com/MmiroOfficial


Tapiolan Talvirieha


Tapiolan Talvirieha ja Ystäväluistelu järjestettiin samaan aikaan helmikuussa 2016. Kuva: Olli Häkämies

"Tapiolan viihtyisä kävelykeskus täyttyy ympäri vuoden järjestettävistä tapahtumista, joista yksi suosituimmista on alkuvuonna järjestettävä Tapiolan Talvirieha. Vuonna 2016 teemaa väritti ystävänpäivä ja tapahtuma järjestettiin lauantaina 13.2. klo 10-18 keräten tuhansia kävijöitä. Sisältö koostui lapsiperheille suunnatusta tekemisestä, kuten sirkuskoulusta, askartelusta ja koiravaljakkoajelua, sekä ruokamyynnistä.

Vastaamme Tapiola Toimii ry:ssä tapahtuman koordinoinnista, järjestelyistä ja markkinoinnista. Toteutus tehdään yhteistyössä perinteisesti Espoon alueen Lionsien sekä Tapiolan alueen yritysten kanssa, ja heidät kutsutaan mukaan ideointiin jo alkuvaiheessa. Vuonna 2016 yhteistyökumppanina oli myös Espoon Kulttuurikeskus, joka järjesti illalla Ystäväluistelun Tapiolan keskusaltaan Jääpuutarhassa.

Tapahtuman suunnittelu käynnistetään loka-marraskuussa. Tapiola Toimii ry huolehtii perusfasiliteetit, kuten luvat, sähköt ja tilat. Laadimme turvallisuussuunnitelman ja teemme yleisötilaisuudesta ilmoituksen poliisille. Tilaamme järjestysmiehet, ensiapupalvelun sekä järjestäjän vastuuvakuutuksen Folksam Vahinkovakuutukselta. Lainaamme toimijoille tarvikkeita, pöytiä ja tiloja. Organisoimme alueelle lumenkuljetuksen lumiliukumäkeä ja koiravaljakkoa varten, pöytiä eri tapahtumapisteisiin ja tapahtumakyltit alueelle.

Tuotamme myös yleisölle maksutonta sisältöä tapahtumiin, minkä toteuttaminen vaatii kustannusten lisäksi myös aikaa, henkilöresursseja sekä yhteistyötä Espoon kaupungin kanssa. Lionsien edustajat vastaavat omien tapahtumapisteidensä järjestelyistä ja miehityksestä. Heidän tuottonsa ohjataan hyväntekeväisyyteen, kuten Karjalan Avulle, MLL:lle tai SOS-Lapsikylälle. Yritykset olivat vuonna 2016 mukana omilla ystävänpäivätarjouksillaan. Lisäksi liikkeissä järjestettiin esittelyjä, avoimet ovet -tapahtumia sekä maistiaisia.

Tapahtumaa mainostetaan laajasti eri tavoin. Vuonna 2016 varasimme alueelta Abribus-paikkoja, teetimme 70x100 ja A3 -kokoisia julisteita, joita jaoimme liikkeisiin ja päiväkoteihin. Tilasimme keskuksen alueella jaettavaksi 3000 kpl A5 -kokoisia 4-sivuisia flyereita, joista löytyi tapahtuman ohjelma sekä liikkeiden tapahtumatarjouksia. Järjestimme kahtena viikonloppuna niiden jaon Tapiolan keskuksen alueella. Tuotimme tapahtumapisteisiin opasteet ja A-ständeihin ohjelmajulisteet.

Laitoimme myös Länsiväylä -lehden etusivulle näyttävän ½ sivun mainoksen. Lähetimme lehdistötiedotteet eri medioille sekä päivitimme verkkoon tapahtumailmoitukset. Teimme Tapiola Toimii ry:n omille nettisivuille oman alasivun tapahtumalle ohjelmatietoineen ja liikkeiden tarjouksineen. Käytämme tapahtumissamme kattavasti Facebookia, Instagramia ja Twitteriä. Mainostamme myös maksetuilla mainoksilla Facebookissa ja useilla tapahtumapostauksilla.

Tapahtumaa kehitetään joka vuosi edellisvuosien kokemusten ja palautteiden perusteella. Sosiaalisen median välityksellä saamme spontaania palautetta myös suoraan tapahtumakävijöiltä. Palaute on ollut lähes poikkeuksetta positiivista, mikä puolestaan kertoo siitä, että tällaisille tapahtumille on tarvetta ja ne koetaan yhteisöllisesti arvokkaiksi."

toukokuussa 2016,
Krista Östman
Tapiola Toimii ry

www.tapiolankeskus.fi

Kauklahden Elävä Joulukalenteri


"Kauklahti on pieni idyllinen kylä ja kaupungin vanhin asuinalue Espoon länsiosassa. Paikallinen kaupunginosayhdistys Kauklahti-seura sai maaliskuussa 2015 idean alueella järjestettävästä tapahtumasarjasta. Elävä Joulukalenteri koostuisi joulukuun 1.-24. päivinä paikallisten toimijoiden järjestämistä tapahtumista. Päätimme seuran hallituksen kokouksessa, että seura koordinoisi tapahtumaa ja minä toimisin yhteyshenkilönä seuran ja toimijoiden välillä.

Halusimme tapahtumasarjalla toteuttaa Kauklahti-seuran tavoitteita; tehdä yhteistyötä alueen toimijoiden kanssa ja täten yhdistää heitä. Aloitimmekin kartoittamalla keitä alueella toimii, kuten eri yhdistyksiä, kouluja, kirjasto, nuorisotila, kaupunginpuutarha ja seurakunta.

Ensimmäisen yhteisen ideointipalaverin järjestimme toukokuussa. Paikalle ei kuitenkaan saapunut juurikaan väkeä. Huomasimme, että kun kyseessä on uusi asia, tarvitaan sähköpostin sijaan henkilökohtaisempi yhteydenotto madaltamaan kynnystä. Tästä oppineena soitimme kesäloman jälkeen toimijoille ja kerroimme heille tarkemmin ideasta, joka sai näin paljon positiivisemman vastaanoton.

Aloimme pohtia millaisesta sisällöstä tapahtumasarja voisi koostua ja tutustuimme muualla tehtyihin vastaavanlaisiin tapahtumiin. Pian totesimme, että olisi mukavinta, että toimijat itse saisivat ideoida oman tapahtumapäivänsä sisällön omanlaisekseen.

Koska jokaisella järjestäjällä oli oma toive viikonpäivästä ja kellonajasta, oli seuraavana haasteena tapahtumien aikataulutus yhteiseen kalenteriin ilman päällekkäisyyksiä. Kaikkien toiveet huomioitiin, ja tyhjiksi jääneet päivät täytettiin seuran järjestämällä ohjelmalla.

Kukin toimijataho markkinoivat kalenteria verkkosivuillaan ja sosiaalisessa mediassa. Laitoimme tapahtumista myös netin menopalstoille ilmoitukset. Suurin tapahtumamme kustannus oli, kun tekemämme tapahtumaesite postitettiin jokaiseen Suur-Kauklahden alueen 3323 talouteen marraskuussa. Postilakon vuoksi jännitimme ehtiikö esite koteihin, mutta onneksi huolemme oli turha.

Saimme Espoon Kulttuurilautakunnalta kohdeavustusta esitettä varten. Seuralle ei tullut muita kustannuksia, sillä toimijatahot järjestivät omat tapahtumansa omine tiloineen, materiaaleineen ja tarvittavine henkilökuntineen.

Joulukuun vihdoin koittaessa, olimme todella innoissamme kunkin toimijan suunnittelemasta hienosta ohjelmasta asukkaille. Kalenteri sisälsi muun muassa lyhtykulkueen, tonttu-diskon, origameja, eläimiä, glögiä ja pipareita sekä tietenkin yhteisiä hetkiä.

Tapahtuman jälkeen pidimme palautekeskustelun, jonka pohjalta lähdimme suunnittelemaan seuraavan vuoden Joulukalenteria."

toukokuussa 2015,
Hanne Österberg
Kauklahti-seura ry

www.kauklahtiseura.fi


Karakallio-päivä


Elokuussa vietettävään Karakallio-päivään osallistui vuonna 2015 lähes 500 karakalliolaista.

"Karakallio-päivä on alueen asukkaille suunnattu koko perheen ilmaistapahtuma Karakallion torilla Espoo-päivänä elokuussa. Pääjärjestäjinä ovat Karatalo sekä Karakallio-Seura. Lisäksi tapahtuman järjestelyissä ovat olleet mukana paikalliset yhdistykset ja toimijat, kuten partiolaiset, urheiluseurat sekä yhdistykset.

Tapahtuman suunnittelu aloitetaan kahdeksan kuukautta aiemmin. Tapahtuma toteutetaan talkoohengessä, ja kulut jaetaan pääjärjestäjien kesken. Tapahtuma sisältää neljä tuntia musiikki-, tanssi- ja sirkusesityksiä, työpajoja, kirpputori-, ruoka- ja käsityömyyntiä, pieniä kilpailuja sekä vuoden karakalliolaisen palkitsemisen.

Markkinointia tehdään yhdessä koko kesän ajan. Tietoja päivitetään toimijoiden nettisivuille sekä ilmaisille menopalstoille. Tapahtuman aikana tietoa jaetaan Facebookin ja Instagramin kautta. Joskus ostamme myös Länsiväylä -lehdestä ilmoitustilan. Kadun varsille pystytetään edellisenä päivänä laminoituja itse tehtyjä luvanvaraisia kylttejä toivottamaan kävijät tervetulleiksi.

Karakallio-päivästä tehdään poliisille yleisötilaisuudesta ilmoitus, johon liitetään toripaikan käyttölupa, meluilmoitus, lavarakennelmien turvallisuustodistus, pelastus- ja turvallisuussuunnitelma (riskit ja ennaltaehkäisy) sekä torikartta. Espoon ympäristökeskuksen ympäristötarkastajalta tarkistetaan meluluvan tarpeellisuus. Koska kyseessä on perhetapahtuma keskellä päivää, melulupaa ei ole aiempina vuosina tarvittu, kun tapahtumasta ilmoitetaan kuitenkin lähikerrostalojen ilmoitustauluilla. Varmistamme poliisilta paljonko järjestyksenvalvojia tarvitaan, jotta osaamme tilata heitä oikean määrän. Tässä tapahtumassa ei tarvita erikseen liikenteenohjausta, sillä katujen sulkemiselle, tilapäisille liikennemerkeille tai pysäköintijärjestelyille ei ole ollut tarvetta. Torin ympärillä ja lähialueella on ollut myös tarpeeksi pysäköintitilaa.

Sateeseen varaudumme hankkimalla suojat sähkölaitteisiin. Kompastusten välttämiseksi peitämme johdot messumatoilla ja kouruilla. Huolehdimme, että telttakatoksissa on riittävät painot tuulen varalta sekä paloturvalliset kankaat. Torille varataan sammutuskalustoa ja ensiapuvälineet. Lisäksi SPR on ollut edustamassa toimintaansa, jolloin paikalla on myös heidän puolestaan ensiaputaitoisia. Työpajoissa toimitaan turvallisesti ja käytetään tarvittaessa suojakäsineitä.

Torille vuokrataan tarjouspyyntöjen kautta esiintymislava, äänentoisto, ulkokäyttöön soveltuvia pöytiä ja penkkejä sekä arvioidun kävijämäärän mukaisesti bajamajoja, joista yksi on inva-wc. Sähkön käytöstä sovitaan paikallisen Karakallion Huollon kanssa. Jätesäkkejä varataan riittävästi ja toimijat huolehtivat oman telttansa siisteydestä. Järjestäjät huolehtivat lopuksi, että tori jää siistiksi.

Vuonna 2015 päivä oli onneksemme lämpimän aurinkoinen, ja kävijöitä kerääntyi torille yhteensä noin 400."

toukokuussa 2016,
Marianne Marttila
Karatalo
www.karatalo.fi